Mỗi buổi sáng của nhiều người thường bắt đầu với hàng loạt email và một danh sách công việc bị xáo trộn. Điều này dẫn đến tình trạng mất tập trung, hiệu suất giảm sút và cảm giác lo âu triền miên. Tuy nhiên, bằng cách thay đổi một thói quen nhỏ – không kiểm tra email trước buổi trưa – bạn hoàn toàn có thể lấy lại quyền kiểm soát thời gian, tối ưu hóa năng suất và tìm thấy sự bình yên trong công việc. Phương pháp đơn giản này đã giúp rất nhiều người biến những giờ làm việc buổi sáng thành khoảng thời gian giá trị nhất, hoàn thành nhiều công việc hơn bao giờ hết và đạt được những bước tiến đáng kể trong sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.
Những Lợi Ích Bất Ngờ Khi Áp Dụng Phương Pháp Này
Khi quyết định ngừng kiểm tra email trước buổi trưa, những lợi ích mà phương pháp này mang lại đã vượt xa kỳ vọng ban đầu về khả năng tăng cường sự tập trung. Dưới đây là những thay đổi tích cực rõ rệt.
1. Giảm Phản Ứng Tức Thì, Tăng Kiểm Soát Công Việc
Kiểm tra email ngay khi bắt đầu ngày mới có tác động tương tự như việc đọc thông báo điện thoại. Thay vì tập trung hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng, đưa bản thân đến gần hơn với mục tiêu, bạn thường xuyên rơi vào trạng thái phản ứng. Bạn ưu tiên giải quyết các vấn đề phát sinh hơn là xây dựng nền tảng vững chắc cho những công việc ý nghĩa.
Nhiều email thực sự không khẩn cấp như bạn tưởng. Ngay cả khi ai đó yêu cầu phản hồi “càng sớm càng tốt”, số lần bạn thực sự cần phải làm vậy chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành được bất kỳ nhiệm vụ nào đã đặt ra, thói quen này còn khiến bạn cảm thấy bực bội với người khác.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc, thể hiện sự quá tải và cảm giác phản ứng khi kiểm tra email sớm.
Nhờ không còn kiểm tra email trước buổi trưa, bạn trở nên ít phản ứng hơn khi cuối cùng mở hộp thư đến. Bạn có thể tiếp cận mọi tin nhắn với sự logic, bình tĩnh và có kế hoạch hơn. Điều này giúp bạn duy trì quyền kiểm soát công việc và không bị cuốn theo những yêu cầu tức thời không quan trọng.
2. Xóa Tan Lo Lắng, Tìm Lại Bình Yên
Trước đây, tôi luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, tôi đôi khi sợ rằng ai đó muốn thuê mình cho một công việc mong muốn, nhưng nếu không phản hồi ngay lập tức, người quản lý tuyển dụng sẽ quên mất tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi dừng thói quen kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không hề có thật. Tôi vẫn được tuyển dụng cho những công việc thú vị, và trái với những gì tâm trí tôi đã cố gắng nói, tôi không hề làm hỏng mối quan hệ với những người quan trọng. Khi ít lo lắng hơn, việc giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
3. Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc Đến Tối Đa
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ra giới hạn với email ngay từ đầu là vì tôi liên tục bị xao nhãng trong công việc. Tôi luôn muốn làm việc hiệu quả và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình—bao gồm kiểm tra email—đang cản trở tiến độ.
Tôi làm việc năng suất hơn rất nhiều khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu trước bữa trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thoải mái hơn trong phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi có cảm giác hài lòng về những gì đã đạt được, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Chuột không dây trên bàn làm việc hiện đại trong không gian làm việc chung, biểu tượng cho năng suất và hiệu quả công việc từ xa.
Có thể nói rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại hiệu quả lớn hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác.
4. Khơi Nguồn Sáng Tạo Không Giới Hạn
Trạng thái ít phản ứng, năng suất cao hơn và ít lo lắng hơn tạo thành một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Khi dành buổi sáng cho những suy nghĩ của riêng mình và thực hiện những công việc thực sự có giá trị, tôi nảy ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có những ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email. Thay vào đó, tôi có thể đi dạo, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển được nhiều ý tưởng hơn nữa.
Ứng dụng Adobe Photoshop và Lightroom đang chạy trên iPad, minh họa việc sử dụng công cụ sáng tạo để phát triển ý tưởng mới.
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng có nghĩa là tôi có nhiều dung lượng hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể dồn toàn bộ sức lực và tìm ra những khoảng trống để thử nghiệm những điều mới mẻ.
5. Thoát Khỏi Cảm Giác Vội Vàng, Luôn Thong Thả
Lớn lên ở một thành phố lớn, tôi từng cho rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là luôn chạy vội vã như đuổi kịp một chuyến tàu. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi từ bỏ chúng.
Giờ đây, tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng mình sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách công việc cần làm. Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng các mục trong danh sách công việc cũng đã giúp ích rất nhiều. Việc có một “danh sách không-nên-làm” với những thói quen cần tránh cũng có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Áp Dụng Thế Nào? Mẹo Hay Để Không Kiểm Tra Email Trước Buổi Trưa
Tôi rất muốn nói rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay trở lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điểm này khá lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo nên sự khác biệt lớn nhất.
1. Kỹ Thuật Time-Blocking Buổi Sáng: Thời Gian “Vàng” Của Bạn
Mặc dù kỹ thuật Time-blocking không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi người, nhưng tôi đã lên lịch một số khối thời gian làm việc chuyên sâu vào sáng sớm. Tôi dành hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì—thậm chí là ăn sáng—cho đến khi thời gian này trôi qua.
Khi khối thời gian đã kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ sau đó tôi mới kiểm tra email của mình. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Lịch biểu hiển thị các khối thời gian được chặn để tập trung vào công việc chuyên sâu, minh họa kỹ thuật time-blocking hiệu quả.
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để chặn thời gian làm việc chuyên sâu vào buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn đạt được kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Ứng Dụng Chặn Website và Ứng Dụng (App Blocker)
Sức mạnh ý chí là hữu hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên điều tương tự cho bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để ngăn chặn thói quen này là sử dụng trình chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình vào sáng sớm và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả phí một lần để có phiên bản đầy đủ. Sau đó, bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey cho phép người dùng chặn các ứng dụng và website gây xao nhãng, hỗ trợ tăng cường tập trung làm việc.
3. Đăng Xuất Email và Xóa Bộ Nhớ Cache: Tạo “Rào Cản” Hiệu Quả
Tạo ra “ma sát” trong bất kỳ thói quen nào bạn muốn từ bỏ là rất quan trọng để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm điều đó là đăng xuất khỏi tài khoản email và xóa bộ nhớ cache của bạn. Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn ghi lại chúng ở đâu đó!).
Những hành động này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email, nhưng chúng làm cho việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có lẽ truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút phụ trội đó là đủ để bạn phải suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống hiện đại, nhưng việc quản lý chúng một cách thông minh là vô cùng quan trọng. Việc đặt ra các giới hạn—chẳng hạn như không kiểm tra hộp thư đến vào buổi sáng—đã thực sự thay đổi cuộc sống của nhiều người. Dù bạn là sinh viên hay đang làm việc, tôi khuyên bạn nên làm điều tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với mình. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về phương pháp này và những cách bạn đã áp dụng để tăng năng suất làm việc!
