Nếu bạn chỉ dùng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên hoặc dòng chủ đề, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tiềm năng. Thanh tìm kiếm này được tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ hơn bạn nghĩ, biến nó thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý hộp thư đến. Việc nắm vững cách sử dụng các toán tử tìm kiếm nâng cao trong Gmail không chỉ giúp bạn tìm email nhanh chóng mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc hàng ngày, giải phóng bạn khỏi việc cuộn qua hàng ngàn tin nhắn cũ.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Đánh Giá Cao Hơn?
Hầu hết người dùng Gmail thường chỉ dừng lại ở các thao tác cơ bản: gõ một cái tên, chủ đề, hoặc từ khóa mơ hồ rồi cuộn qua danh sách kết quả, hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp “thử và sai” này tuy hiệu quả nhưng tốn thời gian và thường gây ra sự khó chịu. Điều mà nhiều người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail phức tạp hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.
Kết quả tìm kiếm cơ bản trên thanh tìm kiếm Gmail cho từ khóa "interior design"
Hãy hình dung nó như một công cụ Google cá nhân dành cho email của bạn. Giống như cách bạn có thể tìm kiếm trên web với các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn tập trung vào chính xác những gì mình đang tìm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi, và nhiều hơn nữa. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng ngàn tin nhắn đã gửi từ nhiều năm trước.
Ví dụ, giả sử bạn đang cố gắng tìm một hợp đồng mà sếp của bạn đã gửi vào tháng Sáu. Thay vì cuộn qua các email cũ, bạn có thể nhập:
from:[email protected] after:2024/06/01 before:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị các email từ sếp của bạn trong tháng Sáu có đính kèm tệp PDF. Đây là cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.
Các Mẹo Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Bạn Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả như ý. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp. Thêm một người gửi, ví dụ from:[email protected], và bạn đã truy xuất mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Sử dụng toán tử tìm kiếm "from" và "filename" trong thanh tìm kiếm Gmail để lọc email đính kèm từ người gửi cụ thể
Các tìm kiếm dựa trên ngày cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng Một. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm theo các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn tổ chức hộp thư đến của mình bằng nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong các tìm kiếm của bạn với label:. Ví dụ, label:congviec hopdong sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gắn thẻ “công việc” có chứa từ “hợp đồng”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “lịch họp” đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác các từ đó theo đúng thứ tự. Không còn phải mất công sàng lọc qua những email không liên quan chỉ đề cập đến “lịch” hoặc “họp” riêng lẻ.
Cách Kết Hợp Các Toán Tử Để Có Kết Quả Tốt Nhất
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đủ để có được kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn tập trung vào chính xác những gì mình đang tìm kiếm với độ chính xác cao nhất.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các tệp bảng tính từ một đồng nghiệp tên An đã được gửi trong nửa đầu tháng Tư. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ An trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa các tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Ví dụ, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm những tin nhắn chưa đọc với một chủ đề cụ thể từ quản lý của mình? Hãy thử:
subject:capnhat from:[email protected] is:unreadCàng thử nghiệm, bạn sẽ càng hiểu rõ hơn cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác với nhau. Và vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Hướng Dẫn Tạo Bộ Lọc Tự Động Từ Truy Vấn Tìm Kiếm
Sau khi khám phá một truy vấn tìm kiếm mang lại chính xác kết quả bạn cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một tính năng tìm kiếm thông minh của Gmail cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Giao diện tạo bộ lọc tìm kiếm nâng cao trong Gmail, cho phép thiết lập các tiêu chí lọc email tự động
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở phía bên phải của thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền vào các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Khi các tiêu chí của bạn đã được đặt, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” ở cuối bảng thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị một danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách vào Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích. Nó là một công cụ mạnh mẽ, có thể tìm kiếm và tùy chỉnh. Mặc dù vẻ ngoài khiêm tốn, nhưng bên trong nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn học được cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể quản lý mà không có nó.
