Việc lựa chọn quán cà phê làm “văn phòng di động” đã trở thành một xu hướng phổ biến để duy trì năng suất và đổi mới không khí làm việc. Tuy nhiên, để trải nghiệm này thực sự hiệu quả và không bị gián đoạn, việc trang bị những kiến thức và công cụ công nghệ cơ bản là vô cùng cần thiết. Chỉ một trục trặc nhỏ về kỹ thuật cũng có thể phá hỏng cả một buổi làm việc đầy hứng khởi của bạn. Là một chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm làm việc từ xa và tại các không gian công cộng, tôi sẽ chia sẻ những mẹo công nghệ thiết yếu giúp bạn biến quán cà phê thành một môi trường làm việc lý tưởng, an toàn và hiệu quả, từ đó tối ưu hóa từng khoảnh khắc làm việc.
1. Luôn Mang Theo Nguồn Điện Dự Phòng
Dù rất nhiều quán cà phê hiện nay đã bố trí ổ cắm điện cho khách hàng, nhưng không phải vị trí nào cũng có sẵn hoặc đủ gần với bàn làm việc của bạn. Đây là kinh nghiệm xương máu mà tôi đã rút ra từ nhiều lần gặp phải tình huống hết pin đột ngột. Để chuẩn bị cho những trường hợp xấu nhất, ngoài việc sạc đầy pin laptop trước khi ra khỏi nhà, bạn nên trang bị thêm một bộ sạc dự phòng di động chất lượng cao.
Mặc dù có nhiều cách để sạc laptop mà không cần bộ sạc truyền thống, nhưng pin sạc dự phòng vẫn là giải pháp đáng tin cậy và tiện lợi nhất. Cần lưu ý rằng không phải tất cả các loại pin dự phòng đều có dung lượng đủ để sạc đầy laptop của bạn. Tuy nhiên, chúng vẫn là cứu cánh tuyệt vời để kéo dài thời gian sử dụng thiết bị, giúp bạn không bị gián đoạn công việc giữa chừng khi không tìm được nguồn điện.
Pin sạc dự phòng Ugreen Nexode 12000mAh trong ba lô, minh họa thiết bị cần thiết khi làm việc từ xa.
2. Luôn Sử Dụng VPN Khi Kết Nối Wi-Fi Công Cộng
Trong kỷ nguyên số hiện đại, việc thận trọng và cảnh giác là yếu tố then chốt giúp bạn bảo vệ bản thân khỏi các mối đe dọa an ninh mạng. Tin tặc thường nhắm mục tiêu vào các mạng Wi-Fi công cộng để theo dõi những người dùng thiếu cảnh giác tại quán cà phê, nhằm đánh cắp mật khẩu hoặc các thông tin cá nhân nhạy cảm khác.
Do đó, điều tối quan trọng là bạn phải luôn kết nối Wi-Fi công cộng thông qua một Mạng Riêng Ảo (VPN). Dịch vụ VPN mã hóa dữ liệu của bạn, ẩn địa chỉ IP thực và bảo vệ bạn khỏi phần mềm độc hại – đây là những tính năng cơ bản và cần thiết để giữ an toàn tuyệt đối khi bạn làm việc ở bất kỳ nơi công cộng nào. Nếu bạn đang tìm kiếm một VPN đáng tin cậy, Mullvad VPN là một lựa chọn tuyệt vời vì không yêu cầu bất kỳ dữ liệu cá nhân nào để đăng ký, giúp bảo vệ quyền riêng tư của bạn một cách tối đa.
3. Cân Nhắc Sử Dụng Mobile Hotspot Cá Nhân
Cá nhân tôi luôn ưu tiên sử dụng kết nối internet của riêng mình. Mặc dù điều này không giúp bù đắp chi phí cho những ly cà phê và bánh sừng bò tôi tiêu thụ suốt cả ngày, nhưng tôi tin rằng sự đầu tư này hoàn toàn xứng đáng. Lý do đầu tiên là nó loại bỏ hoàn toàn rủi ro an ninh mạng liên quan đến Wi-Fi công cộng. Thứ hai và cũng quan trọng không kém, tôi không bao giờ phải lo lắng về chất lượng hay tốc độ của mạng Wi-Fi của quán.
Kinh nghiệm nhiều năm làm việc từ xa đã dạy tôi rằng, nếu áp dụng Định luật Murphy vào việc làm việc tại quán cà phê, bạn nên luôn dự đoán rằng kết nối internet sẽ bị gián đoạn vào khoảnh khắc tệ nhất. Khi đó, bạn chỉ có hai lựa chọn: thu dọn đồ đạc và tìm một địa điểm khác, hoặc đôi co với nhân viên pha chế về việc họ nên khởi động lại bộ định tuyến thường xuyên hơn.
Cách tốt nhất để tránh những phiền toái này là dựa vào kết nối internet của riêng bạn. Ít nhất, bạn có thể bật chức năng phát Wi-Fi (hotspot) trên điện thoại. Tuy nhiên, đây không phải là một giải pháp lâu dài vì việc phát Wi-Fi sẽ làm hao pin điện thoại rất nhanh, khiến bạn phải đối mặt với một vấn đề khác. Thay vào đó, tôi khuyên bạn nên đầu tư vào một thiết bị phát sóng di động chuyên dụng (mobile hotspot) hoặc một USB dongle 4G/5G. Những thiết bị này được thiết kế để cung cấp kết nối ổn định và bền bỉ hơn, đảm bảo công việc của bạn không bị gián đoạn.
Thiết bị phát sóng di động (mobile hotspot) đặt cạnh laptop, đảm bảo kết nối internet ổn định khi làm việc từ quán cà phê.
4. Mang Theo Tai Nghe Chất Lượng
Một chiếc tai nghe chất lượng cao nên là vật bất ly thân trong bộ công cụ làm việc từ xa của bạn. Tôi không chỉ gợi ý điều này để bạn có thể thưởng thức những bản nhạc yêu thích (mặc dù đó chắc chắn là một lựa chọn hợp lý), mà quan trọng hơn là vì bạn không bao giờ biết khi nào một cuộc họp nhóm bất ngờ hay một cuộc trò chuyện nhanh qua Slack có thể diễn ra. Bạn chắc chắn không muốn lấy lý do “tôi đang ở quán cà phê” để bào chữa cho việc không thể tham gia hoặc tương tác hiệu quả.
Việc lựa chọn một chiếc tai nghe phù hợp có thể khá khó khăn trên thị trường hiện nay. Hãy cân nhắc các dòng tai nghe Bluetooth chống ồn hoặc có micro tích hợp chất lượng cao để đảm bảo giọng nói của bạn luôn rõ ràng và không bị lẫn tạp âm từ môi trường xung quanh, giúp các cuộc gọi hoặc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ dù bạn đang ở nơi công cộng.
5. Kết Nối Từ Xa Với Máy Tính Chính Của Bạn
Nếu bạn là một freelancer hoặc làm việc cho một công ty không sử dụng hệ thống đám mây, việc làm việc từ quán cà phê có thể trở thành một thách thức lớn khi bạn đột nhiên cần truy cập vào một phần mềm chuyên dụng hoặc một tập tin quan trọng đang nằm trên máy tính chính ở nhà/văn phòng.
Ví dụ, tôi thường chỉnh sửa tất cả ảnh và ảnh chụp màn hình cho các bài viết của mình trên máy tính để bàn chính, vì tôi không cài đặt Photoshop trên laptop. Dù đã cố gắng lên kế hoạch trước, vẫn có những tình huống tôi cần thực hiện các chỉnh sửa nhanh chóng khi đang ở bên ngoài văn phòng.
Giải pháp tôi đã tìm ra rất đơn giản: tôi sử dụng tính năng Meshnet của NordVPN để kết nối laptop của mình với máy tính chính, cho phép tôi truy cập Photoshop từ xa một cách thuận tiện. Nếu bạn chỉ cần truy cập các tệp tin, việc tải tất cả tài liệu liên quan đến công việc lên Google Drive hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây khác sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Điều này đảm bảo bạn có thể truy cập dữ liệu của mình mọi lúc, mọi nơi chỉ với kết nối internet.
Với những lời khuyên hữu ích này, không gian làm việc tại quán cà phê của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, không khác gì một văn phòng làm việc thực thụ. Bạn sẽ không bao giờ phải tranh cãi với nhân viên pha chế về chất lượng Wi-Fi hay lo lắng về những sự cố công nghệ có thể ảnh hưởng đến năng suất của mình nữa. Hãy áp dụng ngay để trải nghiệm làm việc từ xa tuyệt vời hơn!
