Trong thế giới Google Docs, hầu hết người dùng chỉ quen thuộc với hai lệnh cơ bản: Ctrl+C và Ctrl+V. Tuy nhiên, có những “bí kíp” thực sự nằm ở các phím tắt ít được biết đến hơn, đặc biệt hữu ích khi bạn phải điều hướng các tài liệu dài hoặc sửa định dạng một cách nhanh chóng. Là một chuyên gia SEO và biên tập viên dày dặn kinh nghiệm tại thuthuatmoi.net, tôi hiểu rõ giá trị của việc tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết này sẽ tiết lộ những phím tắt Google Docs mạnh mẽ mà một khi bạn đã sử dụng, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể làm việc mà không có chúng.
1. Dán Không Định Dạng Giúp Văn Bản Sạch Hơn
Đây là phím tắt được nhiều người dùng yêu thích, và vì một lý do chính đáng. Khi bạn sao chép văn bản từ một trang web và dán vào tài liệu của mình, bạn thường phải đối mặt với các vấn đề về font chữ lạ, màu sắc ngẫu nhiên và định dạng không khớp. Thay vì mất thời gian để dọn dẹp, bạn chỉ cần sử dụng Ctrl + Shift + V (Windows) hoặc Cmd + Shift + V (Mac) để dán nội dung mà không giữ định dạng gốc.
Với phím tắt tiện lợi này, mọi định dạng ban đầu sẽ được loại bỏ và văn bản thuần túy sẽ được dán vào, khớp với phong cách tài liệu của bạn. Nó cực kỳ hữu ích khi bạn đang trích dẫn từ các bài báo nghiên cứu, sao chép đoạn mã lập trình, hoặc lấy văn bản từ email.
2. Thêm Bình Luận Mà Không Gián Đoạn Luồng Công Việc
Việc thêm bình luận vào tài liệu thường đòi hỏi bạn phải tô sáng văn bản, nhấp chuột phải và điều hướng qua các menu. Phím tắt Ctrl + Alt + M (Windows) hoặc Cmd + Option + M (Mac) cho phép bạn thêm bình luận ngay lập tức mà không làm gián đoạn quá trình nhập liệu.
Phím tắt này đặc biệt hữu dụng trong các phiên chỉnh sửa. Bạn có thể đánh dấu các phần cần kiểm tra lại thông tin, đề xuất viết lại, hoặc để lại lời nhắc nhở mà không làm gián đoạn mạch đọc. Nó cũng rất tuyệt vời cho các dự án hợp tác, nơi bạn cần đưa ra phản hồi nhanh chóng. Để sử dụng phím tắt này hiệu quả hơn, hãy kết hợp nó với các phím tắt Google Docs khác. Ví dụ, bạn có thể kết hợp nó với Ctrl + Shift + Mũi tên Phải/Trái để chọn văn bản bằng bàn phím, thêm bình luận, nhập ghi chú của bạn và nhấn Enter.
3. Nhập Liệu Bằng Giọng Nói Tiết Kiệm Thời Gian Gõ Phím
Tính năng nhập liệu bằng giọng nói của Google Docs chuyển lời nói của bạn thành văn bản với độ chính xác ấn tượng. Khi ngón tay của bạn mệt mỏi nhưng bộ não vẫn đang tràn đầy ý tưởng, Ctrl + Shift + S (hoạt động trên cả Windows và Mac) sẽ ngay lập tức kích hoạt tính năng này. Khả năng nhận diện giọng nói của Google rất ấn tượng và nó cũng hiểu các lệnh dấu câu.
Bạn có thể nói “chấm” để thêm dấu chấm, “xuống dòng” để bắt đầu đoạn mới, hoặc “phẩy” để thêm dấu phẩy. Nó xử lý các thuật ngữ kỹ thuật đáng ngạc nhiên, mặc dù bạn có thể cần chỉnh sửa một hoặc hai từ. Nhập liệu bằng giọng nói là hoàn hảo cho các bản nháp đầu tiên, các buổi động não, hoặc khi bạn đang gặp vấn đề về căng thẳng lặp đi lặp lại. Để đạt được kết quả tốt nhất với tính năng này, hãy cố gắng nói tự nhiên và rõ ràng, nhưng đừng nói quá chậm. AI thường hoạt động tốt hơn với các mẫu lời nói bình thường hơn là phát âm quá cẩn thận.
4. Chọn Nhanh Toàn Bộ Đoạn Văn
Khi làm việc với các tài liệu dài hơn, bạn thường cần điều chỉnh toàn bộ các phần cùng một lúc. Một vấn đề phổ biến khi chọn bằng cách nhấp và kéo là bạn có thể thường xuyên bỏ lỡ từ đầu tiên hoặc lấy nhầm văn bản từ các đoạn liền kề. Để chọn chính xác, hãy sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên lên/xuống (Windows) hoặc Cmd + Shift + Mũi tên lên/xuống (Mac) để chọn ngay lập tức toàn bộ đoạn văn.
Phím tắt này giúp việc tái cấu trúc tài liệu và áp dụng định dạng nhất quán trở nên dễ dàng, ngay cả khi bạn đang di chuyển các phần hoặc định dạng nhiều đoạn văn với cùng một kiểu.
5. Di Chuyển Đoạn Văn Lên Xuống Tức Thì
Thông thường, khi bạn cần sắp xếp lại các đoạn văn để có luồng ý tưởng tốt hơn, bạn sẽ cắt và dán các khối văn bản, điều này có nguy cơ làm hỏng định dạng. Tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên/xuống (Windows) hoặc Option + Shift + Mũi tên lên/xuống (Mac) di chuyển đoạn văn hiện tại của bạn lên hoặc xuống mà không cần sử dụng clipboard.
Hãy đặt con trỏ của bạn vào bất kỳ vị trí nào trong đoạn văn và sử dụng phím tắt này để đưa nó vào vị trí hoàn hảo. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc lên dàn ý, sắp xếp lại danh sách hoặc sửa chữa luồng các lập luận của bạn. Phím tắt này cũng hoạt động tuyệt vời với các dấu đầu dòng và danh sách được đánh số. Bạn có thể sắp xếp lại toàn bộ các phần mà không phải lo lắng về việc làm hỏng định dạng hoặc mất số thứ tự.
6. Nhảy Đến Đầu Hoặc Cuối Tài Liệu Mà Không Cần Cuộn
Cuộn qua một tài liệu dài không hề vui chút nào khi bạn phải nhảy đi nhảy lại từ đầu đến cuối. Trên Windows, nhấn Ctrl + Home để đi đến đầu và Ctrl + End để đến cuối. Trên máy Mac, Cmd + Mũi tên lên sẽ đưa bạn lên đầu, và Cmd + Mũi tên xuống sẽ di chuyển bạn xuống cuối ngay lập tức.
Phím tắt này rất tiện lợi khi bạn làm việc với các báo cáo, bản thảo hoặc tài liệu nghiên cứu dài. Cá nhân tôi thường xuyên cần kiểm tra phần giới thiệu sau khi viết phần kết luận và ngược lại, vì vậy phím tắt này giúp việc di chuyển nhanh chóng giữa các phần trở nên dễ dàng.
7. Bonus: Hiển Thị Tất Cả Phím Tắt Khi Bạn Quên
Tôi sử dụng những phím tắt này hàng ngày để tăng tốc quy trình làm việc trên Google Docs và giảm sự phụ thuộc vào chuột. Nhưng còn hàng tá phím tắt khác đáng để học, mặc dù khó mà nhớ hết tất cả. May mắn thay, bạn có thể hiển thị danh sách các phím tắt Google Docs được hỗ trợ bằng cách sử dụng Ctrl + / (Windows) hoặc Cmd + / (Mac).
Cửa sổ "Phím tắt bàn phím" trong Google Docs hiển thị danh sách đầy đủ các phím tắt hữu ích, có thể tìm kiếm để tăng hiệu suất làm việc.
Danh sách này cũng có thể tìm kiếm được. Trong thanh tìm kiếm “Phím tắt bàn phím”, bạn có thể gõ “định dạng” để tìm các phím tắt liên quan đến định dạng, “chèn” cho các tùy chọn chèn, hoặc duyệt các danh mục để khám phá những phím tắt bạn chưa từng biết đến.
Những phím tắt này là công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà không cần liên tục với chuột. Hãy bắt đầu với những phím bạn cần nhất. Một khi bạn đã quen với chúng, bạn sẽ thấy năng suất làm việc của mình trên Google Docs tăng lên đáng kể. Hãy áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
