Trong thế giới công nghệ phát triển không ngừng, ai trong chúng ta cũng đều ít nhất một lần bị cuốn hút bởi những “thủ thuật năng suất” đình đám, hứa hẹn thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc và nâng cao hiệu quả công việc. Từ việc quản lý thời gian đến tối ưu hóa quy trình làm việc, có vô vàn phương pháp được quảng bá rầm rộ. Tuy nhiên, sau nhiều năm tự mình trải nghiệm và kiểm chứng, tôi nhận ra rằng không phải mọi phương pháp năng suất đều phù hợp với tất cả mọi người. Một số kỹ thuật có vẻ như được sinh ra để bán sách hơn là thực sự cải thiện cuộc sống và công việc hàng ngày của chúng ta. Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân của tôi về các phương pháp năng suất mà tôi đã thử nhưng không mang lại hiệu quả như mong đợi, đồng thời cung cấp góc nhìn thực tế giúp bạn tìm ra con đường riêng để tối ưu năng suất làm việc của mình.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Khi Sự Ràng Buộc Phản Tác Dụng
Time-blocking, hay còn gọi là chặn thời gian, là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến nhất mà tôi từng thử. Ý tưởng là phân chia ngày làm việc thành các khối thời gian cụ thể, mỗi khối dành cho một nhiệm vụ riêng biệt. Tuy nhiên, đối với tôi, nó lại là một thảm họa toàn diện. Tôi liên tục cảm thấy quá tải và bị áp lực bởi một lịch trình cứng nhắc. Mọi thứ dường như phải diễn ra hoàn hảo đến từng phút; chỉ cần lệch một chút, toàn bộ kế hoạch sẽ đổ vỡ và gây ra sự tồn đọng công việc.
Giao diện ứng dụng lịch biểu đang tạo và tùy chỉnh một cuộc họp mới, minh họa việc lên kế hoạch thời gian.
Sau đó, tôi chuyển sang Timeboxing – một biến thể tương tự. Thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn chỉ định thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành một khoảng thời gian cho các công việc tự do nói chung, thay vì chỉ định cho một dự án của khách hàng cụ thể. Mặc dù có phần cải thiện hơn, tôi vẫn cảm thấy bị gò bó. Dù giờ làm việc của tôi vẫn tương đối cố định mỗi ngày, nhưng tôi đã học cách làm cho lịch trình của mình linh hoạt hơn rất nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cảm thấy hài lòng hơn đáng kể.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Khoảng Nghỉ Đúng Lúc Là Quan Trọng Hơn
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm việc làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi ngắn. Tôi cần những khoảng nghỉ giữa giờ vì thường có xu hướng nhìn chằm chằm vào máy tính suốt sáu giờ liên tục, và sau đó tự hỏi tại sao mình lại không thể làm được gì khác vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro với cấu trúc chuẩn không thực sự hiệu quả với tôi.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút làm việc, theo quan điểm của tôi, không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến lúc đó, tôi chỉ vừa mới bắt đầu nhập tâm vào nhiệm vụ. Việc dừng-nghỉ liên tục khiến tôi bị gián đoạn và trở nên khó chịu, thậm chí là bực bội. Để khắc phục những nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, tôi đã điều chỉnh bằng cách nghỉ giải lao mỗi giờ hoặc sau khi viết được khoảng 1.000 từ. Nếu bạn định thử phương pháp này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc lên – đặc biệt nếu bạn là người dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng Bộ Não Thứ Hai: Khi Sự Phức Tạp Gây Áp Lực
Cách đây vài năm, khi tôi đang trong giai đoạn cực kỳ ám ảnh với năng suất, tôi đã khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Mặc dù tôi rất yêu thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp xây dựng “bộ não thứ hai” lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, nó khiến tôi cảm thấy choáng ngợp và thậm chí tôi không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng được thiết kế để xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi đã bắt gặp meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Ghi chú của Apple), điều này khá đúng với cảm giác của tôi vào thời điểm đó. Thành thật mà nói, tôi nghĩ rằng việc xây dựng một bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là một nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của tôi yêu cầu một hệ thống phức tạp đến vậy.
4. Ăn Con Ếch: Ưu Tiên Đúng Cách Theo Từng Công Việc
Ăn con ếch (Eating the Frog) là một phương pháp mà bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày đầu tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà mình ghét nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng ăn con ếch, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Tôi đã dành thời gian suy nghĩ về lý do tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng việc ăn con ếch chỉ hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc một việc gì đó tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một công việc, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác trước và gạch nó ra khỏi danh sách việc cần làm. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó khăn mà không bị phân tâm. Việc trở nên tối giản hơn và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự mang lại giá trị đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố ý đặt ít việc hơn vào danh sách cần làm; nếu mọi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Đơn Giản Hóa Phức Tạp
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng Ma trận Eisenhower bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền, và Loại bỏ. Mặc dù khái niệm này rất tuyệt vời, tôi lại dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ về việc nhiệm vụ nên được đặt vào phần nào và kết quả là hoàn thành rất ít việc. Đối với tôi, đó lại là một cách để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên nhiệm vụ thấp nhất trong ứng dụng quản lý công việc Todoist, thể hiện khả năng phân loại và sắp xếp nhiệm vụ.
Giống như phương pháp ăn con ếch, tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, với tư cách là một người làm việc tự do, những việc giúp tôi tiến lên là viết, chỉnh sửa, đề xuất ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác đều là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch Toàn Tuần: Cần Sự Linh Hoạt Cao
Tôi đã trải qua một giai đoạn khi tôi lập kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm trong tuần từ trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp mình tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế tôi không thể tập trung hơn. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần trước khiến tôi không thể thích nghi với các kịch bản thay đổi.
Một chiếc điện thoại hiển thị danh sách công việc bên cạnh sổ ghi chú viết tay, bút và các tờ ghi chú nhỏ, biểu tượng của việc lập kế hoạch công việc.
Vì tôi là một người làm việc tự do, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phải phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt cả ngày. Tôi nên nhấn mạnh rằng tôi hoàn toàn có thể thấy những lợi ích của việc lập kế hoạch toàn bộ tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp có các công việc lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự được hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Khi Phân Loại Thành Trì Hoãn Mới
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi nhiều.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không phải để tỏ ra kiêu ngạo, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Triage làm là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không giúp tôi tiết kiệm được bất kỳ thời gian nào. Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ đơn giản là đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một điểm đánh dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Kết thúc quá trình tìm hiểu và thử nghiệm các phương pháp quản lý năng suất, điều tôi rút ra được là không có một công thức chung nào phù hợp cho tất cả mọi người. Thay vì mù quáng chạy theo các “thủ thuật năng suất” đình đám, điều quan trọng là bạn phải tự mình khám phá và điều chỉnh. Hãy thử nghiệm nhiều kỹ thuật khác nhau, nhưng đừng ngần ngại loại bỏ những phương pháp không phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của bạn. Hãy tìm ra con đường riêng, đơn giản nhưng hiệu quả, để tối ưu hóa năng suất làm việc của mình.
Bạn đã từng thử những phương pháp năng suất nào và chúng có hiệu quả với bạn không? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn về chủ đề này trong phần bình luận bên dưới nhé!
