Trong một thế giới ngập tràn thông tin và vô vàn nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý, chìa khóa để xuyên qua mọi nhiễu loạn lại đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên trì với nó, và hành động. Chúng ta cần ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng nhiệm vụ đã được ưu tiên một cách có chủ đích. Việc học cách ưu tiên công việc hiệu quả không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiều hơn mà còn giảm thiểu căng thẳng và sự phân tâm.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên: Đơn Giản Là Sức Mạnh
Hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng thứ tự đó mà không bỏ qua bất kỳ bước nào.
Đó chính là quy tắc. Không có thủ thuật phức tạp, không có hệ thống mã màu rực rỡ, hay các ứng dụng quản lý công việc cao cấp liên tục gửi thông báo nhắc nhở. Tôi gọi đây là Quy tắc Danh sách Ưu tiên (The Priority List Rule), và nó đã chứng tỏ hiệu quả đáng kinh ngạc trong việc nâng cao năng suất cá nhân và quản lý thời gian.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết tuân thủ thứ tự đó, và thực hiện. Không dựa trên việc nhiệm vụ nào nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ khẩn cấp, thời hạn, hoặc yêu cầu từ cấp trên hay đồng đội.
Đây là điểm mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ viết danh sách của mình ra và ngay lập tức muốn nhảy sang các nhiệm vụ khác. Nhiệm vụ số 1 cảm thấy nặng nề, vì vậy họ nhảy đến Nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh chóng”, đuổi theo cảm giác hưng phấn tức thời trong khi tự thuyết phục bản thân rằng họ đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự làm việc năng suất. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã nhắc đến hai lần tuần trước vẫn nằm im. Nhiệm vụ quan trọng phải hoàn thành trước buổi trưa vẫn bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này, không có sự xáo trộn hay thương lượng. Bạn thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba—luôn theo thứ tự. Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về tiến bộ ngay lập tức. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể hoàn thành năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, các ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách Và Gán Quyền Ưu Tiên
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ trong tâm trí bạn—nhỏ, lớn, dở dang, hay chỉ là những ý tưởng. Viết ra tất cả những gì bạn có thể nghĩ tới. Đừng lo lắng về việc phân loại ngay, hãy coi đây là việc bạn đang bày biện các công cụ trước khi bắt đầu xây dựng.
Hình ảnh một danh sách các công việc chưa được sắp xếp trên notepad
Khi danh sách đã hoàn tất, bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự là ưu tiên mức độ quan trọng của nhiệm vụ. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thích tự hỏi mình những câu hỏi này: Điều gì cần phải được thực hiện trước vì có người khác đang chờ? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện lên trong tâm trí chính là những nhiệm vụ thuộc hàng đầu. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Hình ảnh một danh sách công việc đã được sắp xếp theo mức độ ưu tiên trên notepad
Khi danh sách đã được hoàn tất, thách thức bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân theo nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng sau đó những lời bào chữa bắt đầu len lỏi: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi sự chệch hướng đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến về phía trước một cách thực sự hiệu quả. Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự như đã viết. Não bạn sẽ cố gắng thương lượng lại, đừng chấp nhận điều đó.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Mà Là Giao Tiếp Hiệu Quả
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân—bạn ngồi với những suy nghĩ của riêng mình, đưa ra quyết định và tiến hành một mình. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã từng bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể chờ một tuần.
Bước này là thiết yếu: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất cùng với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó kiểu như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và Nhiệm vụ B, anh/chị muốn tôi giải quyết việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy—và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn mắc kẹt chờ đợi đầu vào, tốt hơn là tiến hành một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hỏi một người quen thuộc với dự án để có quan điểm của họ, và giữ một bản ghi ngắn gọn về những gì bạn đã quyết định, tại sao và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có người quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động. Tốt hơn nhiều khi dành 60 giây hỏi để được hướng dẫn hơn là dành hàng giờ để sửa lỗi do đoán mò.
Nói Không Với Quyết Định Theo Cảm Hứng
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng đối với sự nhất quán. Bạn có thể tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa, và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng mấy chốc, thứ tự nhiệm vụ của bạn lại dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo mức độ ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua những nhiệm vụ khó khăn vì họ quá phân tâm hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ lại tìm kiếm những lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược mọi thứ. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là sắp xếp nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao độ nhất, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi có xu hướng uống nước, vươn vai, thư giãn mắt, đi ra ngoài một chút, bất cứ điều gì giúp tôi sẵn sàng hành động. Dù làm gì, tôi không bao giờ thay đổi thứ tự hay bỏ qua các nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp thiết lập lại sự tập trung của bạn. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tính khí của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đến từ điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là tiến độ ổn định.
Tạo Đà Làm Việc, Không Phụ Thuộc Vào Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể biến động mạnh mẽ. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy, kết quả của bạn sẽ không đồng đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên xây dựng dựa trên đà làm việc (momentum).
Đà làm việc không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào việc và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao—dù khó khăn đến mấy—chiến thắng đó sẽ nhân lên. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về tiến độ. Dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách hoàn thành một số nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự khác biệt, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà làm việc đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra sự tiến bộ có ý nghĩa. Tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, nhân rộng kết quả và tạo dựng niềm tin trong công việc.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà làm việc bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu guồng quay, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi Chệch Hướng, Hãy Bắt Đầu Lại Ngay Lập Tức
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua quy tắc hoàn toàn. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc xáo trộn danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay lại danh sách và cam kết lại với thứ tự đã định.
Không có gì đáng xấu hổ khi khởi động lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đã hiệu quả và thực hành kiên trì với nó.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến nó thành một thói quen để tạo danh sách, đặt thứ tự và làm việc qua từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ mà sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn.
