Việc cuộn đi cuộn lại giữa hai tài liệu Word để tìm kiếm sự khác biệt là một trải nghiệm không hề dễ chịu. Tuy nhiên, bạn không cần phải tốn công sức rà soát từng trang để phát hiện các thay đổi. Microsoft Word cung cấp một cách dễ dàng hơn để xác định mọi điểm khác biệt giữa hai tài liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Tính Năng “Review”
Tính năng so sánh tài liệu của Microsoft Word có thể tự động làm nổi bật tất cả các điểm khác biệt giữa hai văn bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hiệu quả:
- Mở một tài liệu Word mới và điều hướng đến tab Review (Xem lại).
- Nhấp vào Compare (So sánh) và sau đó chọn lại Compare (So sánh) từ các tùy chọn thả xuống.
- Chọn các tài liệu bạn muốn so sánh trong trường Original document (Tài liệu gốc) và Revised document (Tài liệu đã chỉnh sửa).
- Bạn có thể nhấp vào nút More (Thêm) để tùy chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong các tài liệu.
- Nhấp vào OK để bắt đầu quá trình so sánh.
Hộp thoại so sánh tài liệu trong Microsoft Word
Sau khi hoàn thành các bước trên, Word sẽ hiển thị chế độ xem ba khung, với khung giữa hiển thị tài liệu đã được kết hợp. Trong chế độ xem so sánh chính này, tất cả các thay đổi sẽ được làm nổi bật. Văn bản được chèn sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản bị xóa sẽ được đánh dấu bằng dấu gạch ngang.
Hai tài liệu Python được so sánh trong Microsoft Word
Ở khung bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu đã chỉnh sửa để tham khảo. Khung bên trái sẽ hiển thị tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu đã so sánh, chẳng hạn như văn bản được chèn hoặc xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét thêm. Bạn cũng có thể đóng khung bên trái và bên phải để có chế độ xem tập trung hơn. Sau khi xem xét các thay đổi, bạn có thể vào File (Tệp) > Save As (Lưu dưới dạng) để lưu tài liệu so sánh phục vụ cho việc sử dụng sau này.
Hợp Nhất Các Thay Đổi Khi So Sánh Tài Liệu
Khi so sánh hai tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu khác để tạo ra một phiên bản gọn gàng, thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word giúp quá trình này trở nên đơn giản.
Khi bạn đang ở chế độ xem so sánh, nhấp vào nút Tracking (Theo dõi) trên thanh công cụ, sau đó chọn Accept (Chấp nhận). Bạn có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận tất cả thay đổi) để tự động hợp nhất tất cả các bản sửa đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next (Chấp nhận và chuyển sang tiếp theo) nếu bạn muốn xem xét thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.
Các tùy chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi trong tài liệu Word đã so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject (Từ chối) cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện điều này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các nội dung đã chèn hoặc hoàn tác các nội dung đã xóa. Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã được hợp nhất, kết hợp nội dung gốc với các bản sửa đổi cần thiết. Word cũng cho phép bạn kết hợp tài liệu trực tiếp. Đơn giản chỉ cần vào tab Review (Xem lại), chọn Compare (So sánh) > Combine (Kết hợp) và chọn hai tài liệu bạn muốn hợp nhất.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Chế Độ Xem Song Song (Side-by-Side View)
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh tài liệu thủ công bằng cách sử dụng tùy chọn Side by Side View (Xem cạnh nhau). Điều này sẽ cho phép bạn xem cả hai tài liệu nằm cạnh nhau.
Để thực hiện điều này, hãy mở hai tài liệu Word bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong các tài liệu, điều hướng đến tab View (Chế độ xem). Trong nhóm Window (Cửa sổ), nhấp vào nút View Side by Side (Xem cạnh nhau). Nếu có nhiều hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem ở chế độ xem cạnh nhau.
Sau khi các tài liệu được sắp xếp ở chế độ xem cạnh nhau, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc bật tính năng Synchronous Scrolling (Cuộn đồng bộ). Với tính năng này, khi bạn cuộn qua một tài liệu, tài liệu còn lại sẽ tự động cuộn đến phần tương ứng.
Hiểu rõ cách so sánh tài liệu trong Word có thể rất hữu ích khi bạn muốn xem xét các chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi những thay đổi quan trọng. Hơn nữa, điều này cũng loại bỏ nhu cầu phải dựa vào các công cụ web trực tuyến để so sánh tài liệu, mang lại sự tiện lợi và bảo mật tối đa cho công việc của bạn.
