Nếu bạn đang mất quá nhiều thời gian vào các tác vụ xử lý dữ liệu lặp đi lặp lại trong Google Sheets, thì bạn không đơn độc. Tôi từng lãng phí hàng giờ mỗi tuần chỉ vì những bước công việc nhàm chán ấy – cho đến khi tôi tình cờ khám phá ra một hàm duy nhất có thể giải quyết mọi thứ một cách nhẹ nhàng. Hãy để tôi giới thiệu cho bạn hàm QUERY trong Google Sheets. Đây thực sự là một công cụ mạnh mẽ, giúp biến đổi cách bạn làm việc với bảng tính, từ việc tự động hóa các tác vụ đơn giản đến xử lý dữ liệu phức tạp một cách trơn tru.
Với hàm QUERY, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường độ chính xác và khả năng phân tích dữ liệu, đưa hiệu suất làm việc của bạn lên một tầm cao mới. Hãy cùng khám phá 5 lợi ích vượt trội mà hàm QUERY mang lại, giúp bạn tối ưu hóa công việc hàng ngày trong Google Sheets một cách chuyên nghiệp.
1. Tự Động Sắp Xếp Dữ Liệu, Cập Nhật Theo Thời Gian Thực
Cách nhanh nhất mà hàm QUERY cải thiện bảng tính của tôi là loại bỏ hoàn toàn những cơn đau đầu liên tục do việc sắp xếp lại dữ liệu. Bạn có biết cái vòng luẩn quẩn khó chịu khi bạn sắp xếp dữ liệu của mình, rồi một giờ sau, thông tin mới lại đổ về, và đột nhiên danh sách đã sắp xếp của bạn lại bị lộn xộn trở lại không? Đó chính là vấn đề mà QUERY giải quyết triệt để.
Giả sử bạn muốn theo dõi hàng tồn kho của công ty theo giá. Thay vì phải sắp xếp lại vô số lần, bạn có thể sử dụng hàm QUERY như sau:
=QUERY(A:G, "SELECT * ORDER BY E desc")
Trong ví dụ này, bạn đang yêu cầu Google Sheets lấy tất cả dữ liệu từ cột A đến cột G và sắp xếp chúng theo cột E (là cột chứa giá trong trường hợp này) theo thứ tự giảm dần.
Kết quả của hàm QUERY với mệnh đề ORDER BY trong Google Sheets, hiển thị danh sách xe sắp xếp theo giá giảm dần.
Ngay lập tức, những chiếc xe đắt nhất của bạn sẽ nổi lên đầu danh sách.
Điều làm nên sự thay đổi lớn ở đây là hàm này không ngừng hoạt động. Khi một chiếc xe trị giá 250.000 USD mới được thêm vào bảng tính của bạn, nó sẽ ngay lập tức xuất hiện ở đầu kết quả của QUERY. Không cần phải sắp xếp lại.
Những gì trước đây tốn của tôi vài phút nhấp và kéo trong suốt cả ngày giờ đây diễn ra hoàn toàn tự động. Quan trọng hơn, tôi không bao giờ bỏ lỡ các mục ưu tiên cao nữa vì chúng luôn ở đúng vị trí cần thiết.
2. Tích Hợp Nhiều Thao Tác Vào Một Công Thức Duy Nhất
Tôi không thể diễn tả được bao nhiêu lần tôi từng thấy mình phải thực hiện các bước như lọc dữ liệu, sắp xếp, ẩn một số cột và có thể nhóm các mục lại với nhau. Giờ đây, nhờ QUERY, tôi có thể làm tất cả những điều đó chỉ trong một công thức duy nhất.
Giả sử tôi muốn chuẩn bị một báo cáo doanh số và tôi cần thực hiện các thao tác sau:
- Chỉ lọc ra những chiếc xe đã bán.
- Loại bỏ bất kỳ chiếc xe nào dưới 30.000 USD.
- Loại trừ xe Tesla.
- Sắp xếp theo giá để xem các giao dịch lớn nhất trước.
Đó là bốn bước riêng biệt. Nếu tôi phải thực hiện thủ công và mắc lỗi ở bất kỳ đâu, tôi sẽ phải bắt đầu lại từ đầu. Thay vào đó, tôi chỉ cần gõ:
=QUERY(Test!A:G, "SELECT * WHERE F = TRUE AND E > 30000 AND NOT B contains 'Tesla' ORDER BY E desc")
Một công thức duy nhất thay thế bốn bước. Vì tôi đã chèn hàm QUERY vào một trang tính trống, tôi đã thêm tên trang tính với dấu chấm than (Test!) trước khi chỉ định các cột chứa dữ liệu của mình.
Kết quả của công thức QUERY được đặt trên một tab trống trong Google Sheets, hiển thị dữ liệu đã được lọc và sắp xếp theo nhiều điều kiện.
Phần tuyệt vời nhất là tôi thậm chí có thể nâng cao hơn với các mệnh đề như PIVOT, LABEL, v.v. Chẳng hạn, khi tôi cần xem sản phẩm của từng năm đang bán như thế nào, tôi thêm GROUP BY:
=QUERY(Test!A:G, "SELECT D, SUM(E) WHERE F = TRUE GROUP BY D ORDER BY SUM(E) desc")
Công thức này cho tôi thấy doanh thu từ các sản phẩm của mỗi năm cho đến nay, được tự động sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất.
Việc tiết kiệm thời gian diễn ra rất nhanh chóng. Những gì trước đây tốn của tôi 10–15 phút nhấp chuột, lọc và sắp xếp giờ đây chỉ mất 30 giây để gõ một công thức. Và không giống như quy trình nhiều bước cũ của tôi, tôi không bao giờ vô tình bỏ qua một bước hay làm sai thứ tự nữa.
3. Xử Lý Bộ Dữ Liệu Khổng Lồ Mà Không Gây Trì Trệ
Hãy tưởng tượng thế này: Bạn đang cố gắng tìm 100 khách hàng gần đây nhất của mình từ một cơ sở dữ liệu có hơn 50.000 hàng để gửi một chiến dịch email mục tiêu. Nghe có vẻ đơn giản, phải không?
Thực tế không phải vậy. Mỗi khi bạn cố gắng sắp xếp, lọc hoặc thao tác với một bộ dữ liệu lớn như vậy, Google Sheets rất có thể sẽ bị treo. Tôi đã phải đối mặt với vấn đề này cho đến khi tôi phát hiện ra QUERY có thể xử lý các bộ dữ liệu cồng kềnh.
Đây là một ví dụ:
=QUERY('50000 Sales Records'!A:N, "SELECT * ORDER BY H desc LIMIT 100")
Công thức này sẽ lấy 100 chuyến hàng gần đây nhất, vì cột H bao gồm ngày giao hàng. Trong khi đó, bạn có thể dùng OFFSET để lấy các đơn hàng từ 61 đến 160.
Thay vì bắt máy tính của bạn xử lý và hiển thị tất cả hơn 50.000 hàng, mất rất nhiều thời gian, chỉ để bạn có thể xem 100 hàng đầu tiên, QUERY (với mệnh đề LIMIT và OFFSET) đủ thông minh để lấy chính xác những gì bạn cần và bỏ qua phần còn lại.
Kết quả của hàm QUERY sử dụng ORDER BY và LIMIT trên một tab Google Sheets trống, hiển thị 100 bản ghi dữ liệu gần nhất.
Bạn thậm chí có thể sử dụng LIMIT và OFFSET với tất cả các tính năng QUERY khác – nhóm, sắp xếp, lọc – mà không phải “vật lộn” với trình duyệt và lãng phí thời gian.
4. Phân Tích Dữ Liệu Qua Nhiều Trang Tính Hoặc Tập Tin Khác Nhau
Bạn vẫn đang sao chép dữ liệu thủ công giữa các bảng tính hoặc sổ làm việc chỉ để làm một báo cáo? Bạn có thể dừng lại ngay bây giờ. QUERY cho phép bạn phân tích dữ liệu trên nhiều trang tính – hoặc thậm chí trên các tệp hoàn toàn khác nhau – mà không cần chạm vào phím Ctrl+C.
Kết Hợp Nhiều Tab Trong Một Lần
Giả sử bạn có dữ liệu hàng quý được chia thành các tab như Sales_Q1 và Sales_Q2, bạn có thể hợp nhất chúng thành một bộ dữ liệu duy nhất bằng cách sử dụng dấu ngoặc nhọn {}. Sau đó, chạy phân tích của bạn giống như bạn làm trên một trang tính duy nhất.
=QUERY({Sales_Q1!A:N; Sales_Q2!A:N; Sales_Q3!A:N; Sales_Q4!A:N}, "SELECT Col3, Col1, SUM(Col9) WHERE Col5 = 'C' GROUP BY Col3, Col1")
Giả sử cột 3 (Col3) là Loại mặt hàng, cột 1 là Khu vực, cột 9 là Đơn vị bán ra và cột 5 là Độ ưu tiên đơn hàng. Chỉ cần đảm bảo cấu trúc (các cột) của mỗi trang tính khớp nhau, và bạn đã sẵn sàng.
Tôi vừa kết hợp bốn trang tính với dữ liệu từ các quý khác nhau để lấy tổng số đơn vị bán ra trên mỗi mặt hàng và khu vực cho các đơn hàng ưu tiên C. Thật dễ dàng!
Lấy Dữ Liệu Từ Một Google Spreadsheet Khác (Không Cần Tải Xuống)
Nếu bạn cần dữ liệu từ một tệp hoàn toàn khác, bạn có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với QUERY để lấy nó vào. Giả sử bạn muốn lấy dữ liệu từ doanh số bán xe của chúng ta và so sánh nó với dữ liệu chúng ta đã có từ bốn trang tính, bạn có thể sử dụng công thức này:
=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/yoursheetID/edit", "Test!A:G"), "SELECT Col4, SUM(Col5) GROUP BY Col4")
Bạn sẽ cần cấp quyền trước khi có thể kéo dữ liệu từ bảng tính bên ngoài.
Yêu cầu cấp quyền truy cập để hàm QUERY trong Google Sheets có thể lấy dữ liệu từ một bảng tính Google Sheet bên ngoài.
Sau khi bạn cấp quyền truy cập, bạn có thể lấy dữ liệu từ bảng tính bên ngoài theo thời gian thực và nó sẽ cập nhật nếu dữ liệu nguồn thay đổi.
QUERY cho phép bạn phân tích dữ liệu trên các tab và tệp mà không cần phải mở tab hoặc tệp thứ hai.
5. Sắp Xếp và Lọc Dữ Liệu Linh Hoạt Mà Không Cần Viết Lại Công Thức
Bạn muốn sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của mình theo cách khác mà không cần viết lại toàn bộ công thức QUERY mỗi lần? Bạn có thể làm được điều đó, với một thiết lập đơn giản sử dụng dấu ngoặc kép và ký hiệu và (&):
=QUERY({Sales_Q1!A:N; Sales_Q2!A:N; Sales_Q3!A:N; Sales_Q4!A:N}, "SELECT * WHERE Col1 = '"&G21&"'", 1)
Khi sếp bạn muốn xem dữ liệu khu vực Châu Âu, bạn chỉ cần gõ “Europe” vào ô G21.
Kết quả của hàm QUERY trong Google Sheets với tham chiếu ô động, cho phép người dùng thay đổi tiêu chí lọc (ví dụ: khu vực) ngay trong một ô.
Khi sếp muốn dữ liệu khu vực Châu Phi cận Sahara, bạn gõ “Sub-Saharan Africa”. Chỉ cần đảm bảo đó là một mục nhập hợp lệ trong cột 1. Công thức vẫn giữ nguyên, nhưng kết quả sẽ cập nhật ngay lập tức. Một khi bạn đã nắm vững điều này, nó sẽ vô cùng mạnh mẽ.
Sự kỳ diệu thực sự xảy ra khi tôi bắt đầu sử dụng điều này cho các phạm vi ngày tháng. Ngày tháng trong các công thức QUERY nổi tiếng là “khó tính”. Chúng cần phải ở đúng định dạng (YYYY-MM-DD) nếu không mọi thứ sẽ lỗi. Nhưng với tham chiếu ô, bạn có thể thiết lập các điều khiển ngày tháng thân thiện với người dùng:
=QUERY({Sales_Q1!A:N; Sales_Q2!A:N; Sales_Q3!A:N; Sales_Q4!A:N}, "SELECT * WHERE Col6 >= date '"&TEXT(G142, "yyyy-mm-dd")&"' AND Col6
Bây giờ, tôi có ô G142 cho ngày bắt đầu, ô I142 cho ngày kết thúc và cột 6 đại diện cho cột Ngày đặt hàng. Khi ai đó hỏi doanh số của chúng tôi từ ngày 15 tháng 3 năm 2011 đến ngày 30 tháng 4 năm 2015 là bao nhiêu, tôi chỉ cần thay đổi hai ô đó thay vì phải vật lộn với cú pháp công thức.
Điều tuyệt vời nhất là tôi có thể chia sẻ các bảng tính này với các đồng nghiệp không phải là chuyên gia công thức. Họ thấy các ô nhập liệu sạch sẽ nơi họ có thể thay đổi khu vực hoặc điều chỉnh phạm vi ngày, và họ không hề biết rằng có một công thức QUERY phức tạp đang chạy ẩn đằng sau.
Hàm QUERY trong Google Sheets không chỉ là một công thức đơn thuần. Nó là một “công xưởng” tự động hóa dữ liệu thực sự mạnh mẽ. Dù bạn đang vật lộn với hàng chục nghìn dòng, sao chép dữ liệu giữa các trang tính, hay chỉ đơn giản là đã quá mệt mỏi với việc sắp xếp và lọc lặp đi lặp lại, QUERY đều có thể xử lý tất cả một cách dễ dàng và hiệu quả.
Nó nhanh chóng. Nó linh hoạt. Và một khi bạn bắt đầu sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets, bạn sẽ thực sự tự hỏi làm thế nào mình có thể xoay sở mà không có nó trước đây. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng QUERY ngay hôm nay để nâng tầm kỹ năng làm việc với dữ liệu của bạn!
Bạn có kinh nghiệm hay mẹo nào hay khi sử dụng hàm QUERY không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
