Bạn đã có tất cả dữ liệu cần thiết, nhưng khi thể hiện chúng bằng biểu đồ trong Excel, kết quả lại trông như một sản phẩm thủ công thiếu chuyên nghiệp? Đừng lo lắng! Với vai trò là một chuyên gia tại Thuthuatmoi.net, chúng tôi hiểu rõ thách thức này. Thực tế, chỉ với vài tinh chỉnh nhỏ, bạn hoàn toàn có thể nâng tầm biểu đồ Excel của mình từ trạng thái “tạm được” lên thành một công cụ trực quan hóa dữ liệu ấn tượng và hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 9 thủ thuật không thể bỏ qua để tạo ra những biểu đồ Excel chuyên nghiệp, thu hút mọi ánh nhìn và truyền tải thông điệp một cách rõ ràng nhất.
1. Chọn Đúng Loại Biểu Đồ Ngay Từ Đầu
Không Có Thủ Thuật Thiết Kế Nào Cứu Vãn Được Biểu Đồ Sai Loại
Đây không phải là một mẹo thiết kế đơn thuần, mà là nguyên tắc cơ bản và tối quan trọng. Việc sử dụng sai loại biểu đồ sẽ dẫn đến thất bại ngay từ bước đầu tiên. Không có phép thuật thiết kế nào có thể “chữa cháy” một biểu đồ đường lẽ ra phải là biểu đồ cột chồng. Bạn cần nắm vững các loại biểu đồ Excel phù hợp cho từng mục đích cụ thể: so sánh, phân phối, thể hiện tỷ lệ phần trăm của tổng thể, hay theo dõi xu hướng theo thời gian.
Trong ví dụ minh họa của chúng ta, để so sánh hai siêu phẩm công nghệ là iPhone 15 Pro Max và Samsung Galaxy S25 Ultra, biểu đồ cột chồng (stacked bar chart) là lựa chọn tối ưu, giúp người đọc dễ dàng đối chiếu các thuộc tính hoặc giá trị giữa hai thiết bị. Hãy luôn cân nhắc mục tiêu trình bày dữ liệu của bạn để chọn loại biểu đồ phù hợp nhất.
2. Lựa Chọn Bảng Màu Có Chủ Đích
Bạn Có Thể Làm Tốt Hơn Màu Mặc Định
Excel thường tự động gán các màu sắc tương phản cho các chuỗi dữ liệu, nhưng mục tiêu của Excel chỉ là phân biệt chứ không phải đảm bảo tính thẩm mỹ. Để tạo ra một biểu đồ Excel đẹp mắt và chuyên nghiệp, bạn nên quyết định một bảng màu nhỏ gọn, có chủ đích: một màu sắc thương hiệu cho chuỗi dữ liệu chính (hero series), một màu trung tính cho đường cơ sở (baseline), và có thể thêm một màu nhấn thứ hai nếu bạn có nhiều hơn hai đối tượng so sánh.
Biểu đồ cột chồng mặc định trong Excel trước khi được tùy chỉnh
Ví dụ dưới đây, chúng ta sử dụng màu đỏ đặc trưng của MUO (MakeUseOf) cho Apple và một màu xám than mềm mại cho Samsung. Để áp dụng, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu và thay đổi màu nền (Fill color). Chỉ riêng thao tác này cũng tạo ra sự khác biệt lớn về khả năng đọc và tính thẩm mỹ của biểu đồ.
Biểu đồ cột chồng với màu sắc tùy chỉnh theo chủ đề thương hiệu
3. Thêm Nhãn Dữ Liệu (Hoặc Chú Thích)
Đừng Bắt Người Đọc Phải Đoán
Không gì làm chậm quá trình hiểu thông tin hơn việc buộc người đọc phải di chuyển mắt từ cột này sang trục rồi lại sang cột khác để giải mã một giá trị duy nhất. Nhãn dữ liệu (Data labels) sẽ loại bỏ hoàn toàn “đường vòng” không cần thiết đó. Nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu và chọn Add Data Labels (Thêm Nhãn Dữ Liệu). Nhưng đừng dừng lại ở đó – vị trí của nhãn cũng rất quan trọng.
Biểu đồ cột chồng có thêm nhãn dữ liệu rõ ràng
Đối với biểu đồ cột có hai chuỗi dữ liệu, hãy căn chỉnh nhãn một cách hợp lý: dữ liệu ở phía bên trái nên chọn Inside Base (Bên trong đáy) và dữ liệu ở phía bên phải chọn Inside End (Bên trong cuối). Điều này giúp nhãn không chồng chéo lên nhau và tạo dòng chảy trực quan logic hơn. Bạn cũng có thể định dạng nhãn: nếu màu nền tối, hãy chọn màu chữ trắng và in đậm để các con số nổi bật.
4. Loại Bỏ Các Trục Dư Thừa
Ít Hơn Là Nhiều Hơn
Nếu bạn đang hiển thị các giá trị tương đối hoặc phần trăm và đã thêm nhãn dữ liệu, có lẽ bạn không cần đến trục ngang (hoặc trục dọc). Tại sao phải làm cho biểu đồ trở nên lộn xộn với những con số mà người đọc sẽ không bận tâm? Đơn giản là nhấp vào trục và nhấn phím Delete. Một biểu đồ được làm sạch sẽ luôn chiến thắng về mặt thị giác.
Biểu đồ cột chồng với các nhãn dữ liệu được căn chỉnh tối ưu
5. Sử Dụng Nhãn Thủ Công Cho Danh Mục
Tiết Kiệm Không Gian Với Hộp Văn Bản
Nhãn trên trục dọc thường chiếm nhiều không gian và không phải lúc nào cũng thêm giá trị. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng hộp văn bản (text boxes) làm nhãn tùy chỉnh và đặt chúng trực tiếp phía trên mỗi cột. Để bắt đầu, hãy xóa trục dọc.
Biểu đồ cột chồng sau khi loại bỏ nhãn danh mục trên trục tung
Sau đó, truy cập Insert (Chèn) > Text Box (Hộp Văn Bản) và vẽ một hộp ngay phía trên một cột. Tuy nhiên, đừng nhập trực tiếp tên danh mục vào đó. Sử dụng dữ liệu tĩnh là một sai lầm cơ bản trong Excel. Thay vào đó, hãy nhấp vào hộp văn bản, nhập dấu = vào thanh công thức và chọn ô liên quan từ bảng dữ liệu của bạn để liên kết hộp văn bản với dữ liệu thực.
Từ đây, bạn có thể nhân đôi hộp văn bản bằng cách giữ phím Ctrl và kéo nó sang các cột còn lại. Nhấp vào từng hộp văn bản và cập nhật nội dung tương ứng. Lặp lại thủ thuật này cho cả tiêu đề biểu đồ để đảm bảo mọi từ hiển thị đều liên kết với dữ liệu thực.
Biểu đồ cột chồng với nhãn danh mục thủ công đặt phía trên các cột
6. Xóa Bỏ Các Yếu Tố Rác (Chart Junk)
Biểu Đồ Sạch Là Biểu Đồ Rõ Ràng
Biểu đồ được tạo ra để truyền tải thông tin, nhưng quá nhiều thông tin lại phản tác dụng. Hãy nhìn vào biểu đồ của bạn, xác định các thành phần chính và xóa bỏ phần còn lại. Trong trường hợp này, các đường kẻ lưới (gridlines) là dư thừa; vì các cột đã có nhãn dữ liệu, bạn không cần chúng. Nhấp vào dấu + nhỏ bên cạnh biểu đồ, bỏ chọn Gridlines, và “nhiễu thị giác” sẽ giảm ngay lập tức.
Biểu đồ cột chồng không có đường kẻ lưới để tăng sự rõ ràng
7. Thay Đổi Phông Chữ
Phông Aptos Mặc Định Không Phù Hợp
Phông chữ mặc định của Excel, Aptos, đã quá phổ biến và không có gì nổi bật. Hãy chọn một phông chữ sạch sẽ và hiện đại hơn – Bahnschrift là một lựa chọn tuyệt vời và thường đã được cài đặt sẵn. Chọn các yếu tố trong biểu đồ (tiêu đề, nhãn, văn bản trục, v.v.), sau đó thay đổi phông chữ. Đây là một thay đổi nhỏ nhưng nâng cấp đáng kể cá tính của biểu đồ.
Biểu đồ cột chồng với phông chữ tùy chỉnh hiện đại và dễ đọc
8. Thêm Nền Tinh Tế (Tùy Chọn)
Làm Biểu Đồ Của Bạn Nổi Bật
Đây là một bước tùy chọn nhưng rất hiệu quả. Một nền tinh tế giúp tách biệt biểu đồ của bạn khỏi phần còn lại của bảng tính hoặc slide trình chiếu. Chọn vùng biểu đồ (Chart Area) và vào Format Chart Area (Định dạng Vùng Biểu đồ) > Fill (Tô màu) > Solid Fill (Tô màu đồng nhất). Chọn một màu xám rất nhạt (cho chủ đề sáng) hoặc xám rất đậm (cho giao diện tối). Tránh màu trắng tinh hoặc đen tuyền – chúng quá gay gắt. Hãy chọn một màu sắc tạo độ tương phản mà không làm lu mờ nội dung chính.
Hình ảnh dưới đây cho thấy sự khác biệt rõ rệt giữa biểu đồ Excel mặc định và biểu đồ đã được tinh chỉnh theo các mẹo trên. Bạn sẽ thấy rõ một trong số chúng trông chuyên nghiệp và ấn tượng hơn hẳn.
| |
|—|—|
9. Tuyệt Đối KHÔNG Sử Dụng Biểu Đồ 3D
Chiều Sâu Giả Làm Hỏng Dữ Liệu Thực
Không có cách nào hay để nói về điều này: biểu đồ 3D trong Excel là một thảm họa về thiết kế. Chúng làm biến dạng dữ liệu của bạn, thêm chiều sâu giả tạo và làm lệch trọng tâm khỏi các giá trị thực tế. Chúng là một di vật từ đầu những năm 2000 – thời điểm mà các hiệu ứng vát cạnh, gradient và đổ bóng được coi là tiên tiến.
Ví dụ biểu đồ cột chồng 3D trong Excel bị lỗi thời và làm sai lệch dữ liệu
Vấn đề với biểu đồ 3D không chỉ là chúng trông lỗi thời. Vấn đề cốt lõi là chúng làm sai lệch cách thể hiện dữ liệu. Các cột trong không gian 3D có vẻ rộng hơn hoặc cao hơn thực tế, gây khó khăn trong việc so sánh các giá trị. Hãy tuân thủ các hình ảnh 2D, phẳng. Chúng sạch sẽ hơn, dễ hiểu hơn và trung thực hơn với dữ liệu.
Mặc định của Excel luôn tồn tại để bị vượt qua. Hãy nắm vững sự thật đó, làm theo các mẹo trên, và biểu đồ tiếp theo của bạn sẽ trông có chủ đích, chứ không phải ngẫu nhiên. Bằng cách áp dụng những thủ thuật này, bạn sẽ không chỉ làm đẹp biểu đồ mà còn nâng cao kỹ năng trực quan hóa dữ liệu, giúp thông điệp của bạn trở nên mạnh mẽ và đáng tin cậy hơn bao giờ hết.
