Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ, nhưng với Google Apps Script, khả năng của nó được nâng lên một tầm cao mới, biến những tác vụ tưởng chừng nhàm chán trở nên tự động và hiệu quả đáng kinh ngạc. Trong vai trò một chuyên gia công nghệ của thuthuatmoi.net, chúng tôi sẽ cùng bạn khám phá cách Apps Script giúp bạn tối ưu hóa Google Sheets, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để vượt xa những tính năng cơ bản của bảng tính, Google Apps Script chính là chìa khóa bạn cần.
Tự Động Hóa Các Tác Vụ Lặp Lại Trong Google Sheets
Bạn có thường xuyên lặp đi lặp lại một tác vụ trong Google Sheets? Từ việc chèn ngày tháng, làm sạch văn bản, áp dụng định dạng cho đến xuất dữ liệu, Google Apps Script có thể giúp bạn tự động hóa tất cả. Ví dụ điển hình là việc chèn ngày hiện tại. Mặc dù bạn có thể nhấn Ctrl + ; (Windows) hoặc Cmd + ; (Mac) để chèn ngày, nhưng để định dạng theo ý muốn như yyyy-MM-dd lại đòi hỏi thêm thao tác thủ công hoặc công thức phức tạp. Với Apps Script, bạn có thể tạo một hàm tự động lấy ngày hiện tại, định dạng và chèn vào ô đã chọn chỉ với một cú nhấp chuột hoặc phím tắt.
Dưới đây là một ví dụ về đoạn mã script giúp chèn ngày tháng theo định dạng mong muốn:
function insertCurrentDate() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var selectedCell = sheet.getActiveCell();
var currentDate = new Date();
var formattedDate = Utilities.formatDate(currentDate, Session.getScriptTimeZone(),'yyyy-MM-dd');
selectedCell.setValue(formattedDate);
}Một khi đã tạo, bạn có thể tái sử dụng hàm này bất cứ khi nào cần. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách chạy mã này trực tiếp từ bảng tính trong phần tiếp theo.
Tạo Bảng Tính Tùy Chỉnh Với Các Công Cụ Riêng Biệt
Apps Script cho phép bạn tùy chỉnh bảng tính bằng cách tạo ra các công cụ chuyên biệt, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc. Bạn có thể chèn một nút bấm để áp dụng định dạng tự động, thực hiện các phép tính nâng cao, hoặc thậm chí xây dựng các dashboard phân tích dữ liệu chuyên sâu. Những khả năng này vượt xa những gì Google Sheets có thể làm được một mình.
Tiếp nối ví dụ chèn ngày tháng, chúng ta có thể thêm một mục tùy chỉnh vào menu trên Google Sheets để dễ dàng gọi hàm insertCurrentDate. Đoạn mã dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó (hãy chèn nó vào bên trên hàm insertCurrentDate đã nêu):
function onOpen() {
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
ui.createMenu('My Menu').addItem('Chèn Ngày Hiện Tại','insertCurrentDate').addToUi();
}Sau khi chạy đoạn mã này trong trình chỉnh sửa Apps Script và tải lại Google Sheets, bạn sẽ thấy mục My Menu xuất hiện trên thanh menu. Giờ đây, bạn có thể chèn ngày hiện tại vào ô đã chọn chỉ bằng cách nhấp vào My Menu > Chèn Ngày Hiện Tại.
Menu tùy chỉnh "My Menu" được tạo trong Google Sheets bằng Google Apps Script, hiển thị tùy chọn "Insert Current Date" để tự động chèn ngày tháng.
Thực Hiện Các Phép Tính Phức Tạp Bằng Hàm Tùy Chỉnh (Custom Functions)
Đôi khi, các hàm có sẵn của Google Sheets không đáp ứng được nhu cầu tính toán đặc thù của bạn. Trong những trường hợp này, việc tạo hàm tùy chỉnh bằng Apps Script là giải pháp tối ưu. Bạn có thể nhúng các công thức phức tạp vào hàm riêng, sau đó sử dụng nó trực tiếp trong bảng tính như bất kỳ hàm nào khác. Điều này giúp bảng tính của bạn trở nên gọn gàng và dễ đọc hơn, tránh lặp lại các công thức dài dòng.
Xem xét hàm dưới đây, nhận một ngày đầu vào và kiểm tra số ngày đã trôi qua kể từ ngày hiện tại để xác định trạng thái đến hạn:
function CHECKDUEDATE(inputDate) {
var today = new Date();
var timeDiff = today - inputDate;
var daysDiff = Math.floor(timeDiff / (1000 * 60 * 60 * 24));
if (daysDiff < 0) {
return "Đến hạn sau " + Math.abs(daysDiff).toString() + " ngày!";
} else if (daysDiff > 0) {
return "Quá hạn " + daysDiff.toString() + " ngày!";
} else {
return "Đến hạn hôm nay!";
}
}Hàm này sẽ trả về trạng thái “Quá hạn!”, “Đến hạn sau X ngày!” hoặc “Đến hạn hôm nay!” tùy thuộc vào ngày bạn nhập. Điểm mạnh lớn nhất của Apps Script là khả năng tạo các trigger (kích hoạt) theo thời gian, cho phép hàm tự động chạy vào một thời điểm cụ thể (ví dụ: nửa đêm) để cập nhật động trạng thái đến hạn. Nó cũng có thể được kết hợp với định dạng có điều kiện, mở ra vô số khả năng ứng dụng.
Tích Hợp Apps Script Với Các Dịch Vụ Google Khác
Apps Script không chỉ giới hạn trong Google Sheets mà còn cho phép bạn tích hợp bảng tính của mình với các dịch vụ Google khác như Gmail, Google Drive và Google Docs. Khả năng này giúp bạn xây dựng các quy trình làm việc toàn diện, liên kết nhiều công cụ trong hệ sinh thái Google lại với nhau.
Dưới đây là một ví dụ script trích xuất nội dung văn bản từ một tài liệu Google Docs và chèn vào ô A1 trong Google Sheets:
function getBodyTextFromGoogleDoc() {
const doc = DocumentApp.openById("insert Google Docs ID here");
const bodyText = doc.getBody().getText();
const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
const targetRange = sheet.getRange("A1");
targetRange.setValue(bodyText);
}Hãy nhớ thay thế "insert Google Docs ID here" bằng ID thực tế của tài liệu Google Docs mà bạn muốn lấy nội dung (không xóa dấu ngoặc kép).
Google Apps Script Không Hề Khó Học Như Bạn Nghĩ
Nếu bạn đã có kiến thức lập trình cơ bản, Google Apps Script sẽ cực kỳ dễ học. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đã quen thuộc với JavaScript, vì đây là ngôn ngữ chính được sử dụng trên nền tảng này. Bạn có thể bắt đầu với những tự động hóa đơn giản, như các phép tính cơ bản hay gửi email, và từ đó xây dựng lên những ứng dụng phức tạp hơn.
Giao diện trình chỉnh sửa Google Apps Script IDE, nơi người dùng viết và quản lý mã JavaScript để tự động hóa Google Sheets và các dịch vụ Google khác.
Ngay cả khi bạn chưa từng viết một dòng mã nào trong đời, Apps Script vẫn là một cách tuyệt vời để bắt đầu học lập trình. Vì bạn chủ yếu sử dụng nó để tự động hóa các tác vụ trong Google Sheets, bạn sẽ thấy kết quả ngay lập tức, điều này là một động lực rất lớn. Tất nhiên, bạn vẫn cần học các khái niệm lập trình cơ bản (ví dụ: biến, vòng lặp và hàm) – Google cung cấp các hướng dẫn tuyệt vời, và Apps Script có một cộng đồng hỗ trợ tích cực luôn sẵn sàng giúp đỡ.
Hơn nữa, bạn không cần thiết lập phức tạp, vì Apps Script chạy trên đám mây. Bạn không cần cài đặt thêm phần mềm hoặc thư viện. Google Apps Script là một trong nhiều tính năng mạnh mẽ mà bạn có thể đang bỏ lỡ trong Google Workspace. Điều thú vị là bạn cũng có thể sử dụng nó trong các ứng dụng Google Workspace khác như Google Docs và Google Slides, mở rộng khả năng tự động hóa và tùy chỉnh của mình.
Google Apps Script thực sự là một công cụ biến đổi, giúp người dùng Google Sheets vượt qua những giới hạn thông thường để đạt được hiệu suất công việc cao hơn. Từ tự động hóa các tác vụ lặp lại, tạo ra các công cụ tùy chỉnh, thực hiện phép tính phức tạp đến tích hợp liền mạch với các dịch vụ Google khác, Apps Script mở ra một thế giới khả năng mới cho bảng tính của bạn. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm lập trình, việc đầu tư thời gian tìm hiểu Apps Script chắc chắn sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho quy trình làm việc của bạn. Hãy bắt đầu khám phá và chia sẻ những ứng dụng sáng tạo của bạn với Google Apps Script ngay hôm nay!
