Mặc dù đã trải nghiệm nhiều ứng dụng email trực tuyến và phần mềm email cài đặt, Mailbird vẫn là lựa chọn hàng đầu của tôi để giữ mọi thứ ngăn nắp và hiệu quả. Việc quản lý nhiều tài khoản email thường là một thử thách lớn, nhưng Mailbird đã biến sự hỗn loạn thành một quy trình đơn giản và liền mạch, giúp tôi kiểm soát hộp thư đến một cách dễ dàng.
1. Đơn Giản Hóa Quy Trình Xóa Email Không Cần Thiết
Áp dụng nguyên tắc “Inbox Zero” là một trong những cách hiệu quả nhất giúp tôi tránh cảm giác quá tải với email, nhưng tôi chưa bao giờ thực sự yêu thích việc thực hiện điều này trên các ứng dụng email mặc định. Thay vì phải click chuột vào các nút, Mailbird mang lại trải nghiệm trực quan hơn rất nhiều. Tất cả những gì tôi cần làm chỉ là nhấn phím Backspace trên bàn phím, và tin nhắn sẽ tự động được chuyển vào thư mục Thùng rác.
Phương pháp này hiệu quả hơn đáng kể so với những cách tôi từng làm trước đây, vốn thường bao gồm một trong các thao tác sau:
- Đánh dấu tất cả tin nhắn là đã đọc, sau đó lần lượt xóa những email không cần thiết.
- Nhấp vào email để chúng không còn xuất hiện trong thư mục chưa đọc (nhưng vẫn giữ chúng trong hộp thư đến).
- Thủ công chọn hoặc nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh từng email mà tôi không muốn giữ lại.
Hộp thư đến của tôi trở nên gọn gàng và có tổ chức hơn rất nhiều kể từ khi chuyển sang Mailbird, và nhờ đó, tôi có thể xử lý mọi việc dễ dàng hơn.
2. Cá Nhân Hóa Thanh Công Cụ và Quản Lý Thư Mục Hiệu Quả
Mailbird cung cấp một loạt các tính năng tiện lợi giúp tôi tùy chỉnh thanh công cụ bên trái. Nhờ đó, việc truy cập email của tôi trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Công cụ “Custom avatar” (ảnh đại diện tùy chỉnh) là một ví dụ điển hình. Để phân biệt các hộp thư đến của mình, tôi đã chọn một biểu tượng phù hợp cho từng tài khoản đã kết nối. Chẳng hạn, địa chỉ email cá nhân của tôi có biểu tượng một chú mèo đang ngồi trên ghế sofa, tượng trưng cho sự thoải mái ở nhà.
Tùy chỉnh avatar và thư mục trong ứng dụng Mailbird để quản lý email cá nhân hiệu quả
Mặt khác, địa chỉ email công việc của tôi lại có biểu đồ bên cạnh. Tôi chọn biểu đồ để tượng trưng cho sự phát triển và vì nó rất dễ nhận biết ngay lập tức. Bạn có thể chọn trong tổng số 30 biểu tượng khác nhau.
Tôi cũng rất thích cách Mailbird cho phép tôi chọn các thư mục muốn hiển thị ở thanh bên trái. Ngoài việc chọn từ những tin nhắn quan trọng nhất và các nhãn khác nhau, tôi cũng có thể tạo các thư mục tùy chỉnh cho từng hộp thư nếu cần; những thư mục này có thể truy cập bằng cách mở rộng thêm thanh công cụ bên trái.
Quản lý các thư mục email trong Mailbird giúp sắp xếp hộp thư đến hợp lý
Để chỉnh sửa các cài đặt này, bạn có thể nhấp vào biểu tượng cài đặt. Tôi cũng có thể chọn “Manage Folders” (Quản lý Thư mục) để sắp xếp các thư mục một cách cụ thể.
3. Đồng Bộ Hóa Lịch Để Sắp Xếp Lịch Trình Liền Mạch
Chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) là yếu tố giết chết năng suất lớn nhất của tôi, và vì vậy, tôi muốn giữ càng nhiều công cụ ở một nơi càng tốt. Mặc dù hiện tại tôi hiếm khi sử dụng giao diện web của Gmail, tôi vẫn muốn giữ lịch của mình cùng nơi với email. May mắn thay, tôi có thể đồng bộ hóa các lịch và xem chúng ngay trong ứng dụng Mailbird.
Tôi thích cách mình có thể truy cập một số tính năng của Google Calendar giúp tăng cường năng suất mà không cần rời khỏi ứng dụng Mailbird. Tôi không chỉ có thể xem các sự kiện sắp tới mà còn có thể tạo các sự kiện mới. Nếu muốn thêm các lịch khác, tôi cũng có tùy chọn này ngay trong ứng dụng.
Sử dụng Google Calendar ngay trong ứng dụng Mailbird để xem và tạo sự kiện
Sử Dụng Các Tiện Ích Bổ Sung Của Google Calendar Trong Mailbird
Một tính năng thú vị khác là khả năng tích hợp nhiều ứng dụng trong Google Calendar và truy cập chúng qua Mailbird. Ví dụ, tôi có Keep, Tasks và Maps. Các công cụ tiện ích khác mà bạn có thể thêm nếu muốn là Zoom và Streak.
Chọn các tiện ích bổ sung cho Google Calendar trong Mailbird giúp tăng cường hiệu quả công việc
Hướng Dẫn Tích Hợp Google Calendar Với Mailbird
Để tích hợp Google Calendar với Mailbird, tất cả những gì tôi phải làm là thực hiện các bước sau:
- Truy cập biểu tượng “Browse apps” (Duyệt ứng dụng) ở đầu giao diện Mailbird.
- Bật (toggle on) Google Calendar.
- Đăng nhập vào Google Calendar ở phía bên phải.
- Đánh dấu vào ô bên cạnh mỗi lịch bạn muốn hiển thị.
- Nhấp vào biểu tượng Google Calendar ở đầu ứng dụng để mở nó ở chế độ toàn màn hình.
Các bước tích hợp Mailbird với Gmail để đồng bộ hóa lịch và email
Bạn có thể truy cập Google Calendar bất kể bạn đang ở tab email nào. Ban đầu, ứng dụng có thể chỉ hiển thị ở phía bên phải. Tôi không khuyến nghị sử dụng chế độ xem này vì nó quá chật chội. Nếu điều đó xảy ra, hãy thử nhấp lại vào biểu tượng Google Calendar ở trên cùng; nó sẽ chiếm hầu hết màn hình của bạn. Mặc dù Mailbird tích hợp với Google Calendar, nhưng không thể sử dụng Outlook Calendar hoặc các lịch tương đương của Apple với ứng dụng này.
4. Tích Hợp Ứng Dụng Yêu Thích Vào Mailbird Để Tối Ưu Quy Trình
Để tiếp tục cuộc chiến chống lại việc chuyển đổi ngữ cảnh, Mailbird còn cho phép tôi thêm và truy cập một số công cụ yêu thích khác ngay trong ứng dụng. Dưới đây là hai ví dụ sử dụng chính; giống như Google Calendar, bạn sẽ cần bật (toggle on) các ứng dụng này và sau đó đăng nhập vào tài khoản của mình.
1. Todoist
Khi sử dụng Todoist trong Mailbird, tôi có thể duyệt và tùy chỉnh nhiều mẫu (template). Các mẫu này bao gồm những mẫu bạn sẽ tìm thấy khi sử dụng trang web/ứng dụng của Todoist, như đánh giá hàng năm, quản lý tài chính và bắt đầu một công việc phụ. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm công cụ giúp theo dõi các mục tiêu năm mới của mình, hãy cân nhắc sử dụng Todoist và Mailbird cùng nhau.
Quản lý công việc và nhiệm vụ trong Todoist thông qua ứng dụng Mailbird
Bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ định kỳ trong Todoist và tạo các công việc cần làm thông thường mà không cần rời khỏi ứng dụng Mailbird.
2. ChatGPT
Tôi sử dụng ChatGPT mỗi ngày để lập kế hoạch công việc, tạo lịch trình hàng ngày mới, tối ưu hóa các buổi tập gym và nhiều hơn nữa. Bên cạnh chế độ trò chuyện cơ bản, bạn có thể sử dụng nhiều GPT tùy chỉnh để nhận được phản hồi chính xác hơn.
Sau khi đăng nhập vào ChatGPT thông qua Mailbird, tôi có thể truy cập các tính năng thiết yếu (ví dụ: bắt đầu một cuộc trò chuyện). Mọi thứ tự động đồng bộ hóa, cho phép quy trình làm việc liền mạch hơn. Sử dụng ChatGPT trong Mailbird đặc biệt hữu ích nếu bạn cần trợ giúp soạn thảo email phản hồi hoặc muốn nghiên cứu điều gì đó mà không cần phải truy cập trình duyệt.
Sử dụng ChatGPT trực tiếp trong ứng dụng Mailbird để hỗ trợ soạn thảo email và nghiên cứu
5. Hợp Nhất Hộp Thư Đến Để Tinh Gọn Việc Quản Lý Email
Thay vì phải đăng nhập thủ công vào từng tài khoản email qua trình duyệt, tôi sử dụng Mailbird để quản lý email của mình thông qua hộp thư đến hợp nhất (unified inbox). Tôi có thể nhanh chóng xóa những email không muốn thực hiện thêm hành động nào và gắn dấu sao cho bất kỳ tin nhắn nào cần sự chú ý của tôi sau này. Việc này đã giúp tôi tiết kiệm hơn một giờ mỗi tuần kể từ khi tôi bắt đầu sử dụng.
Ban đầu, việc biết mỗi tin nhắn thuộc về tài khoản email nào có thể gây nhầm lẫn, nhưng bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được mọi thứ. Hơn nữa, khi bạn mở một tin nhắn, bạn sẽ thấy tài khoản liên quan.
Tạo hộp thư đến hợp nhất trong ứng dụng Mailbird để quản lý nhiều tài khoản email cùng lúc
Tôi chưa thấy cách nào tốt hơn để quản lý nhiều địa chỉ email so với Mailbird, và tôi rất vui vì đã chuyển đổi. Tôi có thể tổ chức email công việc và cá nhân từ cùng một nơi, và nó tích hợp với nhiều ứng dụng yêu thích của tôi. Tôi đã giảm đáng kể việc chuyển đổi ngữ cảnh và làm nhiều việc cùng lúc, điều này đã giúp tăng năng suất làm việc của tôi lên đáng kể.
