Liệu danh sách công việc (to-do list) bạn đang sử dụng có thực sự cho bạn biết tại sao bạn đã hoàn thành một việc, hay tại sao không? Với tôi, chúng chưa bao giờ làm được điều đó. Chúng chỉ đơn thuần chất đống như những “đài kỷ niệm” cho cảm giác tội lỗi. Chính vì vậy, tôi đã từ bỏ to-do list và kết hợp hai phương pháp ghi nhật ký để biến những điều hối tiếc thành hành động cụ thể, tạo ra một hệ thống năng suất cá nhân hiệu quả và bền vững hơn rất nhiều.
Tại Sao Ghi Nhật Ký (Journaling) Lại Là Lựa Chọn Tốt Hơn Cho Tôi?
Trong nhiều năm, tôi vật lộn với các danh sách to-do list luôn cảm thấy quá tải hoặc không thể hoàn thành trọn vẹn vào giữa ngày. Việc gạch bỏ một mục chỉ mang lại sự hài lòng thoáng qua, nhưng không thể nắm bắt được những ưu tiên thay đổi hay suy nghĩ đang diễn ra trong đầu tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các nhiệm vụ mà còn có thể kết hợp việc lên kế hoạch với bối cảnh, sự suy ngẫm, ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Ghi nhật ký đã mang đến trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách tĩnh, journaling cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với bối cảnh và những cái nhìn sâu sắc cá nhân. Cách tiếp cận này giúp tôi giảm lo âu và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi ghi nhật ký, tôi tự nhiên nắm bắt các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy trong ngày, thay vì coi chúng là những mục hành động riêng lẻ. Đó là lúc danh sách to-do list truyền thống bắt đầu trở nên ít hữu ích hơn đối với tôi.
Hệ Thống Năng Suất Cá Nhân Của Tôi: Kết Hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất cá nhân của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi nhật ký: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi chú nhanh (rapid logging). Xin gửi lời tri ân đến Ryder Carroll, người đã thiết kế ra nó. Bạn chỉ cần viết các ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các biểu tượng để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Đây là phương pháp tuyệt vời để nắm bắt các công việc hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích ở Bullet Journaling là khả năng thích nghi của nó. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Minh họa một trang ghi chú Bullet Journal với các biểu tượng nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú.
Interstitial Journaling lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là một thực hành ghi lại những suy nghĩ, phản tư, thách thức hoặc ghi chú tiến độ khi chúng xuất hiện trong suốt cả ngày. Kiểu ghi nhật ký này bắc cầu giữa việc lập kế hoạch và thực thi. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó còn làm nổi bật các yếu tố cản trở, ví dụ như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc tập trung sâu độ mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường.
Bullet Journaling bao gồm phần Ghi chú (Notes), bạn có thể sử dụng cho việc ghi lại suy nghĩ theo kiểu “interstitial”. Chỉ cần để ý những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc khi bạn nghỉ ngơi.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày năng động về những gì tôi cần làm, lý do tại sao nó quan trọng và cảm giác của tôi khi thực hiện nó. Nó cũng bổ sung một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện tường thuật theo trình tự thời gian, giúp tôi hiểu rõ hơn về sự hỗn loạn hàng ngày.
Cách Tôi Tích Hợp Hệ Thống Này Lên Nền Tảng Kỹ Thuật Số (Apple Notes)
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ tay vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hoặc ghi nhật ký đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hay đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling bằng Apple Notes, công cụ ghi nhật ký yêu thích của tôi.
Thiết Lập Cấu Trúc Trong Apple Notes
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Bên trong thư mục này, hãy thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen, và các bản tổng hợp hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì trong đó.
Giao diện Apple Notes hiển thị các thư mục và ghi chú, minh họa cách thiết lập thư mục 'Bullet Journal' để tổ chức công việc.
Cấu trúc thư mục chi tiết trong Apple Notes với các thư mục con như 'Daily Logs', 'Reviews', và các ghi chú dự án, hỗ trợ hệ thống Bullet Journal.
Bố Cục Một Ghi Chú Hàng Ngày (Daily Log)
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, các Nhiệm vụ (Tasks) trong ngày, Sự kiện (Events) và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi tôi ghi lại những phản tư theo kiểu interstitial. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu dưới dạng ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, tôi đang thử nghiệm thêm một mục Điểm nhấn hàng ngày (Daily Highlight) có tính tập trung. Tôi đặt nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng emoji riêng biệt.
Để nắm bắt suy nghĩ và cái nhìn sâu sắc giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi đang trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ về một ghi chú Daily Log trong Apple Notes, bao gồm phần Tasks, Events và Notes, với các mục được đánh dấu bằng biểu tượng Bullet Journal.
Ghi Chú Giữa Các Nhiệm Vụ (Interstitial Notes) và Liên Kết
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes đến các mục nhật ký Bullet Journal hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham khảo. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi vẫn nắm bắt được dòng chảy trong ngày của tôi. Việc xem lại chúng mang lại những manh mối về các mẫu hình công việc mà một danh sách to-do list đơn thuần bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng #năng_lượng_thấp, #tập_trung_cao, #phân_tâm. Sau đó, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Giao diện Apple Notes hiển thị các ghi chú được liên kết với nhau và sử dụng hashtag như #energy-low, #focus-high để phân loại trạng thái và mẫu hình làm việc.
Tận Dụng Các Tính Năng Khác Của Apple Notes
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi nhật ký này. Sử dụng danh sách kiểm tra (checklists) để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng biểu để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có một dấu ấn cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, biến nhật ký trở nên tương tác và trực quan hơn. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả nhiệm vụ và phản tư.
Apple Notes cũng có các tùy chọn Đường kẻ và Lưới (Lines and Grids), có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Ngoài ra, việc khóa nhật ký còn mang lại cảm giác riêng tư tăng cường.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ mà là thói quen và hệ thống phù hợp với bạn. Cả hai phương pháp ghi nhật ký này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một cuốn nhật ký) hoặc một cuốn sổ giấy đơn giản. Bạn chỉ cần các biểu tượng đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Để Sử Dụng Apple Notes (hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào) Như Một Công Cụ Journaling Hiệu Quả
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi chú nhanh (rapid logging) với các ký hiệu (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng các biểu tượng emoji.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Nguyên Tắc “Ghi Chú Nhanh” và “Di Chuyển Có Chủ Đích”
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi nghiêm túc xem xét lại Nhật ký hàng ngày (Daily Log). Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì không còn liên quan nữa? Hành động có chủ đích này ngăn chặn việc tích tụ các nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc các dự án nhỏ cho sau này.
Ví dụ về 'di chuyển có chủ đích' trong Bullet Journal, sử dụng biểu tượng mũi tên để chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày tiếp theo, đảm bảo tập trung và tránh tích tụ công việc.
Khung Ghi Chú Interstitial Cá Nhân
Tôi thường thích viết tự do các mục ghi nhật ký interstitial trong phần Ghi chú. Dưới đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là, tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục riêng lẻ. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không cần lúc nào cũng phải gõ. Đôi khi tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi nhật ký bằng giọng nói để theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi nhật ký nào kết hợp việc nắm bắt nhiệm vụ với bối cảnh, sự phản tư và đánh giá có chủ đích đều có khả năng khiến một danh sách to-do list khô khan, không bối cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt không phải là để hệ thống trở thành một gánh nặng mà nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, tính nhất quán và sự đơn giản của hệ thống là “bí quyết” thực sự.
