Khi số lượng thiết bị công nghệ ngày càng gia tăng, sự lộn xộn có thể tạo ra “ma sát” không cần thiết giữa bạn và những công việc hay sở thích của mình. Với một chút kế hoạch tỉ mỉ và vài mẹo thực tế, tôi đã biến không gian công nghệ bừa bộn của mình thành một khu vực làm việc được tổ chức khoa học và cực kỳ hiệu quả. Điều này không chỉ giúp bạn tìm kiếm mọi thứ nhanh hơn mà còn tối ưu hóa năng suất và mang lại cảm giác dễ chịu khi làm việc.
I. Đặt Mục Tiêu và Lên Kế Hoạch Tổ Chức
Bất cứ khi nào bắt tay vào một nhiệm vụ sắp xếp, việc lên kế hoạch trước khi thực hiện là điều tối quan trọng. Tôi thường hình dung trong đầu những món đồ mình có và những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh.
Để lên kế hoạch, tôi thường sử dụng Obsidian để ghi lại các mục tiêu, các vấn đề có thể gặp phải và cách tôi dự định giải quyết chúng. Việc này giúp loại bỏ những vấn đề nhỏ ngay từ đầu, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn có cái nhìn tổng thể, từ đó đưa ra những thay đổi cần thiết trước khi quá muộn.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã đặt ra một vài mục tiêu đơn giản:
- Giảm sự bừa bộn thị giác và giúp bàn làm việc dễ tiếp cận hơn.
- Thiết lập một vị trí cố định cho mọi thứ thay vì không biết đặt chúng ở đâu.
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm đồ vật.
Trong quá trình đặt ra các mục tiêu này, tôi nhận ra mình sẽ đối mặt với một vài thách thức:
- Có những món đồ dùng thường xuyên mà việc cất đi rồi lấy ra lại gây phiền toái.
- Tôi sở hữu nhiều thiết bị công nghệ thuộc các phân khúc khác nhau, nên cần tìm một cách phân loại mới.
- Tôi không thể sử dụng hộp quá sâu vì không muốn các vật dụng chất chồng lên nhau và phải lục lọi trong một hộp chứa đồ dễ vỡ.
Sau một hồi suy nghĩ, tôi đã tìm ra giải pháp cho những vấn đề này:
- Tôi sẽ giữ một chiếc hộp nhỏ gần đó cho những vật dụng thường xuyên sử dụng và trả chúng về đúng vị trí vào cuối ngày.
- Tôi sẽ phân loại chúng theo kích thước và hình dạng: thiết bị lớn, thiết bị nhỏ, sau đó là phụ kiện và cáp nối.
- Tôi sẽ dọn trống tủ sắt bên cạnh bàn làm việc, vốn có các ngăn kéo nông và dễ tiếp cận.
Tôi đã cố gắng không làm cho mọi thứ trở nên quá phức tạp, vì đó là một cách nhanh chóng để tự làm mình quá tải và khiến nhiệm vụ trở nên lớn hơn vẻ ngoài của nó. Điều bạn muốn là tạo ra một khuôn khổ đơn giản và dễ thực hiện. Chắc chắn bạn vẫn sẽ gặp phải các vấn đề nhỏ trong quá trình sắp xếp, nhưng bạn sẽ rất vui vì có một kim chỉ nam và đã giải quyết hầu hết những vấn đề rõ ràng trước khi bắt đầu.
II. Thu Gom Mọi Thiết Bị Công Nghệ
Trước khi bắt đầu sắp xếp và cất giữ đồ đạc, tốt nhất là hãy lấy một chiếc hộp lớn và gom tất cả những thứ không ở đúng vị trí của chúng vào đó. Những thứ như cáp sạc lung tung, bộ sạc, điện thoại dự phòng, ống kính máy ảnh, tai nghe, pin, v.v… Hãy đặt tất cả vào một hộp lớn và nhìn vào chúng – điều này giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn, và thậm chí bạn có thể tìm ra cách phân loại chúng hiệu quả hơn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ phía trước. Bạn có thể thấy rằng mình muốn thay đổi một vài điều so với kế hoạch ban đầu, và điều đó hoàn toàn ổn. Đó chính là mục đích của việc thu gom mọi thứ, để hình dung sâu hơn. Nếu bạn cứ bắt đầu đặt đồ lung tung, bạn sẽ lại rơi vào tình trạng bừa bộn và không có hệ thống nào để giữ mọi thứ ngăn nắp lâu dài.
Một hộp lớn chứa đầy các thiết bị và phụ kiện công nghệ lộn xộn đã được thu gom lại
Ở phía bên trái của hộp là những món đồ tôi quyết định bán hoặc cho đi để không gian của tôi bớt lộn xộn hơn nữa. Tôi đã thay thế bộ đôi Scarlett Solo và AT-2020 cồng kềnh của mình bằng một chiếc Rode VideoMic Go II đơn giản và linh hoạt hơn. Việc này giúp biến nhiều món đồ thành một mà không làm giảm chất lượng. Tôi cũng có thể sử dụng nó với máy ảnh hoặc điện thoại của mình, biến nó thành một thiết bị di động – điều mà bộ thiết lập ghi âm cũ của tôi không thể làm được.
III. Chuẩn Bị Không Gian Lưu Trữ Chuyên Dụng
Hình ảnh các ngăn kéo tủ kim loại trống rỗng, sẵn sàng để sắp xếp các thiết bị công nghệ
Bây giờ bạn đã thu gom mọi thứ cần sắp xếp, nhưng vẫn chưa phải lúc đặt chúng vào vị trí. Đây là lúc để chuẩn bị “ngôi nhà” cho chúng.
Nếu bạn đã có sẵn một không gian trống để đặt đồ, thì tốt. Tuy nhiên, tôi có ý định tận dụng lại chiếc tủ sắt mà chiếc PC của tôi đang đặt phía trên và biến nó thành một không gian chức năng hơn. Rất có thể bạn cũng có một không gian có thể được tận dụng để trở nên hữu ích hơn – nó miễn phí và sẽ khiến không gian của bạn trở nên ý nghĩa hơn khi nó có một mục đích thực sự.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã dọn trống các ngăn kéo của mình. Tôi hài lòng với ngăn kéo trên cùng vì nó chứa những thứ không liên quan đến công nghệ nhưng quan trọng và cần được tiếp cận dễ dàng. Tuy nhiên, mỗi ngăn bên dưới lại là một mớ hỗn độn của cáp, phụ kiện và những thứ tương tự. Tôi đã đặt những thứ đó vào thùng rác trong giai đoạn thu gom. Trong thời gian này, tôi cũng tìm thấy những thứ tôi muốn đưa vào “kho lưu trữ” ở ngăn kéo dưới cùng để không phải lo lắng về chúng trong giai đoạn sắp xếp.
IV. Sắp Xếp Thiết Bị Có Chủ Đích và Hiệu Quả
Một tiết lộ nhỏ: tôi thực sự thấy rằng 90% số đồ công nghệ mà tôi muốn sắp xếp thực sự vừa vặn trong một ngăn kéo duy nhất. Tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc sắp xếp có chủ đích.
1. Phân Loại Theo Mức Độ Ưu Tiên và Hình Dạng
Ngăn kéo “công nghệ” chính này là nơi tôi đặt cáp, phụ kiện công nghệ, pin, thiết bị lưu trữ, v.v. Tôi đã phân loại mớ cáp lộn xộn bằng các túi zip được dán nhãn bằng bút dạ không phai. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sử dụng, bất kể tầm quan trọng. Nếu nó quan trọng nhưng ít khi được sử dụng, nó sẽ nằm ở phía sau – càng thường xuyên cần đến, nó càng nằm gần phía trước.
Một ngăn kéo chứa đầy các loại cáp, bộ sạc, pin và phụ kiện công nghệ được sắp xếp gọn gàng, phân loại theo kích thước và mức độ ưu tiên
Ở phía sau, hoặc phần bên trái của hình ảnh, là các túi cáp tôi quyết định giữ lại. Đi về phía bên phải, bạn có thể thấy các vật thể có hình dạng tương tự được đặt nằm ngang theo hàng: các phụ kiện ống kính máy ảnh hình trụ, bộ sạc hình chữ nhật và một hộp nhỏ chứa các vật dụng nhỏ khác nhau như pin, thẻ SD, v.v. Tôi đã được truyền cảm hứng từ cách sắp xếp kiểu giá sách. Việc lấy đồ ra khỏi các khe như vậy dễ dàng hơn nhiều so với việc chúng được xếp chồng lên nhau.
Hầu hết các loại cáp tôi có là cáp USB-C. Mặc dù hầu hết chúng đều nằm trong túi, tôi đã chọn một vài cáp USB-C có khả năng sạc nhanh hoặc truyền dữ liệu tốc độ cao để đặt ở phía trước để dễ dàng tiếp cận.
2. Bí Quyết Tối Ưu Hóa Không Gian Lưu Trữ
Các thiết bị công nghệ như micro Rode VideoMic Go II và hub USB Anker được đặt gọn gàng trên một túi cáp dùng làm vách ngăn trong ngăn kéo, tận dụng tối đa không gian
Như bạn có thể thấy, tôi đã sử dụng một trong những túi cáp làm vách ngăn. Tôi nhận thấy rằng không gian phía trên hoàn hảo cho các vật dụng thường xuyên sử dụng. Các vật phẩm như Rode VideoMic Go II, hub USB Anker và máy đo laser Xiaomi (những thứ này vừa vặn một cách hài lòng vào các vị trí đó và sẽ không di chuyển lung tung).
Tôi cũng đặt mút micro Rode phủ lên không gian nơi tôi để các loại cáp thường dùng. Việc xếp chồng đồ lên nhau có vẻ mâu thuẫn với điều tôi đã nói trước đó, nhưng tôi có xu hướng sử dụng những thứ ở trên hơn là những thứ ở dưới.
Một ngăn bí mật nằm bên dưới hộp pin máy ảnh, chứa ví lạnh Trezor và các loại cáp ngắn ít dùng, giúp tối ưu không gian lưu trữ và bảo mật
Một điều khác mà tôi thích là ngăn bí mật trong hình ảnh trên. Bên dưới hộp pin máy ảnh là nửa còn lại của hộp chứa các vật dụng ít khi sử dụng – hoặc những thứ tôi muốn cất giấu như ví lạnh Trezor của mình. Nó cũng chứa một số loại cáp rất ngắn mà tôi không có khả năng sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
Sau tất cả những nỗ lực này, tôi còn lại hai ngăn kéo trống. Một ngăn, tôi đã lấp đầy bằng những thứ lớn hơn mà tôi ít khi sử dụng, như tay cầm chơi game, một bàn phím và chuột dự phòng, và chiếc PSP của tôi. Tôi thậm chí không cần một hộp cất giữ riêng biệt vì việc đặt đồ trở lại rất dễ dàng với cách sắp xếp này.
Tôi đã đạt được ba mục tiêu chính của mình và thậm chí còn không ngờ rằng mình lại có thêm không gian lưu trữ mặc dù tôi có thể chứa nhiều đồ hơn. Phần thưởng thêm này khiến công sức của tôi bỏ ra rất đáng giá, và tôi hy vọng nó cũng sẽ có giá trị đối với bạn! Hãy bắt tay vào sắp xếp không gian công nghệ của bạn ngay hôm nay để tận hưởng một môi trường làm việc gọn gàng và hiệu quả hơn nhé!
