Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng trên toàn thế giới nhờ khả năng tổ chức, quản lý công việc và kiến thức vượt trội. Phiên bản miễn phí của Notion vốn đã mang lại rất nhiều giá trị, nhưng đối với những ai muốn tối ưu hóa năng suất và mở rộng khả năng làm việc nhóm, gói đăng ký Notion Plus có thể là một “người thay đổi cuộc chơi” thực sự. Mặc dù cần chi trả một khoản phí, những lợi ích mà Notion Plus mang lại thường khiến nó tự chi trả cho chính nó. Vậy, những lợi ích Notion Plus nào khiến nó trở thành khoản đầu tư xứng đáng, đặc biệt cho người dùng chuyên nghiệp và các đội nhóm?
1. Tự Động Hóa Mạnh Mẽ: Tiết Kiệm Thời Gian Quản Lý Bảng Biểu Lớn
Trong phiên bản Notion miễn phí, việc quản lý các quy trình công việc lặp đi lặp lại hoặc cập nhật trạng thái nhiệm vụ trong bảng thường khá thủ công. Ví dụ, khi một nhiệm vụ thay đổi trạng thái, bạn phải tự tay điều chỉnh các trường liên quan. Điều này trở nên đặc biệt khó khăn khi quy trình làm việc trở nên phức tạp hoặc khi bạn phải xử lý một lượng lớn dữ liệu.
Với Notion Plus, tính năng tự động hóa (automations) đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta tương tác với bảng biểu. Chỉ cần thay đổi một trường thả xuống (drop-down field), mọi dữ liệu liên quan khác trong bảng sẽ tự động cập nhật. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Ví dụ, một bảng theo dõi trạng thái các bài viết có thể tự động cập nhật ngày gửi, người duyệt khi trạng thái bài được chuyển từ “Đang viết” sang “Đã nộp”. Ngoài ra, Notion Plus còn hỗ trợ các tự động hóa được lên lịch trình, phù hợp cho các quy trình định kỳ. Khả năng này giúp bạn quản lý công việc trong Notion dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt khi dòng công việc trở nên bận rộn và nhiều chi tiết hơn.
Dự án Asana được đồng bộ hóa trong Notion, minh họa khả năng tự động hóa và quản lý bảng biểu.
Trước khi nâng cấp lên gói Plus, việc phải cập nhật thủ công từng thuộc tính trong các bảng Notion khiến chúng trở nên khó quản lý ngay khi khối lượng công việc tăng lên. Nay, với tự động hóa, mọi thứ trở nên trơn tru và hiệu quả hơn.
2. Không Giới Hạn Khối và Khách Mời: Tổ Chức Thông Tin Hiệu Quả Trên Một Trang
Các “khối” (blocks) trong Notion là những thành phần cơ bản để xây dựng nội dung trên một trang, bao gồm danh sách việc cần làm, ô kiểm, nội dung nhúng, hay đơn giản là các đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion giới hạn 1.000 khối khi bạn chia sẻ trang với người khác, điều này có thể gây trở ngại lớn cho các dự án hợp tác hoặc tài liệu có độ phức tạp cao.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, mang đến cho bạn khả năng sử dụng khối không giới hạn, đồng thời cho phép mời tối đa 100 khách (guests) vào các trang của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các đội nhóm. Dù bạn không chia sẻ trang với quá nhiều người, việc có không giới hạn khối trong một không gian làm việc chung đồng nghĩa với việc bạn và đồng đội có thể xây dựng các trang khổng lồ, cơ sở dữ liệu phức tạp và hệ thống theo dõi mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc quản lý tài liệu cho các trang web đang phát triển. Các tài liệu này được chia sẻ giữa nhiều thành viên trong nhóm, mỗi người phụ trách một phần riêng biệt như thiết kế, mã nguồn backend, tài liệu phía khách hàng, v.v. Với Notion Plus, bạn có thể tổ chức tất cả thông tin về một trang web, từ thiết kế đến tài liệu code, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với đồng đội. Điều này giúp quá trình hợp tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, hoàn toàn biện minh cho chi phí đăng ký khoảng 10 đô la.
Notion Plus cũng mang đến khả năng tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp có dung lượng tối đa 5GB. Dung lượng này quá đủ để bạn tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn và các tệp văn bản liên quan đến một dự án cụ thể, tất cả được tập trung trên một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ Dự Án: Dễ Dàng Theo Dõi Hiệu Suất
Notion Plus cung cấp khả năng trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu dưới nhiều định dạng biểu đồ khác nhau như biểu đồ đường, biểu đồ cột và biểu đồ hình tròn (donut graphs). Kết hợp với tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên vô cùng dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Giao diện Notion hiển thị biểu đồ tiến độ trong cơ sở dữ liệu, giúp trực quan hóa quá trình quản lý nhiệm vụ.
Mặc dù bạn vẫn có thể thực hiện một số hình thức theo dõi tiến độ trong phiên bản Notion miễn phí, nhưng sẽ mất nhiều công sức hơn để đạt được độ chính xác cao. Việc sử dụng thuộc tính “relation” và “rollup” là cách dễ nhất để tính toán. Chẳng hạn, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành của một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính rollup được liên kết với các ô kiểm (checkboxes) theo dõi các mục tiêu riêng lẻ.
Việc trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết dự án đã đi được bao xa. Các chỉ số trực quan giúp bạn dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ, phân bổ nguồn lực vào đúng lĩnh vực, tăng cường trách nhiệm cá nhân và cho phép bạn theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Phiên Bản Dài Hơn: An Tâm Hơn Khi Làm Việc Và Hợp Tác
Đã bao giờ bạn muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ hơn nhưng lại nhận ra rằng nó quá cũ và chương trình bạn đang dùng không lưu trữ lịch sử đủ dài? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn sẽ có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với chỉ 7 ngày trên phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng 30 ngày.
Giao diện Notion hiển thị lịch sử phiên bản của một trang, cho phép người dùng xem và khôi phục các bản trước đó.
Đối với người dùng chuyên nghiệp, tiện ích lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Bạn có thể làm việc mà không lo lắng về việc vô tình xóa nội dung trang, và tự tin chia sẻ trang với đồng đội hoặc khách mời mà không phải căng thẳng về việc ai đó có thể vô tình xóa một đoạn văn bản hoặc bảng quan trọng.
Tính năng này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Nhiều người thường xuyên quay lại giữa các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Nó cũng hữu ích để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ phát triển theo thời gian, hoặc liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của những công việc lẽ ra đã bị mất đi nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng, chắc chắn vượt xa chi phí đăng ký.
5. Không Giới Hạn Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ: Quản Lý Đa Dạng Luồng Dữ Liệu
Trong gói miễn phí của Notion, bạn chỉ được phép sử dụng một cơ sở dữ liệu đồng bộ (synced database), điều này có thể gây khó khăn nếu bạn cần theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài như GitHub hay Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép bạn đồng bộ các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ đó. Tất cả những gì bạn cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trong Notion, minh họa việc quản lý các dự án và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Việc có các cơ sở dữ liệu riêng biệt trên mỗi trang để theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn hàng (row limit) trong gói Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Tổng thể, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề trên GitHub với các nhiệm vụ trong Notion và đề cập đến các ticket hoặc vấn đề này ở bất kỳ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu đồng bộ từ GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Chuyên Nghiệp: Nâng Tầm Thương Hiệu Cá Nhân/Đội Nhóm
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh favicon và hình ảnh xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh (custom headers), và nhiều hơn nữa. Những tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn tạo các trang cho khách hàng, nơi cần có một bản sắc thương hiệu cụ thể và không muốn trông như được vội vàng tạo ra trong một chương trình bên ngoài.
Một máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, cùng với các bản phác thảo website và một điện thoại có logo Notion.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tinh chỉnh giao diện các trang Notion của mình và thiết kế chúng đẹp mắt hơn. Mặc dù phải mất một thời gian để tùy chỉnh trang theo ý muốn, nhưng một không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn phải nhìn vào một tài liệu trong nhiều giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp mắt hơn thiết kế mặc định của Notion.
Không phải trang nào cũng cần được tùy chỉnh cầu kỳ, nhưng việc sử dụng tính năng này đủ thường xuyên sẽ tạo nên sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của bạn nổi bật và tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Cần lưu ý rằng Notion Sites không dành cho tất cả mọi người và đôi khi cũng có những hạn chế nhất định.
Kết Luận
Notion Plus thực sự có thể tạo nên điều kỳ diệu nếu bạn sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại, theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình. Các tính năng mà gói Plus cung cấp không chỉ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm bớt rắc rối trong quá trình làm việc, mà còn nâng cao đáng kể năng suất và hiệu quả. Về lâu dài, những lợi ích này cuối cùng sẽ vượt xa chi phí đăng ký, biến Notion Plus trở thành một khoản đầu tư xứng đáng cho bất kỳ ai muốn tối ưu hóa trải nghiệm làm việc với Notion.
Bạn đã từng trải nghiệm Notion Plus chưa? Đâu là tính năng bạn yêu thích nhất và tại sao? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng thảo luận về tiềm năng của công cụ năng suất tuyệt vời này!
