Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) thường được quảng bá như giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề trong việc quản lý công việc và cuộc sống. Ý tưởng về một công cụ duy nhất có thể bao quát mọi thứ nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng hiếm khi hoạt động hiệu quả như mong đợi và thậm chí có thể gây ra nhiều phiền toái hơn.
1. Cảm Giác Cồng Kềnh và Quá Tải
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ tiếp cận một lượng lớn các tính năng. Những công cụ này tích hợp lịch, danh sách việc cần làm (to-do lists), tính năng ghi chú và nhiều hơn thế nữa. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy như đã tìm thấy chén thánh của quản lý dự án – cho đến khi bạn thực sự bắt đầu sử dụng chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện lộn xộn, đặc biệt nếu chúng là các phiên bản mới và chưa có đủ thời gian để cải tiến trải nghiệm người dùng. Các bảng điều khiển thường cảm thấy khó sử dụng, và việc điều hướng có thể phức tạp hơn mức cần thiết.
Giao diện cài đặt cộng tác tài liệu trên ứng dụng Spike, minh họa sự phức tạp của các app năng suất all-in-one
Ngay cả một số ứng dụng “tất cả trong một” đơn giản hơn cũng có thể trở nên cồng kềnh khi chúng tích hợp quá nhiều tính năng. Chúng gây khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc của mình khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.
2. Gây Choáng Ngợp và Áp Lực Tâm Lý
Một điều mà nhiều người hiểu sai về năng suất là họ cố gắng làm cho nó trở nên quá phức tạp. Một số người lầm tưởng rằng càng nhiều tính năng thì một ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều xảy ra lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một “thần đồng” năng suất, bạn có thể dễ dàng cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây cảm giác choáng ngợp, và đôi khi việc biết bắt đầu từ đâu đã là một cuộc đấu tranh. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, điều này dẫn đến ít công việc thực tế được hoàn thành hơn và nhiều thời gian bảo trì vô ích hơn.
Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù rất thích sử dụng Notion để ghi chú, nhưng cá nhân tôi không còn dùng công cụ này để tổ chức cuộc sống của mình nữa. Quá thường xuyên, tôi cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu template. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng mang lại hiệu ứng tương tự.
Mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự, và kết quả là tôi thà không sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, đó sẽ là một câu chuyện khác.
3. Thiếu Độ Tin Cậy và Tính Ổn Định Dài Lâu
Đã làm việc trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng trong vài năm, tôi đã chứng kiến nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng đã thấy nhiều ứng dụng ra đời và biến mất, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ; tôi đã thử nhiều ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại.
Theo ý kiến của tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của tôi nhưng lại có nguy cơ cao sẽ không còn tồn tại hoặc không nhận được cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư (VC money) cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự đặt mình vào một trong những nguồn malware phổ biến nhất.
Trước khi tôi sử dụng bất kỳ công cụ nào một cách thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận khi tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu làm quen với tất cả các tính năng.
Ngoài việc không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá không đáng tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi gặp lỗi ứng dụng (crash) thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, đã có những trường hợp thông tin của tôi không đồng bộ hóa hoặc bị xóa.
Một sự khó chịu khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
4. Áp Lực Tạo Ra Hệ Thống “Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến bạn khó lòng không sử dụng chúng. Bên cạnh ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trở nên bắt mắt với các biểu đồ Gantt hay bảng Kanban có tính thẩm mỹ cao. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, bạn thường sẽ làm ít việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.
Ví dụ bảng Kanban trong Obsidian, minh họa việc tập trung vào tạo hệ thống hoàn hảo thay vì làm việc
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường sẽ cảm thấy mình cần có một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa các tác vụ của mình một cách hoàn hảo và sử dụng sự phối hợp màu sắc lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc thực hiện các tác vụ đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần nhiều “chuông và còi” đến vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác thường bị đánh giá quá cao.
5. Các Ứng Dụng Đơn Giản Mang Lại Hiệu Quả Tương Tự (Hoặc Tốt Hơn)
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) càng nhiều càng tốt, bạn vẫn có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (thậm chí có thể là danh sách việc cần làm bằng giấy).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn.
- Asana để lập kế hoạch deadline dài hạn.
- Google Keep, Notion hoặc Apple Notes để ghi chú.
Trừ khi bạn đang làm một công việc thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thư thái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, đồng thời thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ năng suất hơn về lâu dài.
Lịch biểu thời gian làm việc sâu (deep work) trong ứng dụng lịch đơn giản, tối ưu năng suất cá nhân
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng trung bình. Bạn không cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì sử dụng.
