Trong nhiều năm, danh sách việc cần làm (to-do list) là “cứu cánh” của tôi, nhưng theo thời gian, nó đơn giản trở thành một nguồn gây căng thẳng. Một danh sách khổng lồ với những nhiệm vụ chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối, và đó là lúc tôi quyết định thay đổi.
Vấn Đề Với To-do List Truyền Thống
Ban đầu tôi không nhận ra, nhưng thực tế có một số vấn đề liên tục với các to-do list thông thường mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một số vấn đề này bao gồm:
Hình ảnh minh họa to-do list truyền thống dài dằng dặc, gây áp lực khi quản lý công việc cá nhân.
Danh Sách Dài Đằng Đẵng
To-do list dường như có một cách “xảo quyệt” để phát triển và phát triển cho đến khi chúng trở thành những thứ khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. To-do list của tôi, được tạo vào cuối mỗi ngày và chỉ đơn giản là ném vào một Google Doc, cuối cùng dài hàng trang – mỗi ngày!
Những gì bắt đầu chỉ là vài nhiệm vụ dễ quản lý nhanh chóng trở thành một quả cầu tuyết khổng lồ, và trước khi bạn biết điều đó, bạn đã bị mắc kẹt dưới một trận lở tuyết. Thêm vào đó, ngay cả khi các ứng dụng lập kế hoạch giúp tôi luôn ngăn nắp, tôi vẫn cảm thấy lạc lối trong khối lượng công việc phải hoàn thành khi nhìn thấy tất cả được viết ra trên “giấy”.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên
Một trong những điều tôi vật lộn nhất với to-do list là làm thế nào để quyết định điều gì có mức độ ưu tiên cao hơn. Có rất nhiều nhiệm vụ tranh giành sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi sẽ thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, và việc tìm ra vị trí của chúng gần như không thể. Chưa kể đến việc dễ dàng bị cuốn vào công việc bận rộn của việc đánh dấu các mục đã hoàn thành thay vì tập trung vào việc hoàn thành chúng một cách “đúng đắn”.
Kỳ Vọng Phi Thực Tế
Một vấn đề khác phát sinh là việc tôi đã đặt ra bao nhiêu kỳ vọng phi thực tế cho bản thân, và khi tôi không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong to-do list, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành bao nhiêu, dường như vẫn còn nhiều việc phải làm. Cảm giác thiếu sót liên tục này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt Và Quyết Định Ngừng Dùng To-do List
Tôi nhớ rất rõ ngày mà to-do list của tôi cuối cùng đã làm điều đó; nó cuối cùng đã gây cho tôi nhiều sự thất vọng hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch từng nhiệm vụ cho ngày hôm đó, với ý định hoàn thành tất cả trước khi buổi tối đến.
Danh sách công việc to-do list được mã hóa màu sắc, tượng trưng cho kế hoạch công việc hàng ngày không hiệu quả.
Nhưng, khi thời gian trôi đi, tôi càng ngày càng căng thẳng và choáng ngợp, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc tuyệt vọng tột độ đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ ra khỏi một danh sách một cách vô thức – đó là việc tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng thực hành “Morning Review” (Đánh giá Buổi sáng). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, xoay quanh việc phản ánh ngày hôm trước và đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
Morning Review Là Gì?
Morning Review, đối với tôi ít nhất, là một phương tiện có chủ đích và có ý nghĩa để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì tôi đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì tôi đã học được và những thách thức tôi đã đối mặt. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Không giống như to-do list thông thường, chỉ tập trung vào số lượng và hoàn thành, Morning Review nhấn mạnh sự chủ ý và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách các nhiệm vụ và công việc dường như không bao giờ kết thúc, tôi cẩn thận chọn một số lượng mục tiêu có ý nghĩa hạn chế hơn, sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu của tôi.
Morning Review của tôi cũng khuyến khích cả sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi suốt cả ngày và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy mình là một thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và giúp tôi tránh bị lạc trong những điều nhỏ nhặt.
Vì Sao Phương Pháp Morning Review Hiệu Quả Với Tôi
Nhìn chung, tôi cảm thấy Morning Review đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và hạnh phúc tổng thể của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong ngày và dài hạn, tôi đã có thể cảm thấy bớt choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Morning Review của tôi cũng giúp tôi giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn tổng thể về thành công. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã cho tôi động lực để đối phó với mọi loại thách thức.
Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn. Những gì có thể hiệu quả với tôi không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Các Công Cụ Hỗ Trợ Morning Review
Tôi đã nhận thấy rằng, giống như hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp Morning Review của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với To-do List trước đây của tôi, để tập hợp suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít liệt kê các việc cần làm theo gạch đầu dòng hơn và là một danh sách các ưu tiên chính của tôi trong ngày. Tôi cũng đồng bộ Google Calendar để có thể ghi chú các cuộc họp đã lên lịch, thời hạn cố định và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Đặt ra kỳ vọng thực tế, và thành thật về mức độ bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó một cách phù hợp. Điều này sẽ giúp ngăn bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không nhất thiết có quyền truy cập vào máy tính xách tay hoặc phải làm điều gì đó khác như nấu bữa sáng, tôi có xu hướng sử dụng kỹ năng My Notebook trên Alexa của mình để nói chuyện thay vì viết chúng ra ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các Phương Pháp Thay Thế Khác Đã Thử
Trước khi quyết định sử dụng Morning Review, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (chặn thời gian) là một trong số đó. Đó là khi bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng rất khó để duy trì khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử áp dụng “Day-theming” (phân chia ngày theo chủ đề), như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng nó không tốt khi có điều gì đó khẩn cấp xuất hiện và làm gián đoạn lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn duy trì to-do list truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, điều cốt yếu là tìm ra bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn luôn ngăn nắp, có động lực và tập trung. Morning Review đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của riêng tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn.
Hãy bắt đầu nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với một Morning Review để dễ dàng làm quen với thói quen lập kế hoạch cho ngày của bạn.
