Bạn lo lắng khi phải gửi hàng trăm lời mời hay bản tin mà vẫn muốn mỗi thông điệp thật cá nhân hóa, tránh cảm giác máy móc? Đó cũng là nỗi băn khoăn của tôi cho đến khi khám phá ra Mail Merge. Với kỹ thuật này, chỉ mất vài phút để gửi hàng loạt lời mời sự kiện hoặc bản tin với dấu ấn cá nhân, đảm bảo không bỏ sót ai và mỗi người nhận được thông tin phù hợp với họ.
Mail Merge Là Gì và Vì Sao Nó Quan Trọng?
Mail Merge cho phép bạn gửi tin nhắn cá nhân hóa đến một nhóm lớn người nhận chỉ trong một lần. Bạn có thể chuẩn bị một mẫu thông điệp – thường là email, thư tay, hoặc bản tin – và cá nhân hóa nó cho nhiều người nhận mà không cần chỉnh sửa thủ công từng tin nhắn. Tôi thường sử dụng Mail Merge khi cần tiếp cận nhiều người cùng lúc nhưng vẫn muốn xưng hô với họ bằng tên riêng và bao gồm thông tin cụ thể liên quan đến từng người.
Hãy hình dung Mail Merge như một hệ thống tự động tùy chỉnh mẫu email của bạn với tên, địa chỉ hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác mà bạn muốn đưa vào. Một quy trình Mail Merge thường kết hợp ba yếu tố chính:
- Tài liệu Chính (Main Document): Đây là mẫu email hoặc thư từ được tạo trong các ứng dụng như Microsoft Word.
- Nguồn Dữ Liệu (Data Source): Thường là một bảng tính Excel, Google Sheets, hoặc danh bạ Outlook chứa các chi tiết như tên, địa chỉ, hoặc số đơn hàng của người nhận.
- Công Cụ Mail Merge (Mail Merge Tool): Là tính năng tích hợp trong Microsoft Word hoặc các tiện ích bổ sung của bên thứ ba trong Gmail.
Bằng cách khớp các trường giữ chỗ trong tài liệu chính của bạn (ví dụ: “«Tên»”) với các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu (ví dụ: cột “Tên” chứa “Nguyễn Văn A”), công cụ này sẽ tự động gửi từng email riêng lẻ trông như được viết riêng cho từng người nhận.
Chuẩn Bị Dữ Liệu: Chìa Khóa Cho Một Mail Merge Thành Công
Bất kể bạn sử dụng nguồn dữ liệu nào, tôi nhận ra tầm quan trọng của việc tạo ra dữ liệu sạch, được tổ chức tốt. Nếu danh sách liên hệ của bạn không đầy đủ hoặc lộn xộn, dù phần còn lại của quy trình Mail Merge có tốt đến đâu, email của bạn vẫn có thể gặp lỗi hoặc thiếu chi tiết. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian để làm sạch dữ liệu ngay từ đầu, bạn có thể sử dụng nó nhiều lần về sau.
- Xác định các trường thông tin cần thiết: Quyết định những thông tin bạn cần để cá nhân hóa email của mình. Thông thường, điều này bao gồm tên riêng, họ, địa chỉ email và có thể là địa điểm hoặc chi tiết đơn hàng gần đây.
- Tạo một tệp Excel và thêm dữ liệu: Sử dụng các tiêu đề cột rõ ràng cho mỗi loại dữ liệu. Ví dụ:
- FirstName (Tên Riêng)
- LastName (Họ)
- Email (Địa chỉ Email)
- Company (Công ty)
- PhoneNumber (Số điện thoại)
- Làm sạch bảng tính của bạn: Loại bỏ bất kỳ khoảng trắng thừa hoặc vấn đề định dạng nào, và xác minh tất cả các địa chỉ email đều chính xác. Một nguồn dữ liệu gọn gàng, nhất quán sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ.
Lựa Chọn Công Cụ Mail Merge Phù Hợp
Khi nói đến các công cụ Mail Merge, tôi thường sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 (Word, Excel và Outlook) vì các tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp liền mạch. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Gmail và Google Sheets cho các hoạt động hợp nhất nhanh chóng hoặc khi làm việc trên các dự án cộng tác nhỏ trên nền tảng của Google.
Các công cụ Mail Merge khác nhau cung cấp các tính năng và mức độ phức tạp đa dạng. Tôi khuyên bạn nên chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc, kích thước danh sách gửi thư và sở thích cá nhân của mình. Nếu bạn cần các tính năng nâng cao như phân tích chi tiết, lên lịch hoặc tự động hóa, hãy cân nhắc các nền tảng chuyên biệt (ví dụ: Mailchimp cho bản tin điện tử).
Hướng Dẫn Chi Tiết Mail Merge Với Excel, Word và Outlook
Microsoft Word cung cấp rất nhiều quyền kiểm soát đối với Mail Merge thông qua tab Mailings, bao gồm cả một trình hướng dẫn Mail Merge. Tuy nhiên, tôi sẽ hướng dẫn cách tiếp cận đơn giản hơn với các tùy chọn trên tab Mailings.
Chuẩn Bị Dữ Liệu Trong Excel
Hãy đầu tư công sức vào việc tạo và duy trì một bảng tính Excel chứa dữ liệu liên hệ của bạn. Và một lời khuyên chân thành: hãy sao lưu nó ở một nơi an toàn.
Dữ liệu mẫu trong Excel chuẩn bị cho Mail Merge
Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị và định dạng bảng tính đúng cách:
- Nếu dữ liệu của bạn đã có trong Excel, bạn có thể chuẩn bị trực tiếp. Nếu nó ở định dạng .txt hoặc .csv, bạn phải nhập nó vào Excel và chuẩn bị.
- Đảm bảo mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng (ví dụ: “FirstName”, “LastName”, “Email”).
- Thực hành tốt nhất là đặt tên cột trong bảng tính khớp với tên trường Mail Merge. Ngoài ra, bạn cần tách riêng các cột tên riêng và họ để có thể xưng hô với người nhận bằng tên riêng của họ.
- Định dạng các cột chứa dữ liệu số có thể khá phức tạp. Ví dụ, mã ZIP/mã bưu chính phải được định dạng dưới dạng văn bản để giữ lại bất kỳ số 0 đứng đầu nào (ví dụ: 00499). Hãy định dạng chúng dưới dạng văn bản trước khi nhập.
- Trong mẫu Word, hãy đặt ký hiệu thích hợp cho bất kỳ loại tiền tệ hoặc phần trăm nào trước hoặc sau trường trộn. Nếu không có chúng, bất kỳ con số nào cũng có thể không có ý nghĩa đối với người nhận.
Bạn đang tìm kiếm dữ liệu mẫu để thực hành Mail Merge? Các ví dụ ở đây được tạo trên các trang web như Mockaroo và Generate Data.
Bắt Đầu Mail Merge Trong Microsoft Word
Soạn thảo nội dung email trong Microsoft Word và lưu tài liệu trên máy tính của bạn như một mẫu để sử dụng trong tương lai. Có nhiều kịch bản Mail Merge khác nhau. Ví dụ, bạn có thể cần gửi tệp đính kèm với mỗi email hoặc gửi dữ liệu kinh doanh khác nhau cho mỗi người nhận tùy theo vai trò của họ. Các phương pháp phức tạp hơn cũng có thể được bao gồm với Rules (Mailings > Write & Insert Fields group > Rules).
- Tạo hoặc mở tài liệu Word mà bạn muốn sử dụng cho Mail Merge.
- Nhấp vào tab Mailings trên thanh ribbon.
- Chọn Start Mail Merge > E-mail Messages từ menu thả xuống.
Bắt đầu tính năng Mail Merge trong Microsoft Word từ tab Mailings
Bây giờ, hãy viết nội dung email của bạn vào tài liệu trống. Để lại khoảng trống nơi bạn muốn chèn thông tin cá nhân hóa. Word sẽ chèn các trường trộn từ nguồn dữ liệu của bạn vào đây.
Mẫu thư Mail Merge với các trường dữ liệu cá nhân hóa trong Word
Tiếp theo, đã đến lúc lấy dữ liệu từ Excel.
- Nhấp vào Select Recipients > Use an Existing List.
- Duyệt đến tệp Excel nguồn và nhấp vào Open trong hộp thoại để chọn nó.
- Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách mới từ tùy chọn Type a New List trong menu thả xuống.
- Chọn File > Save để lưu tài liệu.
- Bất cứ nơi nào bạn muốn chèn thông tin cá nhân hóa (như tên riêng của ai đó), hãy nhấp vào Insert Merge Field.
- Chọn tiêu đề cột Excel có liên quan.
- Trên tab Mailings, nhấp vào Preview Results.
- Sử dụng các nút mũi tên để xem trước các người nhận khác nhau.
Xác minh rằng tên, công ty và các trường khác xuất hiện chính xác trong nội dung văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Check for Errors để phát hiện các trường trống. Các trường như «FirstName» đảm bảo người nhận thấy tên của họ thay vì một lời chào chung chung. Bạn cũng có thể tự động hóa kiểu tên và lời chào với tùy chọn Greeting Line trong nhóm Write & Insert Fields.
Gửi Email Đã Trộn Qua Outlook
Nếu bản xem trước của bạn hiển thị kết quả nhất quán, tất cả những gì còn lại là giao giai đoạn cuối cùng cho Outlook.
- Nhấp vào Finish & Merge > Send Email Messages.
- Chỉ định các trường sau trong tùy chọn Merge to Email:
- Trường To: Chọn cột Excel chứa email người nhận (ví dụ: “Email”).
- Subject line (Dòng tiêu đề): Thêm văn bản tiêu đề mong muốn của bạn vào đây (bạn không thể chèn trường mail-merge ở đây trong Mail Merge cơ bản của Word).
- Mail format (Định dạng thư): Chọn HTML để có email được định dạng đẹp mắt.
- Nhấn OK, và Word sẽ chuyển giao từng email cá nhân hóa cho Outlook.
- Mở Outlook để xác nhận các tin nhắn đã nằm trong Outbox hoặc Sent folder của bạn.
Hoàn tất quá trình Mail Merge và gửi email qua Outlook từ Word
Nếu bạn có một danh sách lớn, hãy cân nhắc gửi email theo từng đợt để phát hiện và sửa chữa bất kỳ lỗi nào. Một số nhà cung cấp dịch vụ email cũng áp đặt giới hạn gửi, hạn chế số lượng email bạn có thể gửi trong một giờ hoặc một ngày.
Cách Tạo Mail Merge Với Gmail & Google Sheets
Gmail và Google Sheets cũng là một phương pháp thay thế hiệu quả cho Mail Merge. Mặc dù Gmail không có khả năng Mail Merge tích hợp sẵn, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng Google Sheets và một số tiện ích bổ sung Mail Merge tuyệt vời.
Quá trình này bao gồm việc lưu trữ dữ liệu trong Google Sheets và gửi email bằng cách sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome như Mail Merge. Lưu ý rằng nhiều tiện ích bổ sung không yêu cầu đăng ký Google Workspace. Chúng hoạt động trong phiên bản miễn phí của Gmail nhưng có thể có các tính năng hoặc giới hạn số lượng cụ thể. Mail Merge vẫn là một trong những phương pháp tôi thường dùng để gửi số lượng lớn email cá nhân hóa.
Mail Merge không chỉ dành cho email doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng nó tại nhà để gửi lời chúc mừng ngày lễ, thực hiện các hoạt động tiếp cận cộng đồng hoặc giao tiếp với giáo viên và học sinh. Bước quan trọng là phân đoạn dữ liệu của bạn với một mẫu được soạn thảo tốt. Ngoài ra, hãy làm theo các mẹo trên và cân nhắc múi giờ nếu bạn có danh sách liên hệ toàn cầu.
