Trong thế giới công nghệ hiện đại, có vô vàn công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) được giới thiệu, mỗi công cụ đều hứa hẹn sẽ sắp xếp cuộc sống và nâng cao hiệu quả làm việc của bạn. Mặc dù những công cụ này thường được thiết kế kỹ lưỡng và có thể hữu ích, chúng không phải là “viên đạn bạc” thần kỳ như cách chúng được quảng bá. Dưới đây là những lý do tại sao các công cụ quản lý tri thức cá nhân thường bị cường điệu hóa.
1. Sự phức tạp và tính năng quá tải
Dù là do áp lực cạnh tranh hay nhu cầu từ người dùng, hầu hết các công cụ quản lý tri thức cá nhân hiện nay đều khá phức tạp và khó tiếp cận đối với người mới bắt đầu. Chúng có xu hướng trở thành các “ứng dụng đa năng”, tích hợp thêm nhiều tính năng không cần thiết như quản lý tác vụ, lịch biểu hay lên kế hoạch.
Notion là một ví dụ điển hình về công cụ quản lý tri thức với nhiều tính năng và độ khó khi học. Đây là một ứng dụng phổ biến, nhưng số lượng tính năng khổng lồ lại làm giảm hiệu suất của chức năng cốt lõi, khiến việc sử dụng cho các tác vụ đơn giản, hàng ngày trở nên khó khăn.
Giao diện cơ sở dữ liệu Notion với các bài giảng đại học, minh họa sự phức tạp của công cụ quản lý tri thức cá nhân.
Trên thực tế, quản lý tri thức chỉ phức tạp như cách bạn biến nó thành. Không phải ai cũng cần tất cả các tính năng hào nhoáng mà các công cụ này quảng cáo, và các trường hợp sử dụng của chúng thường rất chuyên biệt. Hơn nữa, mọi người không nên bị lầm tưởng rằng việc điều chỉnh một thiết lập Obsidian phù hợp với nhiều plugin và script tự động hóa sẽ ngay lập tức giúp họ làm việc hiệu quả hơn, so với một hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thường thì việc phân chia hệ thống của bạn trên nhiều nền tảng khác nhau và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn sẽ tốt hơn.
Một ghi chú mẫu trong Obsidian, cho thấy khả năng tùy biến nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ phức tạp khi thiết lập hệ thống ghi chú.
2. Thời gian cài đặt và bảo trì
Thời gian cài đặt và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành một cái bẫy năng suất với các công cụ quản lý tri thức. Bạn có thể dễ dàng sa đà vào việc thiết kế một hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu, cơ sở dữ liệu và kiểu dáng, mà bỏ qua chính những ghi chú bạn muốn thực hiện. Việc quản lý hệ thống ghi chú bản thân nó trở thành một tác vụ, tiêu tốn thời gian và năng lượng lẽ ra có thể dùng cho công việc thực sự hiệu quả.
Chế độ xem biểu đồ kết nối của Obsidian, minh họa sự phức tạp và thời gian cần thiết để duy trì hệ thống quản lý tri thức cá nhân.
Đây không phải là vấn đề của bản thân các công cụ, mà là từ cách chúng được sử dụng và tiếp thị. Các công cụ quản lý tri thức được thiết kế để tùy biến và linh hoạt nhằm phục vụ người dùng với các nhu cầu khác nhau – đây là một điểm mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các thiết lập phức tạp không cần thiết và khó duy trì. Khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và thực tế hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu thiết lập hiện tại không phù hợp, hãy điều chỉnh cho đến khi bạn có một hệ lập phù hợp, nhưng hãy nhớ rằng không có thứ gì gọi là thiết lập hoàn hảo.
3. Quá nhiều lựa chọn
Có vô số công cụ quản lý tri thức trên thị trường, tất cả đều cung cấp các tính năng cốt lõi tương tự. Sự phong phú của các tùy chọn phần mềm này khiến việc lựa chọn công cụ phù hợp trở nên khó khăn.
Các nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, hơn cả những gì hầu hết người dùng nghĩ. Chúng đóng gói cùng các tính năng thiết yếu: ghi chú, gắn thẻ, tìm kiếm và liên kết, trong các giao diện khác nhau và với những biến thể nhỏ. Sự khác biệt chính giữa các công cụ này thường nằm ở phương pháp phân loại và cấu trúc ghi chú, cũng như mức độ “khóa” người dùng vào nền tảng của họ. Lý tưởng nhất, bạn nên chọn một nền tảng quản lý tri thức hoạt động ngoại tuyến, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng có thể dễ dàng xuất ra trong tương lai (ví dụ: Markdown). Khi đã sắp xếp được điều đó, bạn có thể đơn giản chọn cái bạn nghĩ là đẹp nhất hoặc cung cấp các tính năng cụ thể bạn yêu cầu.
4. Ảnh hưởng từ các “chuyên gia” năng suất
Các “chuyên gia” năng suất là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý tri thức cá nhân bị cường điệu hóa. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một lối tắt dẫn đến năng suất.
Công cụ quản lý tri thức yêu thích của họ, hoặc lựa chọn của tuần, được cho là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, cải thiện sự hiểu biết và xây dựng một “bộ não thứ hai”. Nội dung của họ thường tập trung nhiều hơn vào tính thẩm mỹ và khả năng tùy biến, thay vì tiện ích thực tế mà các công cụ mang lại. Chưa kể, các đoạn quảng cáo nơi họ nói về các mẫu hoặc khóa học đầy đủ cung cấp “mọi thứ bạn cần biết”.
Ảnh chụp màn hình các video YouTube về Obsidian và quản lý tri thức cá nhân, thể hiện ảnh hưởng của các "chuyên gia" năng suất.
Thông thường, tôi khá thận trọng với bất kỳ ai mà công việc chính là dạy người khác làm việc hiệu quả. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất, thay vì tự sống theo nó.
Quản lý tri thức cuối cùng quy về việc ghi lại những ghi chú tuyệt vời, chắt lọc và tổ chức những ghi chú đó theo cách có ý nghĩa đối với bạn. Cấu trúc nên phục vụ nội dung, chứ không phải ngược lại. Hệ thống quản lý tri thức cá nhân tốt nhất là hệ thống phù hợp với bạn, và nó có thể được triển khai trong bất kỳ công cụ nào, từ những tấm thẻ vật lý đến cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong Notion.
Tóm lại, dù các công cụ quản lý tri thức cá nhân có tiềm năng lớn, hiệu quả thực sự không nằm ở bản thân công cụ hay số lượng tính năng, mà ở cách bạn tiếp cận và xây dựng một hệ thống phù hợp với nhu cầu của mình. Đừng để mình bị cuốn vào vòng xoáy phức tạp hay những lời quảng cáo hào nhoáng. Hãy ưu tiên sự đơn giản, thực tế và tập trung vào việc tạo ra những ghi chú chất lượng.
Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn về các công cụ quản lý tri thức cá nhân trong phần bình luận bên dưới nhé!
