Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu cá nhân và đội nhóm trong việc quản lý công việc, ghi chú, và sắp xếp cuộc sống. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn băn khoăn liệu có cần thiết phải đăng ký gói trả phí hay không. Trên thực tế, nếu bạn là một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ, gói Notion miễn phí có thể là tất cả những gì bạn cần, miễn là bạn hiểu rõ các giới hạn của nó trong quá trình sử dụng hàng ngày. Bài viết này của Thủ Thuật Mới sẽ phân tích sâu hơn những lợi ích vượt trội của gói miễn phí, giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp.
1. Trang và Khối Không Giới Hạn Cho Cá Nhân
Khi sử dụng phiên bản Notion gói miễn phí với tư cách cá nhân, bạn có thể tạo bao nhiêu trang và khối (block) tùy thích mà không gặp bất kỳ giới hạn nào về số lượng. Các loại khối bao gồm văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, dấu đầu dòng, và nhiều hơn nữa. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải lo lắng về việc đạt đến một ngưỡng giới hạn nào đó khi sử dụng Notion để ghi chú cá nhân, lập kế hoạch hay quản lý dự án nhỏ.
Hai trang Notion hiển thị thông báo bản quyền làm ví dụ về khối được đồng bộ hóa.
Giới hạn duy nhất của gói miễn phí xuất hiện khi bạn tạo một không gian làm việc nhóm (team workspace), nơi chỉ cho phép tối đa 1.000 khối. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục điều này bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm khác nhau nếu thực sự cần thêm khối.
2. Dung Lượng Lưu Trữ Không Giới Hạn
Một trong những điểm mạnh đáng ngạc nhiên của Notion miễn phí là khả năng cho phép bạn tải lên không giới hạn số lượng tệp tin. Tuy nhiên, có một giới hạn nhỏ là mỗi lần tải lên chỉ được 5 MB. Đối với các gói trả phí của Notion, không có giới hạn về dung lượng tải lên mỗi lần.
Thực tế, giới hạn 5 MB này không quá khắt khe như bạn nghĩ. Hầu hết người dùng thông thường hiếm khi cần tải lên các tệp quá lớn trực tiếp vào Notion. Hơn nữa, có nhiều cách để “lách” giới hạn này:
- Các tệp lớn có thể được nén lại trước khi tải lên.
- Bạn có thể tải các tệp đó lên các dịch vụ lưu trữ đám mây khác như Google Drive hoặc OneDrive, sau đó nhúng (embed) chúng vào các trang Notion của mình. Điều này giúp bạn truy cập tệp dễ dàng mà không tốn dung lượng trực tiếp trên Notion, đồng thời không bị giới hạn về kích thước tệp.
3. Lịch Sử Trang 7 Ngày
Gói Notion miễn phí bao gồm tính năng lịch sử trang 7 ngày. Điều này cho phép bạn xem lại và khôi phục các phiên bản trước đó của trang trong vòng một tuần. Trong khi đó, các gói Plus và Business mở rộng thời gian này lên lần lượt 30 và 90 ngày.
Giao diện lịch sử trang trong Notion, hiển thị các phiên bản đã lưu.
Thông thường, đối với phần lớn người dùng, khung thời gian 7 ngày là đủ. Theo kinh nghiệm của Thủ Thuật Mới, nếu chúng tôi cần chỉnh sửa nội dung hoặc quay lại phiên bản cũ, khả năng cao việc đó sẽ diễn ra trong vài ngày sau khi thực hiện thay đổi. Vì vậy, 7 ngày thường là đủ để tìm và khôi phục phiên bản mong muốn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể vượt qua giới hạn này bằng cách xuất các trang Notion của mình bất cứ khi nào bạn thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ luôn có một bản sao lưu, giúp xây dựng một kho lưu trữ dài hạn cho các trang của mình, vượt xa giới hạn 7, 30, hay 90 ngày của các gói đăng ký.
Tùy chọn xuất trang trong Notion, minh họa cách sao lưu nội dung.
4. Vẫn Tích Hợp Được Với Các Ứng Dụng Yêu Thích
Ngay cả khi sử dụng Notion miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp nó với nhiều ứng dụng phổ biến mà bạn đang dùng, chẳng hạn như Slack, Asana, Jira và Figma. Khả năng tích hợp này rất quan trọng để Notion trở thành trung tâm làm việc hiệu quả của bạn, kết nối các công cụ khác mà không cần nâng cấp gói.
Giới hạn lớn nhất của gói miễn phí ở khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu. Với gói miễn phí, bạn chỉ có thể thực hiện tự động hóa với Slack. Nếu bạn muốn tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho nhiều kịch bản khác nhau với các ứng dụng khác, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói trả phí. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của bạn chỉ là tích hợp cơ bản với các ứng dụng quen thuộc và tự động hóa với Slack – một công cụ mà nhiều đội nhóm sử dụng – thì gói miễn phí vẫn đáp ứng tốt.
Tạo tự động hóa thông báo Slack trong Notion, thể hiện khả năng tích hợp ứng dụng.
5. Rất Nhiều Mẫu Miễn Phí Để Lựa Chọn
Dù bạn đang sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, bạn đều có quyền truy cập vào kho mẫu (templates) phong phú của Notion. Mặc dù có nhiều mẫu trả phí do các bên thứ ba tạo ra, Notion không giới hạn quyền truy cập vào các mẫu cao cấp độc quyền dành riêng cho thành viên trả phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể tận dụng hàng ngàn mẫu có sẵn để quản lý dự án, lập kế hoạch cá nhân, ghi chú bài học, v.v., ngay từ khi bắt đầu.
Thị trường mẫu Notion, nơi người dùng khám phá các template miễn phí và trả phí.
Một vấn đề bạn có thể gặp phải là các mẫu có tích hợp tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù chúng có thể chạy trên gói miễn phí, bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí. Tuy nhiên, nếu mẫu đó đã đáp ứng được nhu cầu của bạn mà không cần chỉnh sửa, thì đây không phải là một hạn chế đáng kể đối với người dùng thông thường.
6. Có Thể Mời Tối Đa 10 Khách
Trên Notion gói miễn phí, bạn có thể mời tối đa 10 khách (guest) vào không gian làm việc của mình. Khách là những người cộng tác tạm thời hoặc không phải là thành viên chính thức của tổ chức bạn. Trong khi đó, các gói trả phí cho phép bạn thêm 100 khách trở lên. Trừ khi bạn đang xây dựng một đội nhóm hoặc dự án rất lớn, 10 khách thường là đủ cho hầu hết các trường hợp hợp tác.
Giao diện mời thành viên vào không gian làm việc Notion, hiển thị tùy chọn thêm khách.
Hơn nữa, bạn luôn có thể xóa các khách không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc để chứa thêm người. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp khi bạn đạt đến giới hạn. Điều này thể hiện sự linh hoạt của nền tảng trong việc hỗ trợ các nhu cầu hợp tác khác nhau mà không nhất thiết phải tốn thêm chi phí.
Khi cân nhắc giữa việc sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, điều quan trọng nhất là đánh giá đúng nhu cầu của bản thân. Nếu bạn là người mới sử dụng Notion, chúng tôi tại Thủ Thuật Mới khuyến nghị bạn nên bắt đầu với gói miễn phí trong khoảng một tháng để trải nghiệm và xem liệu nó có đủ đáp ứng quy trình làm việc của bạn hay không. Nếu bạn thường xuyên gặp phải các giới hạn gây ảnh hưởng đến hiệu suất, đó là lúc bạn có thể xem xét nâng cấp lên gói trả phí.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Notion gói miễn phí và những tính năng bạn yêu thích nhất trong phần bình luận bên dưới!
