Việc tổ chức và sắp xếp ảnh không chỉ dành riêng cho các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Tôi từng nghĩ mình đã có đủ các bản sao lưu, và có đủ thời gian để sắp xếp sau. Nhưng chỉ vài sai lầm ngớ ngẩn đã khiến tôi mất hàng ngàn bức ảnh không thể thay thế. Nếu bạn chụp những bức ảnh mà bạn thực sự quan tâm, hãy đọc bài viết này trước khi bạn cũng đối mặt với nguy cơ mất chúng mãi mãi.
1. Sai Lầm: Không Giữ Nhiều Bản Sao Ảnh
Trước đây, tôi có thói quen chỉ lưu trữ ảnh ở một nơi duy nhất, trừ khi tôi cần chúng cho một mục đích cụ thể nào đó. Ví dụ, các bức ảnh từ máy ảnh của tôi thường chỉ nằm trên ổ cứng gắn ngoài cho đến khi tôi muốn đăng chúng lên Instagram. Trong những trường hợp đó, tôi mới chuyển các file sang điện thoại thông minh.
Việc không giữ nhiều bản sao đã rất rủi ro và tôi đã phải trả giá nhiều lần. Chẳng hạn, vào năm 2023, tôi vô tình làm rơi chiếc ổ cứng HDD xuống sàn. Ổ đĩa lập tức ngừng hoạt động, và tôi đã mất toàn bộ ảnh từ nhiều chuyến đi đáng nhớ.
Giờ đây, tôi luôn giữ ít nhất hai phiên bản của mỗi bức ảnh. Ngoài ổ cứng gắn ngoài, tôi còn lưu trữ ảnh trên Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tốt, cũng như một số giải pháp lưu trữ đám mây chú trọng quyền riêng tư.
2. Sai Lầm: Không Tạo Thư Mục Con Chi Tiết cho Ảnh
Tôi từng tổ chức ảnh của mình trong ba thư mục chính: “Chưa chỉnh sửa”, “Cần chỉnh sửa Photoshop”, và “Đã chỉnh sửa”.
Mặc dù ban đầu cách này có vẻ hữu ích, nhưng tôi bắt đầu gặp khó khăn khi số lượng ảnh ngày càng nhiều. Việc đưa tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi cảm thấy quá tải; việc xóa mọi thứ và bắt đầu lại từ đầu còn dễ hơn là sắp xếp lại chúng.
Giờ đây, tôi tạo các thư mục con khi cần thiết. Chẳng hạn, tôi tạo thư mục theo tháng cho các chủ đề và địa điểm chụp thường xuyên. Nếu cần, tôi thậm chí tạo danh mục cho từng tuần hoặc các buổi chụp ảnh cụ thể.
Thư mục ảnh được sắp xếp theo danh mục trên máy tính
3. Sai Lầm: Chỉ Lưu Trữ Một Định Dạng File Ảnh
Mặc dù JPEG là định dạng file ảnh mặc định phổ biến, nhưng việc không sử dụng các loại định dạng khác có thể gây ra nhiều vấn đề. Ví dụ, định dạng JPEG đôi khi không đủ chất lượng khi tôi muốn bán những bức ảnh của mình.
Thư mục chứa các file PSD trên ổ cứng
Hiện tại, tôi giữ những bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng file. TIFF rất tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster, và lưu ảnh dưới dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các file không nén (lossless). Tôi sử dụng định dạng PSD nếu tôi biết rằng mình sẽ chỉnh sửa chúng trong Photoshop sau này.
4. Sai Lầm: Không Có Quy Trình Ưu Tiên Ảnh Rõ Ràng
Dù là chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi đã học được rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ giúp việc tổ chức tốt hơn. Tôi từng giữ các file của mình theo một thứ tự ngẫu nhiên, điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian khi tôi muốn tìm lại chúng sau này.
Giờ đây, tôi rất nghiêm túc trong việc ưu tiên. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh cần giữ là yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi sắp xếp ảnh một cách gọn gàng với Adobe Bridge, ứng dụng này sử dụng hệ thống đánh giá sao. Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để loại bỏ và xóa những bức ảnh mà tôi biết mình sẽ không dùng đến.
Hệ thống đánh giá sao trong Adobe Bridge để ưu tiên ảnh
5. Sai Lầm: Không Đặt Tên File Ảnh Đúng Cách
Việc giữ nguyên tên file ảnh mặc định đã gây ra những căng thẳng không cần thiết khi tôi muốn tìm lại một bức ảnh sau này. “DSCF1234.jpg” không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm chút nào. Tìm kiếm theo ngày đôi khi cũng cứu vãn được tình hình, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác khi nào mình đã chụp những bức ảnh đó.
Các file ảnh đã được đổi tên trong thư mục
Mặc dù tôi không thể đổi tên file trực tiếp trên điện thoại, nhưng việc đổi tên trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách mà tôi có thể dễ dàng ghi nhớ, chẳng hạn như “Bồ_Đào_Nha_Bãi_Biển_Hoàng_Hôn_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ mà không cần phải vào đúng thư mục hoặc đoán mò.
6. Sai Lầm: Vô Tình Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh
Đôi khi tôi đã xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói đăng ký cũ của tôi không còn hoạt động trên Adobe Lightroom nữa. Tuy nhiên, tôi không nhận ra rằng việc tạo tài khoản mới sẽ khiến tôi mất tất cả ảnh (và cả các cài đặt sẵn – preset) của mình.
Trong những dịp khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi nhận thấy danh mục trống rỗng.
Tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó sẽ tìm các giải pháp thay thế. Nhưng nếu buộc phải xóa, tôi sẽ lưu tất cả các file vào một ổ cứng gắn ngoài và sau đó nhập ảnh vào Lightroom một lần nữa. Lightroom CC là một lựa chọn khác vì tất cả ảnh đều được lưu trữ trên một máy chủ đám mây.
7. Sai Lầm: Quá Phụ Thuộc vào Ứng Dụng Ảnh Mặc Định của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và có quyền truy cập iCloud, tôi từng phụ thuộc vào các ứng dụng ảnh mặc định của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi tôi cần xóa sạch thiết bị (điều này thường xuyên xảy ra), tôi lại mất tất cả các file của mình. Nhìn lại bây giờ, tôi thấy mình thật ngớ ngẩn vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục dễ dàng.
Thay vì dựa vào máy tính, tôi tải những bức ảnh quan trọng lên máy chủ đám mây. Rất may, máy Mac của tôi làm điều này theo mặc định — nhưng tôi khuyên bạn không nên chỉ sử dụng ứng dụng mặc định trên tất cả các hệ điều hành. Một lợi ích bổ sung là việc lưu trữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ đáng kể.
8. Sai Lầm: Không Tổ Chức Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Mặc dù tôi thường điều chỉnh kích thước ảnh Instagram theo tỷ lệ 4:5, nhưng tôi linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các nền tảng trực tuyến khác. Tuy nhiên, dù cần điều chỉnh kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục.
Ngoài việc mất những bức ảnh lẽ ra rất tuyệt vời để chia sẻ, việc không tổ chức ảnh dựa trên mục đích sử dụng còn khiến tôi phải làm thủ công nhiều hơn khi cố gắng tìm kiếm một bức ảnh cụ thể. Tạo các thư mục có tiêu đề “Dành cho Instagram”, “Chia sẻ với Gia đình”, v.v., là một giải pháp dễ dàng.
Các danh mục thư mục ảnh trên ổ cứng máy tính
9. Sai Lầm: Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ (Tag) cho Người Khác Trong Ảnh
Tôi chưa bao giờ nhận ra rằng việc gắn thẻ ai đó trên Facebook có thể áp dụng cho việc tổ chức ảnh ở những nơi khác. Việc tìm kiếm ảnh của những người cụ thể còn khó khăn hơn khi chỉ dựa vào các thư mục, và tôi ước gì mình đã thêm các thẻ tên cho ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng Nhận diện khuôn mặt (Facial Recognition) trong ứng dụng Ảnh, tôi không cần phải tạo thẻ trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi tạo chúng theo cách tương tự như các thẻ khác (chỉ khác là tôi dùng tên người thay vì một mô tả).
10. Sai Lầm: Không Sao Lưu Ảnh Thường Xuyên
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi việc nhìn vào các thư mục trở nên quá tải. Ngoài việc tốn nhiều thời gian hơn, điều đó có nghĩa là tôi luôn có nguy cơ mất file. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng tắt chế độ sao lưu tự động. Trong trường hợp có lỗi hệ thống hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất nhiều năm kỷ niệm.
Giờ đây, tôi thực hiện sao lưu định kỳ và ngắt quãng. Tôi bật tính năng sao lưu tự động của iCloud trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi sử dụng Lightroom và Photoshop, tôi tải ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau phiên làm việc.
Tổ chức ảnh mất thời gian, nhưng không nhiều bằng việc khôi phục những bức ảnh đã mất. Vì điều đó đôi khi là bất khả thi, tôi giờ đây luôn cố gắng giữ mọi thứ gọn gàng. Việc này giờ đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải tổ chức lại tất cả sau này. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc quản lý và sao lưu ảnh trong phần bình luận nhé!
