Trong hành trình làm việc với bảng tính, tôi đã dần dần tích lũy kiến thức về các phím tắt Excel, và điều này thực sự đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Một khi bạn đã quen thuộc và bắt đầu đưa các phím tắt vào quy trình làm việc hàng ngày, bạn sẽ khó lòng quay lại cách làm việc thủ công truyền thống. Phím tắt không chỉ tiết kiệm thời gian quý báu mà còn giúp bạn duy trì sự tập trung, biến những tác vụ phức tạp trở nên đơn giản và nhanh chóng. Mục tiêu của bài viết này là chia sẻ những phím tắt Excel thiết yếu nhất, giúp bạn biến đổi cách tương tác với dữ liệu, từ đó nâng cao năng suất và tạo ra những bảng tính chuyên nghiệp hơn.
6 Phím tắt điều hướng
Di chuyển nhanh chóng trong bảng tính
Việc di chuyển quanh các bảng tính lớn từng là một công việc nhàm chán cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt điều hướng. Thay vì cuộn trang không ngừng hoặc nhấp chuột qua vô số hàng, bạn có thể nhảy đến chính xác vị trí mình cần. Các phím mũi tên là cần thiết cho việc điều hướng cơ bản, nhưng đôi khi chúng có thể không hoạt động đúng cách trong Excel. Nếu bạn đang gặp vấn đề này, có những cách để khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động trong Excel có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại làm việc.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Nhảy đến đầu bảng tính (A1) | Ctrl + Home |
| Nhảy đến ô cuối cùng được sử dụng | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh của vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Mũi tên |
| Đi đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu hàng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các trang tính | Ctrl + Page Up/Down |
| Nhảy đến đầu cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên lên |
| Nhảy đến cuối cột hiện tại | Ctrl + Mũi tên xuống |
Những phím tắt này cực kỳ tiện lợi khi làm việc với các bộ dữ liệu kéo dài hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Cùng với việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể theo dõi các điểm dữ liệu chính bằng Cửa sổ theo dõi của Excel trong khi di chuyển giữa các phần khác nhau của bảng tính.
Phím tắt Ctrl + End xứng đáng được nhắc đến đặc biệt vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, điều này hoàn hảo để nhanh chóng đánh giá kích thước của bộ dữ liệu của bạn. Nếu Ctrl + End đưa bạn đi xa hơn dự kiến, có thể bạn có định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong các khu vực đó để khắc phục lỗi này.
5 Phím tắt chọn dữ liệu
Tăng tốc quá trình chọn vùng dữ liệu
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi xử lý các bộ dữ liệu lớn. Những phím tắt chọn dữ liệu này loại bỏ nhu cầu kéo chuột qua hàng trăm ô. Phím Shift trở thành người bạn tốt nhất của bạn để mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn tất cả mọi thứ giữa điểm bắt đầu và đích đến của mình.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ hàng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ bảng tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Mũi tên |
| Mở rộng vùng chọn một ô | Shift + Mũi tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể. Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả nhấp chuột và phím tắt.
4 Phím tắt định dạng
Giúp bảng tính trông chuyên nghiệp
Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được tiếp nhận. Các phím tắt định dạng văn bản cơ bản rất đáng để học để làm nổi bật dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một thứ gì đó trông được thiết kế chuyên nghiệp.
Ví dụ minh họa cách áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc mà không cần tìm kiếm trong các menu ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % |
| Thêm đường viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng cỡ chữ | Ctrl + Shift + > |
| Giảm cỡ chữ | Ctrl + Shift + < |
| Sao chép chỉ định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán chỉ định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells Ctrl + 1 là một phím tắt mạnh mẽ, vì nó cho phép bạn truy cập mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này giúp tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô. Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nó cho các ô khác một cách nhanh chóng. Bằng cách này, bạn có thể duy trì tính nhất quán trên toàn bảng tính mà không cần phải điều chỉnh thủ công từng ô.
3 Phím tắt công thức
Thực hiện nhiều công việc hơn
Hiểu công thức Excel là gì chỉ là bước khởi đầu – biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi đạt được hiệu suất thực sự.
Minh họa công thức tính tổng cơ bản trong bảng tính Excel
Làm việc với các công thức trở nên nhanh hơn nhiều một khi bạn biết các tổ hợp phím đúng. Các phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt của việc nhấp chuột qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = |
| Chỉnh sửa công thức ô đang hoạt động | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; |
| Tính toán tất cả các trang tính | F9 |
| Hiện/ẩn tất cả công thức | Ctrl + ` |
| Điền công thức xuống | Ctrl + D |
| Điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó chuyển đổi qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần tham chiếu hỗn hợp. Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ xem công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn tổ hợp này một lần nữa để trở về chế độ xem bình thường.
2 Phím tắt quản lý dữ liệu
Giữ thông tin được tổ chức
Các quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ cho dữ liệu của mình được tổ chức và cấu trúc tốt. Dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.
Những phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần liên tục chuyển đổi giữa các tab ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Tìm & Thay thế | Ctrl + H |
| Chèn hàng mới phía trên hàng hiện tại | Ctrl + Shift + + |
| Chèn cột mới bên trái | Ctrl + Shift + + |
| Xóa các hàng đã chọn | Ctrl + – |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + – |
| Nhóm các hàng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi tên phải |
| Bỏ nhóm các hàng/cột | Alt + Shift + Mũi tên trái |
| Ẩn các hàng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Hiện các hàng đã ẩn | Ctrl + Shift + 9 |
| Hiện các cột đã ẩn | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter Ctrl + Shift + L ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Tìm & Thay thế Ctrl + H để nhanh chóng làm sạch và sắp xếp các bộ dữ liệu lộn xộn. Khi chèn hoặc xóa hàng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ hàng hoặc cột trước, vì việc chọn một phần có thể làm xáo trộn cấu trúc dữ liệu của bạn.
1 Phím tắt tiết kiệm thời gian chung
Xử lý những công việc nhàm chán
Những phím tắt này giải quyết các tác vụ lặp đi lặp lại, những công việc vốn tiêu tốn thời gian của bạn mà không mang lại nhiều giá trị. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, việc thành thạo những thao tác hàng ngày này giúp công việc với Excel trở nên dễ dàng hơn.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở một bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với làm lại, bạn có thể thoải mái thử nghiệm, biết rằng bạn luôn có thể quay lại. Tôi khuyên bạn nên tạo thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên trong khi làm việc. Đúng vậy, các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong các trường hợp gặp sự cố bất ngờ hoặc mất điện.
Những phím tắt này thực sự giúp ích cho cách bạn làm việc với Excel một khi chúng trở thành bản năng thứ hai. Tôi đã bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm nhiều hơn. Mặc dù có một quá trình học hỏi nhất định, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ mang lại hiệu quả nhanh chóng. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong công việc của bạn!
