Hộp thư đến ngập tràn email không chỉ gây lộn xộn mà còn làm gián đoạn sự tập trung và giảm năng suất làm việc. Khái niệm Inbox Zero không đơn thuần là việc liên tục phản hồi email, mà là nghệ thuật sắp xếp, lọc và xử lý thư điện tử một cách thông minh, giúp bạn giành lại quyền kiểm soát và biến hộp thư đến thành một không gian gọn gàng, hướng tới hành động. Microsoft Outlook, với các tính năng quản lý email mạnh mẽ, chính là công cụ đắc lực hỗ trợ bạn hiện thực hóa mục tiêu Inbox Zero này.
Dù bạn đang sử dụng New Outlook, Classic Outlook, Outlook trên web, hay Outlook.com, các hướng dẫn chi tiết về việc thiết lập quy tắc Outlook trong bài viết này sẽ giúp bạn tối ưu hóa luồng công việc email của mình. Mặc dù giao diện và các yếu tố màn hình có thể có chút khác biệt tùy phiên bản, nguyên lý hoạt động vẫn được bảo toàn, đảm bảo bạn có thể áp dụng hiệu quả để đạt được một hộp thư đến gọn gàng và hiệu suất cao.
6. Di Chuyển Bản Tin và Email Khuyến Mãi Vào Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung cao độ vào công việc, bỗng nhiên hộp thư đến “ting” một cái với tiêu đề hấp dẫn như “Giảm giá 30% – Chỉ hôm nay!”. Dù không mở ra, nó vẫn chiếm lấy sự chú ý của bạn trong một tích tắc. Nhân con số đó lên mười hoặc hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó không được yêu cầu, và bạn sẽ thấy sự hao hụt đáng kể trong khả năng tập trung.
Các bản tin, cập nhật sản phẩm hay email khuyến mãi tuy có thể chứa thông tin hữu ích nhưng lại không mang tính khẩn cấp. Chúng cũng góp phần làm lộn xộn hộp thư chính, gây khó khăn cho việc nhận diện và xử lý các tin nhắn quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, việc thiết lập các quy tắc lọc email Outlook là vô cùng cần thiết.
Outlook cho phép bạn tạo các quy tắc để lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi, từ đó tự động di chuyển chúng ra khỏi hộp thư chính của bạn. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tâm và cho phép bạn tập trung vào các giao tiếp cần hành động.
Để thiết lập quy tắc này trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Tại trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho quy tắc của bạn. Ví dụ: “Lọc bản tin & khuyến mãi”.
- Tại trường số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và thêm các địa chỉ người gửi quen thuộc của bản tin hoặc thư khuyến mãi.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Tiêu đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và chỉ định các từ khóa thường có trong các email này, như hủy đăng ký (unsubscribe), ưu đãi đặc biệt (special offer), khuyến mãi (promo), v.v.
- Tại trường số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó thêm thư mục mà tất cả các email này sẽ được chuyển đến (ví dụ: “Bản tin” hoặc “Khuyến mãi”).
Tùy chọn, bạn cũng có thể Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Bạn nên chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để quy tắc được xử lý không chỉ với email đến mà còn với các tin nhắn email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất là kết hợp nhiều điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc riêng biệt nhắm mục tiêu các loại bản tin và chương trình khuyến mãi khác nhau để đạt được độ chính xác cao hơn. Các email này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong số thư đến, do đó đây có lẽ là quy tắc có tác động mạnh mẽ nhất trong việc sắp xếp email Outlook của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng hơn vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn luồng công việc. Tuy nhiên, quy tắc này có rủi ro bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục được chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra, nó sẽ trở thành một “bãi rác” kỹ thuật số.
5. Gắn Cờ Email Từ Liên Hệ Quan Trọng Để Ưu Tiên Chú Ý
Một số email – như một câu hỏi từ khách hàng của bạn, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp hoặc cảnh báo sự cố trang web từ dịch vụ lưu trữ – yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập một quy tắc Outlook để ưu tiên các email cần hành động ngay lập tức, đồng thời ngăn chúng bị lạc trong mớ lộn xộn.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho các email nhận được từ các địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Để chỉ định điều kiện, hãy chọn Đánh dấu với tầm quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, và sau đó chỉ định tầm quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal) hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định một màu danh mục làm cho các email đó nổi bật về mặt hình ảnh trong hộp thư đến của bạn.
Hướng dẫn thiết lập quy tắc đánh dấu email quan trọng để ưu tiên trong Outlook
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được xử lý được xếp chồng lên trên cùng của hộp thư đến.
Không phải tất cả email đều có tầm quan trọng như nhau. Giao tiếp từ quản lý hoặc khách hàng quan trọng, các liên hệ chính, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường yêu cầu sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc Outlook này tự động gắn cờ các email đến này và giúp bạn ưu tiên các phản hồi một cách hiệu quả.
Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá nhiều có thể dẫn đến “mệt mỏi cảnh báo”. Nếu bạn bao gồm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, sự khẩn cấp về mặt hình ảnh sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem xét lại danh sách của bạn hàng quý để tối ưu hóa email Outlook hiệu quả.
4. Tự Động Lưu Trữ Email Đã Hoàn Thành Công Việc
Khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một tác vụ dựa trên email, việc lưu trữ thủ công có thể tẻ nhạt và tốn thời gian. Thay vào đó, hãy tự động hóa email Outlook để giải quyết vấn đề này!
Giả sử bạn đang trao đổi qua lại với một nhà cung cấp về một hóa đơn. Sau khi đã giải quyết xong, bạn trả lời bằng từ Đã duyệt. Một quy tắc phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định có thể tự động chuyển nó vào thư mục Đã hoàn thành (Completed) cho bạn.
Tại nơi làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống ticket, bạn có thể nhận được vô số thông báo email về cập nhật tác vụ, bình luận và hoàn thành công việc. Các email xác nhận một tác vụ đã xong hoặc một ticket đã đóng thường chỉ làm tăng thêm sự lộn xộn. Quy tắc Outlook này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý, đồng thời tự động lưu trữ các tác vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc để di chuyển các email “đã xong” vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để thực hiện điều này.
Có cách tiếp cận dựa trên cụm từ: Với quy tắc, hãy thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung email như đã giải quyết (resolved), đã xong (done), đã hoàn thành (completed), hoặc không cần hành động thêm (no further action) và đặt hành động là di chuyển tin nhắn đến thư mục Đã hoàn thành. Ngoài ra, bạn có thể phân loại thủ công và đặt quy tắc để di chuyển tin nhắn của một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của mình.
Một khi nhiệm vụ email hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến chỉ làm tăng sự lộn xộn về mặt hình ảnh. Tự động lưu trữ các email “đã xong” giúp duy trì sự rõ ràng đồng thời vẫn giữ được bản ghi. Tuy nhiên, quy tắc này có thể bị sai lệch nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất là sử dụng nó với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần phải thận trọng hơn một chút với quy tắc này.
3. Chuyển Hướng Email CC Đến Thư Mục Riêng Biệt
Trong môi trường làm việc, các thành viên trong nhóm thường CC bạn vào email để bạn nắm thông tin, chứ không yêu cầu bạn thực hiện hành động trực tiếp. Bạn cũng thường xuyên được thêm vào các cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc nắm thông tin là hữu ích, nhưng nó lại chôn vùi các mục cần hành động thực sự của bạn dưới một biển thông tin phụ.
Để giữ các email này tách biệt khỏi những email cần hành động, hãy tạo một quy tắc lọc email Outlook để di chuyển các email CC vào một thư mục riêng biệt. Bạn cần thiết lập điều kiện Tôi đang ở dòng CC (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng các email này đến một thư mục như Email CC.
Quy tắc tự động phân loại email CC vào thư mục riêng trong Microsoft Outlook để dễ quản lý
Quy tắc này hoạt động hiệu quả nhất khi có các ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ quan trọng mà email CC của họ bạn luôn muốn thấy ngay lập tức. Hoặc sử dụng điều kiện Tiêu đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định các từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “cần hành động”, cho thấy một email CC vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và tất nhiên, nếu Mức độ quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao (High), bạn sẽ không muốn chuyển các email CC này đi vì chúng có thể là ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường là để thông báo (FYI) – không yêu cầu hành động ngay lập tức. Việc giữ các email CC ra khỏi hộp thư chính giúp giảm nhiễu và duy trì sự tập trung vào các mục mà bạn chịu trách nhiệm trực tiếp. Tuy nhiên, một số email CC vẫn yêu cầu hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều là thụ động. Thêm vào đó, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi bạn đóng góp. Do đó, tôi khuyên bạn nên xem lại thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
2. Chặn Email Rác và Thư Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến, và bây giờ bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày cùng các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng các email vẫn tiếp tục đến.
Email rác (spam) và các đăng ký không mong muốn có thể gây khó chịu tột độ. Những email này không chỉ không liên quan mà còn làm lộn xộn suy nghĩ của bạn và làm bạn mất tập trung khỏi các nhiệm vụ quan trọng. Mặc dù Outlook có tính năng lọc email rác tích hợp sẵn, việc chặn email rác Outlook và các email tiếp thị không mong muốn một cách rõ ràng cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại, và giúp giảm nguy cơ tương tác với các email lừa đảo (phishing) tiềm ẩn độc hại.
Xác định các quy tắc để lọc email chứa các từ khóa spam phổ biến như trúng thưởng (win a prize) hoặc ưu đãi có thời hạn (limited-time offer) và đặt chúng di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Email rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào email đó, nhấp vào Quy tắc (Rules), và sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Bạn có thể thiết lập Outlook để di chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Email rác—hoặc thậm chí thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Cài đặt tùy chọn email rác trong Microsoft Outlook để chặn thư không mong muốn
Ngoài ra, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Email rác trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Email rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn bạn muốn cho Xử lý thư đến (Incoming mail handling)—tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) sẽ di chuyển các tin nhắn được xác định là rác vào thư mục Email rác trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các tin nhắn từ người gửi và tên miền bạn đã đánh dấu an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Dưới phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Điều này thêm người gửi vào danh sách Người gửi và tên miền bị chặn (Blocked senders and domains) của bạn, và các email trong tương lai từ họ sẽ đi trực tiếp vào thư mục Email rác.
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các Tùy chọn bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Thư rác quá mạnh, là chặn hoặc xóa nhầm các email hợp pháp. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp pháp có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Email rác của bạn một lần mỗi tuần để giải cứu bất kỳ trường hợp dương tính giả nào. Ngoài ra, những kẻ gửi spam thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, tên miền và dòng tiêu đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
1. Thiết Lập Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Cuối ngày làm việc, bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn, nhưng vẫn còn một vài email “nằm vùng” trong hộp thư. Chúng không cần phải ở đó lâu hơn. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc tự động hóa email Outlook để dọn dẹp.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi kết thúc ngày làm việc.
Ví dụ, bạn có thể định nghĩa một quy tắc để di chuyển các thư đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Gắn cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu là đã đọc (Mark as read). Tuy nhiên, thay vì bật các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy các quy tắc đó thủ công vào cuối ngày.
Sử dụng tính năng Quick Steps trong Microsoft Outlook để tự động hóa các tác vụ dọn dẹp cuối ngày
Bạn cũng có thể sử dụng Quick Steps (Bước nhanh) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook, đây là một cách thực tế hơn để thực hiện việc dọn dẹp cuối ngày này:
- Trong Outlook, truy cập Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó nhấp vào Bước nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm bước nhanh (Add quick step).
- Tại trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho bước.
- Tại trường số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày (ví dụ: “Đánh dấu là đã đọc và di chuyển đến Lưu trữ”).
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước nhanh liên quan. Việc tổng vệ sinh cuối ngày giúp bạn thiết lập lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn, góp phần quan trọng vào việc quản lý email Outlook hiệu quả.
Các quy tắc Outlook này đòi hỏi một chút thử nghiệm và điều chỉnh. Hãy cẩn trọng và điều chỉnh bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các quy tắc trong Outlook cung cấp một khung làm việc mạnh mẽ để kiểm soát hộp thư đến của bạn và đạt được một ngày làm việc theo hướng Inbox Zero. Nhưng hãy nhớ, đây là một hệ thống, không phải là một viên đạn thần kỳ. Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, điều chỉnh định kỳ khi nhu cầu hoặc mô hình email của bạn thay đổi, và sự kỷ luật để kiểm tra các thư mục được chỉ định và thực hiện các thao tác dọn dẹp cuối ngày. Phần thưởng — ít căng thẳng về email hơn, cải thiện sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn — hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra.
