Cách Power Automate Windows 11 Giúp Tôi Tăng Năng Suất Hàng Ngày

Bạn có bao giờ ước chiếc PC của mình có thể tự động xử lý những công việc lặp đi lặp lại hàng ngày? Nhờ Power Automate trong Windows 11, việc biến máy tính thành trợ lý đắc lực đã trở thành hiện thực. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã sử dụng Power Automate để tự động hóa các hoạt động lặp lại và nâng cao năng suất cá nhân một cách đáng kể. Đây là những cách tôi đã áp dụng Power Automate để biến chiếc PC của mình thành một công cụ làm việc hiệu quả hơn, giúp tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và tiết kiệm thời gian quý báu.

5 Cách Sử Dụng Power Automate Giúp Nâng Cao Năng Suất

Power Automate cung cấp nhiều khả năng tự động hóa các tác vụ từ đơn giản đến phức tạp. Dưới đây là 5 ứng dụng thực tế mà tôi đã triển khai để tối ưu hóa công việc hàng ngày của mình trên Windows 11.

1. Dọn Dẹp Desktop Tự Động Hàng Ngày

Mặc dù có nhiều cách hiệu quả hơn để lưu trữ tệp tin so với việc để chúng trên màn hình nền, desktop của tôi thường xuyên trở thành nơi chứa các ảnh chụp màn hình, tài liệu và những tệp ngẫu nhiên trong suốt cả ngày, khiến nó trở nên lộn xộn. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tạo một luồng Power Automate giúp tự động tổ chức các tệp trên desktop vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.

Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời điểm cố định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp đến các thư mục tương ứng dựa trên loại tệp của chúng. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx, và .pdf được chuyển vào thư mục Documents, các tệp hình ảnh như .jpg và .png được đưa vào thư mục Images, và các tệp lối tắt .lnk được di chuyển đến thư mục Shortcuts.

Thiết lập luồng này khá đơn giản với giao diện trực quan của Power Automate. Đầu tiên, bạn mở Power Automate for desktop và nhấp vào New flow. Đặt tên cho luồng của bạn một cách dễ hiểu như “Dọn dẹp Desktop”, sau đó nhấp vào Create. Bạn sẽ được chuyển hướng đến giao diện chính của luồng. Tại đây, sao chép và dán đoạn mã sau vào khu vực luồng chính và nhấp vào save.

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts'''</span>) THEN<span>ELSE</span>    Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Shortcuts'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.lnk;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Shortcuts'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Images'''</span>) THEN<span>ELSE</span>    Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Images'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Images'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Documents'''</span>) THEN<span>ELSE</span>    Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Documents'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Documents'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments

Bạn có thể lên lịch để luồng này chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler.

2. Tự Động Hóa Kiểm Soát Phiên Bản Tài Liệu Với OneDrive

Kiểm soát phiên bản không chỉ dành cho các nhà phát triển; nó là một cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi gặp khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản rải rác trong các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giải quyết vấn đề này cho tôi.

Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, vào OneDrive bất cứ khi nào chúng được sửa đổi. Luồng này giám sát các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên đám mây.

Điều này đảm bảo tôi luôn có một bản sao lưu tài liệu quan trọng được cập nhật trong đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ các tệp của tôi an toàn và có tổ chức mà không cần tôi phải động tay.

Để thiết lập luồng này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trên trình duyệt web.

Ngoài ra, tôi cũng đã cấu hình các phiên bản có dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè lên một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng truy xuất nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.

3. Tiết Kiệm Thời Gian Với Chuyển Đổi Định Dạng Tệp Tự Động

Làm việc với các tệp ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một vấn đề đau đầu, đặc biệt khi phải chuyển đổi chúng thủ công. Tôi đã mất rất nhiều thời gian vào những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Power Automate.

Ứng dụng Power Automate desktop có một số luồng chuyển đổi tệp được tích hợp sẵn. Nó theo dõi một thư mục được chỉ định để tìm các tệp mới. Bất cứ khi nào một tệp được thêm vào – dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint – luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.

Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các tệp đã xử lý vào các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng. Điều này giúp mọi thứ được sắp xếp và dễ tìm.

Tuy nhiên, yếu tố thực sự tiết kiệm thời gian là bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay tìm kiếm đường dẫn tệp phức tạp. Chỉ cần thiết lập và quên đi.

4. Thiết Lập Cân Bằng Công Việc – Cuộc Sống Với Power Automate

Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân của bạn chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Thật dễ dàng bị cuốn vào các tác vụ công việc ngoài giờ quy định. Đó là lúc bạn cần sử dụng Power Automate kết hợp với Windows Task Scheduler.

Tôi đã tạo một luồng đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời điểm cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian cá nhân mà không bị cám dỗ liên tục kiểm tra công việc.

Luồng này được kích hoạt bởi một tác vụ được lên lịch trong Windows Task Scheduler, vì vậy nó chạy nhất quán vào thời điểm đã định.

Tôi đã tạo luồng này bằng cách sử dụng tính năng ghi lại trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng muốn đóng và bắt đầu một bản ghi mới. Sau đó, tôi tự tay đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại các hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi có một luồng cơ bản có thể tái tạo quy trình đóng ứng dụng của mình.

Tiếp theo, tôi đã chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các tình huống như ứng dụng không được mở.

Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần, kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này bật trả lời tự động “vắng mặt” trong Outlook, để ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.

5. Tự Động Hóa Lịch Để Quản Lý Ngày Làm Việc Hiệu Quả

Quản lý một lịch trình bận rộn đôi khi cũng giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.

Tự động hóa này được hỗ trợ bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.

Các mẫu tự động hóa dựa trên lịch trong ứng dụng web Power Automate, giúp tích hợp với Outlook và To Do

Trang web Power Automate cung cấp nhiều mẫu được tạo sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng các luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ sau khi thiết lập.

Power Automate là một công cụ tiện dụng trong thói quen hàng ngày của tôi, vì nó đơn giản hóa các tác vụ và tiết kiệm cho tôi hàng giờ đồng hồ. Bằng cách tự động hóa các khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian của công việc, tôi có thể tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Nếu bạn muốn thử nghiệm thêm, bạn thậm chí có thể sử dụng Windows PowerShell để tự động hóa bất kỳ tác vụ nào trên PC của mình.

Kết luận, Power Automate trong Windows 11 không chỉ là một công cụ mạnh mẽ mà còn là một giải pháp hữu ích để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và cá nhân. Từ việc giữ cho desktop luôn gọn gàng đến quản lý lịch trình và tài liệu một cách thông minh, khả năng tự động hóa của Power Automate giúp bạn giải phóng thời gian và năng lượng cho những nhiệm vụ có giá trị hơn. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng Power Automate ngay hôm nay để biến chiếc PC của bạn thành một trợ thủ đắc lực, đẩy mạnh năng suất làm việc và nâng cao chất lượng cuộc sống số của bạn. Hãy chia sẻ những cách bạn đã sử dụng Power Automate để tăng năng suất trong phần bình luận bên dưới!