Là một người đã gắn bó với Notion trong nhiều năm để phục vụ các phiên lên ý tưởng và động não (brainstorming), tôi đặc biệt quan tâm liệu Microsoft Loop có thể trở thành một sự thay thế xứng đáng, nhất là khi tôi đang làm việc sâu trong hệ sinh thái của Microsoft. Tuy nhiên, sau một thời gian trải nghiệm, tôi nhận thấy mình vẫn sẽ giữ nguyên lựa chọn Notion. Microsoft Loop còn rất nhiều điểm cần phải cải thiện để có thể bắt kịp.
1. Thiếu cấu trúc linh hoạt với trang lồng ghép (Nested Pages)
Trong quá trình brainstorming, việc cấu trúc các ý tưởng theo một hệ thống phân cấp là điều cần thiết để dễ dàng nắm bắt các ý tưởng lớn và nhỏ trong cùng một không gian. Cách tiếp cận theo lớp này giúp đơn giản hóa các chủ đề phức tạp, đồng thời giữ chúng được tổ chức gọn gàng và dễ điều hướng. Thiếu đi tính năng trang lồng ghép, Loop gây khó khăn trong việc đạt được chiều sâu cần thiết cho các phiên brainstorming phức tạp.
Các trang lồng ghép cho phép tổ chức linh hoạt, phân lớp, đây là yếu tố lý tưởng cho các buổi brainstorming phức tạp trong Notion. Các thành phần trên trang của Loop, như bảng và danh sách (mà Notion cũng có), lại quá cứng nhắc cho mục đích này. Với các trang con của Notion, bạn có thể dễ dàng phân tách ý tưởng, từ đó khuyến khích sự sáng tạo và làm rõ vấn đề.
2. Thư viện mẫu (Template) hạn chế đáng kể
Một phiên brainstorming có thể diễn ra nhanh chóng và mượt mà hơn rất nhiều nếu có một mẫu (template) làm kim chỉ nam cho quá trình tư duy. Điều này loại bỏ cảm giác choáng ngợp khi đối mặt với một trang trắng, cho phép bạn đi thẳng vào việc phát triển ý tưởng mà không cần lo lắng về cấu trúc hay định dạng.
Cả Notion và Loop đều cung cấp các mẫu cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau, nhưng trong khi Notion có hơn 30.000 mẫu, Loop chỉ có vài chục. Lý do lớn nhất khiến Notion có số lượng mẫu khổng lồ như vậy là nhờ vào chợ mẫu (template marketplace) của nó – một thứ mà Loop hiện chưa có. Bạn có thể tìm thấy các mẫu được tạo bởi đội ngũ Notion và cả người dùng, đảm bảo rằng bạn gần như luôn tìm thấy thứ mình cần cho các mục đích brainstorming (ví dụ: mind map, mood board, hoặc công cụ theo dõi ý tưởng).
Thư viện mẫu phong phú của Notion với hàng ngàn template đa dạng
3. Khả năng nhúng (Embed) kém đa dạng
Notion cho phép bạn nhúng nhiều loại nội dung khác nhau vào các trang của mình, bao gồm bài đăng X (trước đây là tweet), thiết kế Figma, tệp Google Drive, sơ đồ tư duy Lucid Chart và Ghim Pinterest. Những tính năng nhúng này giúp nâng cao trải nghiệm brainstorming bằng cách cho phép bạn thêm các công cụ hỗ trợ trực quan từ nhiều nguồn khác nhau. Loop còn hạn chế về mặt này, với các nội dung nhúng không được hỗ trợ như bài đăng X và Ghim Pinterest chỉ hiển thị dưới dạng các liên kết cơ bản không tương tác.
Ví dụ nhúng bảng Pinterest trực tiếp vào trang Notion, hỗ trợ hình ảnh trực quan
4. Tự động hóa (Automation) còn rất giới hạn
Cả Loop và Notion đều cung cấp các tính năng tự động hóa được tích hợp sẵn giúp hợp lý hóa quy trình brainstorming. Tự động hóa có thể hỗ trợ tổ chức ý tưởng, gửi thông báo và đồng bộ hóa với các ứng dụng bên ngoài. Chúng dựa vào các quy tắc để kích hoạt hành động khi sự kiện xảy ra.
Về mặt này, các tính năng tự động hóa dựa trên bảng của Loop khá cơ bản, khi các trình kích hoạt (triggers) chỉ có điều kiện và bạn chỉ có thể thêm một trình kích hoạt cho mỗi quy tắc. Các hành động cũng bị giới hạn trong việc gửi thông báo qua Teams hoặc email.
Ngược lại, các tính năng tự động hóa dựa trên cơ sở dữ liệu của Notion lại mạnh mẽ hơn. Chúng cho phép bạn thêm các quy tắc được kích hoạt khi các điều kiện nhất định được đáp ứng hoặc theo tần suất, và bạn có thể thêm nhiều quy tắc vào một lần thiết lập. Các tự động hóa này có thể thực hiện các hành động như gửi thông báo đến Slack, Gmail hoặc Outlook, chỉnh sửa trang hoặc kích hoạt webhook cho các công cụ như Zapier.
Thiết lập tự động hóa gửi thông báo Gmail từ cơ sở dữ liệu Notion giúp tối ưu quy trình làm việc
Đặc biệt, khả năng kích hoạt webhook rất quan trọng. Notion thực hiện điều này một cách tự nhiên, cho phép bạn xây dựng các quy trình làm việc bên ngoài. Với Loop, bạn sẽ phải tích hợp nó với Power Automate để làm được điều đó. Đây không chỉ là một bước bổ sung mà còn phù hợp hơn với những người cảm thấy thoải mái khi làm việc trong hệ sinh thái của Microsoft.
5. Chi phí sử dụng AI (Copilot) đắt đỏ
AI đã trở thành một công cụ brainstorming thiết yếu đối với nhiều người, vì nó có thể tăng tốc đáng kể quy trình. Bạn có thể sử dụng AI để tạo hoặc phát triển ý tưởng ngay lập tức. AI thậm chí có thể giúp bạn vượt qua tình trạng bí ý tưởng hoặc cảm giác choáng ngợp khi đối mặt với trang trắng (giống như các mẫu template).
Bạn có thể sử dụng Loop với Copilot, trợ lý AI của Microsoft, nhưng bạn sẽ cần trả 20 đô la mỗi tháng cho gói đăng ký Copilot Pro. Đây là một mức giá khó chấp nhận, ngay cả đối với một người yêu thích các sản phẩm của Microsoft như tôi. Bạn cũng cần một gói đăng ký riêng để sử dụng Notion AI trong Notion, nhưng nó có giá phải chăng hơn ở mức 10 đô la mỗi tháng.
Giao diện nhắc lệnh Notion AI tích hợp sẵn, hỗ trợ tạo và phát triển ý tưởng nhanh chóng
6. Cộng đồng và tài nguyên hỗ trợ còn non trẻ
Cộng đồng hỗ trợ của Loop kém xa so với Notion vì một lý do đơn giản: Notion đã có nhiều thời gian hơn để xây dựng cộng đồng của mình. Notion được ra mắt vào năm 2016, trong khi Loop chỉ mới ra mắt vào năm 2023, mang lại cho Notion lợi thế hơn bảy năm. Đó là hàng năm trời các mẫu, mẹo và hướng dẫn được chia sẻ trên YouTube, các nền tảng mạng xã hội và các diễn đàn chuyên biệt.
Điều này biến Notion trở thành nền tảng lý tưởng để tìm kiếm các tài nguyên liên quan đến brainstorming. Cộng đồng của Loop vẫn còn sơ khai, với nội dung do người dùng tạo còn hạn chế và ít tài nguyên có sẵn hơn. Với Loop, bạn chủ yếu sẽ phải dựa vào tài liệu chính thức và các kênh hỗ trợ của Microsoft để được hướng dẫn trong khi cộng đồng của nó tiếp tục phát triển.
Tại thời điểm hiện tại, Loop thiếu tính linh hoạt và khả năng hỗ trợ mà Notion có. Điều này là hợp lý vì Loop là một sản phẩm tương đối mới và có mục đích chính khác với Notion. Tuy nhiên, ngay cả khi xét đến khả năng brainstorming, các tính năng bổ sung mà Notion sở hữu vẫn tạo ra sự khác biệt lớn.
