Đôi khi, chỉ nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách phải làm cũng đủ khiến tôi choáng vợp, dẫn đến tình trạng kiệt sức hoặc lại dành thêm hàng giờ để “xem thêm một tập nữa” trên Netflix. Đó là lý do tại sao tôi có xu hướng lên kế hoạch từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI làm điều đó tốt hơn tôi rất nhiều. Reclaim.ai chính là giải pháp quản lý thời gian bằng AI mà tôi đang tìm kiếm, giúp tự động hóa và tối ưu hóa lịch trình một cách thông minh, biến nỗi lo lắng về việc sắp xếp công việc thành một trải nghiệm dễ dàng và hiệu quả.
1. Lên Lịch Nhiệm Vụ Thông Minh Dựa Trên Ưu Tiên và Khả Dụng
Thay vì tốn thời gian tự tay sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch, tôi để Reclaim.ai xử lý. Reclaim là một công cụ lập lịch trình hỗ trợ AI, đồng bộ với Google Calendar của tôi và tự động sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian rảnh của tôi.
Reclaim thực hiện tất cả những điều này trong khi đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã chặn thủ công, hoặc khi Reclaim đã dành thời gian cho các nhiệm vụ khác. Nếu một nhiệm vụ có độ ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên những nhiệm vụ có thời hạn đến gần hoặc còn nhiều việc phải làm.
Giao diện Planner của Reclaim.ai hiển thị danh sách các nhiệm vụ đã được lên lịch tự động
Ví dụ, tôi có các nhiệm vụ không thể thay đổi như các lớp học đã được chặn trong lịch. Khi tôi thêm nhiệm vụ vào Reclaim, nó sẽ tính đến điều này và tránh lên lịch bất kỳ nhiệm vụ nào trong các khoảng thời gian đó – trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có thời gian nghỉ giữa các buổi học.
2. Chia Nhỏ Công Việc Thành Các Phần Nhỏ Hơn
Một trong những phần yêu thích của tôi khi sử dụng Reclaim.ai để lên lịch là khả năng cho phép tôi chia nhỏ các nhiệm vụ và phân bổ chúng thành các phần nhỏ hơn mà tôi có thể trải đều trong nhiều ngày. Ví dụ, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ và tôi đã dự đoán mình sẽ cần dành khoảng 40 giờ để ôn luyện ngoài giờ học.
Thay vì tự tay chặn thời gian trong lịch cho đến tuần thi cuối kỳ, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một nhiệm vụ có tên “Ôn Thi Cuối Kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi đã chọn hộp Split Up (Chia nhỏ) nhiệm vụ, để Reclaim sẽ phân bổ nó trong nhiều ngày.
Tạo nhiệm vụ "Finals Preparation" mới trong Reclaim.ai với tùy chọn chia nhỏ công việc
Sau đó, tôi đã thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, chỉ định thời gian ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một buổi. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên lịch, tất cả mà tôi không cần phải làm gì! Nếu thời gian eo hẹp, và tôi có những nhiệm vụ ít quan trọng hơn đã được chặn, Reclaim sẽ điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã đặt.
3. Tự Động Điều Chỉnh Lịch Trình Khi Có Thay Đổi
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới nơi tôi hoàn thành mọi nhiệm vụ trong danh sách mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ xảy ra, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng khiến Reclaim.ai khác biệt so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình hay mức độ ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập trước đó, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi mức độ ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại nhiệm vụ đã bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giúp các nhiệm vụ của tôi luôn đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn liệu bạn muốn các nhiệm vụ bắt đầu tự động khi được lên lịch hay thủ công.
Cài đặt tùy chọn bắt đầu và quản lý lịch trình hoàn thành nhiệm vụ trong Reclaim.ai
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim.ai sẽ mặc định bạn đã bắt đầu nhiệm vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần nhấn nút Start (Bắt đầu) theo cách thủ công trước khi bắt đầu một nhiệm vụ. Nếu không, Reclaim sẽ cho rằng bạn đã bỏ lỡ nó và sắp xếp lại. Tôi đã bật tùy chọn sau, và nó thực sự là một cứu cánh.
4. Thêm Thời Gian Nghỉ Ngơi Để Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Một điều mà tôi không thực sự tự hào là thói quen đặt quá nhiều lịch và không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho thời gian nghỉ ngơi. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ với cùng một động lực, mà không cần nghỉ ngơi. Nhưng hãy thành thật mà nói, tôi đang tự lừa dối mình.
Tôi đã tích cực cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và dần nhận ra rằng mặc dù việc cố gắng làm việc không ngừng nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim.ai phát huy tác dụng. Nó tự động thêm thời gian nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn chúng được lên lịch liên tục.
Thiết lập thời gian nghỉ giữa các nhiệm vụ trong cài đặt của Reclaim.ai
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt nó là 30 phút trước mỗi nhiệm vụ. Nó cũng thêm “Decompression Time” (Thời gian xả hơi) sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi phải tham dự các cuộc họp.
5. Giúp Bạn Theo Dõi Thời Gian Sử Dụng
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi xem thời gian của bạn đang đi đâu. Reclaim.ai cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất, và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “My Time” (Thời gian của tôi), nó phân loại thời gian của bạn thành Travel (Di chuyển), Deep work (Công việc chuyên sâu), và Shallow work (Công việc bề mặt).
Nó cũng cho thấy bạn dành bao nhiêu thời gian cho Habits & Tasks (Thói quen & Nhiệm vụ) trong cùng khoảng thời gian. Ngoài ra, Reclaim còn theo dõi thời gian trung bình dành cho các cuộc họp bên ngoài, họp riêng và họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục Work-life balance (Cân bằng Công việc-Cuộc sống), nơi nêu bật giờ cá nhân, giờ nghỉ phép và giờ làm việc ngoài giờ hành chính trung bình của bạn.
Biểu đồ phân tích thời gian dành cho Thói quen & Nhiệm vụ và mục Cân bằng Cuộc sống-Công việc trong Reclaim.ai
Mỗi khi tôi kiểm tra, tôi lại được nhắc nhở rằng mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch trình ngủ của mình! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các mô hình, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc bề mặt và cần dành thêm thời gian tập trung cho công việc chuyên sâu hay không.
Cá nhân tôi tin rằng Reclaim.ai là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc đời tôi theo hướng tốt đẹp hơn. Nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi phải dành để sắp xếp lại các sự kiện trong lịch của mình và cho phép tôi đảm bảo thời gian của mình được dành cho những gì thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả bằng AI để tối ưu hóa năng suất, Reclaim.ai chắc chắn là một lựa chọn đáng để khám phá! Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Reclaim.ai hoặc các công cụ quản lý thời gian khác mà bạn yêu thích trong phần bình luận bên dưới nhé.
