Liệu bạn có thực sự cần một con dao đa năng Thụy Sĩ khi một lưỡi dao duy nhất cũng có thể hoàn thành công việc một cách hoàn hảo? Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào vô số ứng dụng phức tạp từ bên thứ ba để quản lý năng suất cá nhân, luôn tin rằng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple quá cơ bản. Nhưng sau khi quyết định tập trung hoàn toàn vào bộ ứng dụng năng suất của Apple, tôi chỉ ước mình đã làm điều này sớm hơn. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách các ứng dụng như Lời nhắc, Ghi chú và Lịch của Apple có thể biến đổi quy trình làm việc của bạn, giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa mà không cần đến sự phức tạp không cần thiết.
Vấn Đề Với Các Công Cụ Năng Suất Từ Bên Thứ Ba
Với tư cách là một người luôn tìm kiếm những công cụ năng suất tốt nhất để duy trì sự ngăn nắp và tập trung, tôi đã thử nghiệm rất nhiều ứng dụng qua nhiều năm. Từ Notion, OmniFocus đến Obsidian và Todoist, mỗi công cụ đều có những điểm mạnh riêng. Tuy nhiên, cuối cùng tôi nhận ra rằng tất cả chúng đều có chung những thách thức gây khó chịu.
Thứ nhất, nhiều ứng dụng bên thứ ba đi kèm với quá nhiều tính năng—đến mức chúng có thể trở nên choáng ngợp. Dù những tính năng bổ sung này có vẻ hấp dẫn ban đầu, chúng cũng đi kèm với một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh bảng điều khiển, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để nhận ra rằng tôi không cần đến một nửa trong số đó.
Thứ hai, mặc dù hầu hết các công cụ này đều đồng bộ hóa với đám mây, nhưng chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật. Ngược lại, các ứng dụng năng suất của Apple được thiết kế có chủ đích cho sự đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng choáng ngợp hay đường cong học tập dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện một vài điều thật tốt và tích hợp liền mạch, mang lại trải nghiệm mượt mà, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc, chứ không phải các công cụ.
Reminders: Ứng Dụng Quản Lý Tác Vụ Đầy Bất Ngờ
Ban đầu, ứng dụng Lời nhắc (Reminders) của Apple có vẻ giống như một danh sách việc cần làm cơ bản—tuyệt vời cho việc mua sắm tạp hóa và các lời nhắc nhanh. Mặc dù đúng là Reminders không có nhiều tính năng như các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như OmniFocus, nhưng chính điều đó lại làm cho nó trở nên hiệu quả. Reminders đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa sự đơn giản và chức năng, và khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Apple khác đã biến nó thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Reminders tập trung vào những điều cốt yếu—mọi thứ đều nằm chính xác ở nơi bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hay tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc tổ chức danh sách việc cần làm của bạn trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả các việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các nhiệm vụ con bên trong các tác vụ đó.
Nhiệm vụ đánh giá hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở của Apple
Nhắc nhở theo địa điểm là một tính năng khác đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép bạn đặt các cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về đến nhà. Tôi cũng sử dụng Danh sách Thông minh (Smart Lists) trong Reminders để giảm bớt gánh nặng trong việc tổ chức các tác vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Smart Lists tự động nhóm các tác vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc địa điểm.
Notes: Trung Tâm Tri Thức Cá Nhân Của Tôi
Ứng dụng Ghi chú (Notes) của Apple được đánh giá là ứng dụng ghi chú tốt nhất cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên sâu có thể cảm thấy rằng ứng dụng Ghi chú còn thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội so với nhược điểm, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để tăng cường sức mạnh cho ứng dụng Ghi chú trên máy Mac của mình.
Thanh định dạng ProNotes tăng cường cho ứng dụng Ghi chú trên macOS
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ tích hợp sâu vào macOS, tôi có thể mở các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách nhập một từ khóa. Tôi cũng sử dụng ứng dụng Ghi chú trên iPhone để quét tài liệu. Dù là hóa đơn, ghi chú viết tay hay hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu lại. Nhờ đồng bộ hóa iCloud, chúng có thể truy cập ngay lập tức trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là người thường xuyên có ý tưởng bất chợt, tôi cần một cách để ghi lại chúng nhanh chóng trước khi chúng biến mất. Tôi sử dụng Góc Nóng (Hot Corners) trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình để mở ứng dụng Ghi chú nhanh chóng. Chỉ với một cú lướt chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.
Calendar: Quản Lý Thời Gian và Lịch Hẹn Đắc Lực
Tôi phải thừa nhận—tôi không phải lúc nào cũng là một người hâm mộ Apple Calendar. Đó là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định của Mac bằng một lựa chọn bên thứ ba tên là Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã chuyển lại sang Calendar vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính xác là những gì bạn cần để đạt được hiệu quả.
Giao diện ứng dụng Lịch của Apple trên máy Mac giúp quản lý năng suất
Một trong những điều tôi yêu thích nhất về Apple Calendar là khả năng xử lý nhiều lịch một cách dễ dàng. Ví dụ, tôi có các lịch riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của mình, mỗi lịch được gán một màu sắc độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng phân biệt chúng ngay lập tức.
Một tính năng khác mà tôi yêu thích là Calendar có thể đồng bộ hóa các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Dù là cuộc họp công việc do đồng nghiệp lên lịch hay một sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi. Sự đơn giản của Apple Calendar tỏa sáng khi tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin địa điểm, người được mời, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc lên lịch lại cũng dễ dàng như kéo và thả các sự kiện sang một ngày khác. Thêm một sự kiện mới cũng đơn giản như nhấp chuột phải vào ngày mong muốn và thêm các chi tiết.
Cách Các Ứng Dụng Năng Suất Của Apple Hoạt Động Tốt Hơn Khi Kết Hợp
Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi đứng độc lập—chúng còn hiệu quả hơn rất nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất liền mạch. Hãy bắt đầu với Siri, công cụ đã trở thành cách ưa thích của tôi để thêm tác vụ vào Reminders một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo sự kiện Lịch và ghi chú, bằng cách nói những câu lệnh đơn giản như:
- “Nhắc tôi gọi Sarah lúc 3 giờ chiều.”
- “Tạo một ghi chú có tiêu đề đề xuất sách.”
- “Tạo một sự kiện họp với Paul trong Lịch vào ngày mai.”
Ngoài ra, Apple còn giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi lại các ghi chú cuộc họp trong Notes và ngay lập tức tạo một tác vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
- Các tác vụ trong Reminders xuất hiện trong Calendar, cho phép tôi xem lịch trình và việc cần làm của mình ở một nơi.
- Nếu tôi nhận được một email về cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ.
Điều này có nghĩa là các tác vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “hầm” riêng biệt. Thay vào đó, chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không có chi tiết nào bị mất và việc quản lý năng suất trở nên tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple, tôi đã cải thiện đáng kể quy trình làm việc và giảm bớt phiền nhiễu. Nếu bạn đã là một phần của hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để tối ưu hóa năng suất của mình. Hãy thử trải nghiệm và chia sẻ ý kiến của bạn về cách bạn sử dụng các ứng dụng này để tăng hiệu quả công việc.
