Là một người dành hàng giờ đồng hồ để viết lách, tôi nhận thấy tính năng đọc chính tả (Dictation) của Microsoft Word thực sự là một “người thay đổi cuộc chơi” đối với mình. Với công cụ này, tôi có thể tập trung hoàn toàn vào việc phát triển ý tưởng mà không bị phân tâm bởi thao tác gõ phím, giúp quá trình viết trở nên liền mạch và hiệu quả hơn đáng kể.
Cách Kích Hoạt và Sử Dụng Tính Năng Gõ Bằng Giọng Nói Trong Word
Để bắt đầu sử dụng tính năng gõ văn bản bằng giọng nói trong Word, quy trình rất đơn giản và hoàn toàn giống nhau cho dù bạn đang dùng ứng dụng Word trên máy tính hay qua trình duyệt web. Tất cả những gì bạn cần làm là truy cập tab Home (Trang chủ) và nhấp vào nút Dictate (Đọc chính tả). Thậm chí còn có một cách nhanh hơn để khởi động công cụ này: nhấn tổ hợp phím tắt Alt + ` trong Word.
Sau khi kích hoạt công cụ đọc chính tả, bạn chỉ cần bắt đầu nói, và Word sẽ tự động chuyển đổi lời nói của bạn thành văn bản ngay lập tức. Tính năng này không chỉ nhận diện từ ngữ mà còn có thể xử lý dấu câu nếu bạn đọc chúng ra. Ví dụ, khi bạn nói “Chào bạn phẩy bạn khỏe không chấm hỏi”, Word sẽ tự động gõ thành: Chào bạn, bạn khỏe không?
Tính năng đọc chính tả của Microsoft Word yêu cầu người dùng phải có đăng ký Microsoft 365.
Giao diện tính năng đọc chính tả Dictate trong Microsoft Word đang hoạt động
Tự Động Thêm Dấu Câu và Hỗ Trợ Đa Ngôn Ngữ Hiệu Quả
Một tính năng đọc chính tả mà tôi cảm thấy vô cùng hữu ích là khả năng tự động thêm dấu câu. Bạn có thể bật tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng trên công cụ đọc chính tả và bật tùy chọn Enable auto-punctuation (Bật tự động dấu câu). Tôi luôn bật nó vì nó có độ chính xác đáng kinh ngạc và giúp tôi không phải đọc rõ từng dấu câu.
Khi cài đặt này được kích hoạt, Word sẽ tự động thêm dấu chấm, dấu phẩy và các dấu câu khác vào đúng vị trí của chúng. Nhờ vậy, tôi có thể tập trung hoàn toàn vào suy nghĩ của mình thay vì lo lắng về việc đặt dấu phẩy hay dấu chấm ở đâu.
Cài đặt công cụ đọc chính tả Word với tùy chọn tự động dấu câu và lựa chọn ngôn ngữ
Một khả năng nổi bật khác là cách Word hỗ trợ đọc chính tả đa ngôn ngữ. Ví dụ, khi tôi làm việc với nội dung bằng tiếng địa phương, tôi thường chuyển sang gõ bằng giọng nói — khả năng gõ tiếng Hindi của tôi không nhanh như mong muốn.
Việc chuyển đổi ngôn ngữ rất đơn giản: bạn chỉ cần vào cài đặt của công cụ đọc chính tả, chọn Language (Ngôn ngữ) và chọn từ nhiều tùy chọn khác nhau, bao gồm tiếng Hindi, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Ý và nhiều ngôn ngữ khác.
Định Dạng Văn Bản Bằng Giọng Nói Trong Word
Điều tôi yêu thích về tính năng gõ bằng giọng nói của Microsoft Word là nó không chỉ đơn thuần là đọc chính tả văn bản thô. Word còn cho phép tôi định dạng văn bản bằng chính giọng nói của mình. Nếu tôi muốn nhấn mạnh một từ, tôi chỉ cần nói “in đậm cái này” (bold this) để áp dụng định dạng in đậm.
Ví dụ, nếu tôi đọc chính tả câu “Windows tốt hơn Mac,” và sau đó tiếp tục với “in đậm Mac,” (bold Mac) thì Word sẽ tự động in đậm từ “Mac” trong câu. Điều này cũng hoạt động tương tự với việc in nghiêng (italicizing) hoặc gạch chân (underlining) các từ.
Không chỉ dừng lại ở đó, tôi còn có thể dễ dàng tạo các danh sách. Tôi có thể nói “bắt đầu danh sách” (start list) hoặc “bắt đầu danh sách đánh số” (start numbered list), và Word sẽ tự động định dạng văn bản của tôi thành các dấu đầu dòng hoặc số thứ tự. Khi hoàn thành, tôi chỉ cần nói “thoát danh sách” (exit list), và định dạng sẽ trở về văn bản bình thường.
Ví dụ về cách định dạng văn bản (in đậm) bằng lệnh giọng nói trong Microsoft Word Dictation
Tuyệt vời hơn nữa là tôi có thể kết hợp việc gõ bằng giọng nói với việc gõ phím truyền thống. Điều này cho phép tôi đọc chính tả một đoạn văn trong khi vẫn gõ các phần cụ thể của văn bản nơi tôi muốn kiểm soát nhiều hơn hoặc cần định dạng chi tiết.
Các Lệnh Giọng Nói Hữu Ích Cần Nắm Vững Khi Dùng Dictation
Để tận dụng tối đa công cụ đọc chính tả của Word, việc làm quen với các lệnh của nó là rất cần thiết. Dưới đây là những lệnh giọng nói tôi thấy hữu ích nhất khi sử dụng tính năng gõ bằng giọng nói của Word:
| Mục đích sử dụng | Lệnh giọng nói |
|---|---|
| Điều hướng tài liệu | – Next line (Xuống dòng) – Select [word or phrase] (Chọn [từ hoặc cụm từ]) |
| Chỉnh sửa văn bản | – Backspace (Xóa lùi) – Delete (Xóa) – Insert space (Thêm khoảng trắng) – Undo (Hoàn tác) |
| Định dạng văn bản | – Bold (In đậm) – Italics (In nghiêng) – Underline (Gạch chân) – Strikethrough (Gạch ngang chữ) – Align center/left/right (Căn giữa/trái/phải) – Clear all formatting (Xóa tất cả định dạng) |
| Lệnh đọc chính tả | – Show commands (Hiển thị lệnh) – Pause dictation (Tạm dừng đọc chính tả) – Stop dictation (Dừng đọc chính tả) – Exit dictation (Thoát đọc chính tả) |
Bạn có thể tham khảo trang hỗ trợ của Microsoft để xem lại các lệnh này thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng công cụ hiệu quả hơn.
Sau một thời gian sử dụng công cụ gõ bằng giọng nói của Word, tôi có thể tự tin khẳng định rằng nó vô cùng tiện lợi. Mặc dù tôi không sử dụng nó mỗi ngày, nhưng khi cần, nó giúp các công việc như soạn thảo bài viết hay thậm chí là viết email trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đây cũng là một công cụ tuyệt vời để ghi chú nhanh trong Word.
Bạn đã trải nghiệm tính năng gõ văn bản bằng giọng nói trong Word chưa? Hãy chia sẻ những thủ thuật và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng Thủ Thuật Mới khám phá sâu hơn công cụ hữu ích này nhé!
