Trong nhiều thập kỷ, Excel luôn được xem là “ông hoàng” không thể tranh cãi trong thế giới bảng tính. Đây là công cụ không thể thiếu cho các nhà phân tích dữ liệu, kế toán, và bất kỳ ai muốn nắm quyền kiểm soát các hàng và cột dữ liệu phức tạp. Google Sheets, ngược lại, thường mang cảm giác của một “người em nhẹ ký” hơn, một lựa chọn web tiện lợi nhưng ít mạnh mẽ hơn.
Tuy nhiên, cục diện giờ đây đã thay đổi hoàn toàn. Google Sheets vừa ra mắt một “chiêu trò” mà Excel không có, và nó không chỉ san bằng sân chơi mà còn lật ngược bàn cờ: Hàm AI Google Sheets. Tính năng này hứa hẹn mang lại một cuộc cách mạng trong cách chúng ta tương tác và xử lý dữ liệu trong bảng tính, đặc biệt là khi tích hợp sâu rộng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo.
Hàm AI() trong Google Sheets: “Công Thức” Hoàn Toàn Mới
Sự bổ sung mới nhất của Google là một hàm có tên gọi AI(). Vâng, lại là một tính năng AI nữa. Có lẽ bạn đã quá quen thuộc với việc “mọi ứng dụng giờ đều muốn gắn mác ‘AI-powered’ vào mọi thứ”. Nhưng chúng ta đã vượt qua kỷ nguyên AI chỉ vì AI. Đến năm 2025, bất kỳ tính năng mới nào dựa trên trí tuệ nhân tạo đều phải chứng minh được giá trị thực sự của nó hoặc sẽ bị loại bỏ.
Hàm AI() trong Google Sheets đã chứng minh được giá trị của mình, thậm chí còn hơn thế nữa. Trái ngược với việc tích hợp Gemini nửa vời mà tôi từng đánh giá, nơi bạn chỉ có thể triệu hồi một thanh công cụ chatbot để hỗ trợ soạn thảo công thức, AI() không phải là một trợ lý: nó chính là công thức.
Tính đến thời điểm hiện tại, hàm =AI() chỉ khả dụng thông qua Google Workspace Labs và chỉ khi ngôn ngữ tài khoản Google của bạn được đặt sang tiếng Anh.
Cú pháp của hàm AI() rất đơn giản và dễ hiểu:
=AI("prompt", [range])Bạn chỉ cần nhập một câu lệnh (prompt), chọn một dải dữ liệu, và nhấn Enter. AI sẽ bỏ qua việc xây dựng công thức phức tạp và trực tiếp trả về kết quả cho bạn. Đằng sau hậu trường, Google đang chuyển yêu cầu của bạn đến mô hình Gemini và sử dụng các thư viện Python để xử lý tác vụ nặng nhọc. Bạn không cần phải viết một công thức đa chức năng; bạn chỉ cần viết những gì bạn muốn, và Google Sheets sẽ thực hiện phần còn lại.
Việc đây là một hàm chứ không phải một tính năng mang lại hai lợi thế lớn: Thứ nhất, bằng cách giới hạn phạm vi chú ý của AI vào một dải ô cụ thể, bạn sẽ giảm thiểu được hiện tượng “ảo giác AI” (AI hallucinations). Thứ hai, vì AI() là một hàm bảng tính chính thức, nó tương thích tốt với tính năng tự động điền (autofill), điền nhanh (flash fill) và tất cả các tiện ích khác trong Google Sheets, giúp quy trình làm việc trở nên liền mạch hơn.
Hãy cùng tôi xem xét một vài ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn ý nghĩa của điều này.
Ví Dụ Thực Tế Về Sức Mạnh Của Hàm AI()
Ví dụ 1: Chuyển Đổi Văn Bản Sang Định Dạng Câu (Sentence Case)
Excel có khả năng chuyển đổi văn bản thành chữ hoa, chữ thường hoặc chữ cái đầu mỗi từ viết hoa (proper case). Tuy nhiên, nó không thể chuyển đổi sang định dạng câu (sentence case – chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của câu, còn lại là chữ thường). Google Sheets trước đây cũng không có hàm gốc nào cho việc này. Trong cả Excel và Sheets, giải pháp thay thế trông như thế này:
=UPPER(LEFT(A2,1))&LOWER(RIGHT(A2,LEN(A2)-1))
Công thức Excel phức tạp để chuyển đổi văn bản sang định dạng câu (sentence case) thủ công.
Công thức này không phải là không thể hiểu, nhưng nó cũng không trực quan chút nào. Nếu bạn không biết trước công thức này, bạn sẽ phải tra cứu hoặc dành thời gian để tự xây dựng nó. Bây giờ, hãy xem điều gì xảy ra trong Google Sheets với =AI():
=AI("Convert the text to sentence case", A2)Bạn chỉ cần nhấn Enter và sau đó nhấp vào Generate and Insert (Tạo và Chèn), và bạn đã hoàn thành! Không còn phải “vắt óc” cố gắng nhớ PROPER, LOWER, hay cách ghép chúng lại với nhau. Vì đây là một công thức, bạn có thể tự động điền nó qua toàn bộ tập dữ liệu của mình như bất kỳ hàm nào khác.
Chuyển đổi một dải ô chứa văn bản sang định dạng câu (sentence case) bằng hàm AI() trong Google Sheets dễ dàng.
Lưu ý: Bạn cần đặt câu lệnh (prompt) của mình trong dấu ngoặc kép. Nếu cần bao gồm dấu ngoặc kép bên trong câu lệnh, hãy sử dụng dấu ngoặc đơn (‘) thay thế.
Ví dụ 2: Trích Xuất Tên Miền Email Nhanh Chóng
Giả sử bạn có một cột chứa đầy các địa chỉ email và bạn muốn trích xuất chỉ phần tên miền (mọi thứ sau ký tự @). Trong Excel, công thức của bạn có thể trông như thế này:
=MID(A2,FIND("@",A2)+1,LEN(A2)-FIND("@",A2))
Công thức Excel phức tạp để trích xuất tên miền từ địa chỉ email, đòi hỏi nhiều hàm lồng ghép.
Công thức này vẫn hoạt động tốt. Nhưng hãy tự hỏi: bạn có nhớ nó ngay lập tức không? Liệu một người bình thường có biết bắt đầu từ đâu không? Bây giờ, hãy xem cách làm với hàm =AI():
=AI("Extract the domain from this email", A2)Bạn vừa tiết kiệm được mười phút và ít nhất một cơn đau đầu. Có thể sẽ hơi “nhói” nếu bạn tự hào về kỹ năng bảng tính của mình, nhưng đây rõ ràng là một sự tăng cường năng suất lớn.
Ví dụ 3: Phân Tích Cảm Xúc và Phân Loại Dữ Liệu Văn Bản
Đây là lúc mọi thứ trở nên thực sự thú vị. Như tôi đã nói trước đó, hàm AI() không cố gắng ghép nối các hàm bảng tính hiện có; nó đang làm một điều gì đó hoàn toàn khác.
Bạn không bị giới hạn bởi những gì các hàm Excel hoặc Google Sheets có thể làm. Bạn đang được tiếp cận toàn bộ khả năng của một mô hình ngôn ngữ lớn (Large Language Model – LLM). Điều đó mở khóa những khả năng như phân loại văn bản, trích xuất chủ đề và phân tích cảm xúc, ngay bên trong bảng tính của bạn.
Bảng dữ liệu phản hồi khách hàng trong Google Sheets, sẵn sàng cho việc phân tích cảm xúc.
Giả sử bạn có một cột chứa phản hồi của khách hàng và bạn muốn gắn thẻ cảm xúc cho mỗi phản hồi đó. Trong Excel, đây sẽ là một cơn ác mộng. Hy vọng duy nhất của bạn sẽ là mã hóa cứng một bảng tra cứu các từ khóa tích cực và tiêu cực và hy vọng kết quả phù hợp đủ tốt. Với AI(), bạn chỉ cần viết:
=AI("Label the sentiment of this feedback as Positive, Negative or Neutral. Capitalize the label.", B2)Bạn thậm chí có thể đi xa hơn với một hàng khác:
=AI("Categorize the chief complaint as Delivery Time, Food Quality, Packaging, Wrong Order, or Price. Capitalize the first letter. If the sentiment is Positive, categorize it as None.", B2:C2)
Phân loại phản hồi khách hàng thành các danh mục khiếu nại chính bằng cách kết hợp hàm AI() trong Google Sheets.
Giờ đây, bạn đang kết nối đầu ra từ hàm AI() đầu tiên sang hàm thứ hai và mã hóa logic vào ngôn ngữ tự nhiên, tất cả mà không cần viết công thức hay thực hiện công việc thủ công. Nếu điều đó không mang lại cảm giác của tương lai, thì tôi không biết điều gì sẽ mang lại.
Những Giới Hạn Cần Lưu Ý Của Hàm AI()
Tất nhiên, AI không phải là phép màu. Nó vẫn có thể mắc lỗi. Ngay cả khi hàng chục hàng đầu tiên trả về kết quả chính xác, hàng thứ hai mươi lăm có thể là một kết quả bất ngờ.
Nếu bạn đưa đầu ra không hoàn hảo đó vào một hàm AI() thứ hai hoặc thứ ba, như tôi đã làm trong ví dụ cuối cùng, lỗi sẽ tích lũy rất nhanh. Một “Tích cực” sai có thể dẫn đến việc khiếu nại bị gắn nhãn “Không”, và bạn sẽ bỏ lỡ một vấn đề thực sự trong phân tích của mình. Đây là lúc các công thức truyền thống vẫn có ưu thế – một khi chúng hoạt động, chúng sẽ luôn hoạt động chính xác.
Về mặt kỹ thuật, hàm AI() giới hạn phạm vi của nó ở 200 ô mỗi thao tác. Tự động điền vẫn hoạt động, nhưng bạn sẽ cần áp dụng lại công thức theo từng khối nếu vượt quá giới hạn đó. Google cũng điều tiết mức sử dụng hàng ngày của bạn. Họ chưa đưa ra con số chính xác, nhưng tôi đã chạm giới hạn sau khi sử dụng nó trên khoảng 500 hàng.
Tương Lai Của Bảng Tính: AI Có Thay Thế Hoàn Toàn Công Thức Truyền Thống?
Chúng ta đang sống trong những thời điểm thú vị, không còn nghi ngờ gì nữa. AI có mặt ở khắp mọi nơi, và giờ đây khi sự cường điệu đã lắng xuống, các tính năng tích hợp thực sự bắt đầu có ý nghĩa và giúp hoàn thành công việc thực tế. Vậy, bạn có nên bỏ các hàm bảng tính truyền thống và để AI nắm quyền điều khiển không?
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu quan trọng, nơi một con số sai có thể dẫn đến thảm họa, thì không, đừng tin tưởng một hàm AI để có được kết quả chính xác. Trong những trường hợp đó, tốt hơn hết là bạn nên yêu cầu ChatGPT giúp bạn tạo một công thức, tự kiểm tra nó và chỉ sau đó mới đưa vào sử dụng.
Nhưng không phải bảng tính nào cũng là vấn đề “sống còn”. Đối với các tác vụ đơn giản hơn, ít rủi ro hơn, hàm AI mới của Google là một công cụ tăng cường năng suất tuyệt vời. Một khi nó trở nên nhất quán hơn, tôi có thể thấy nó sẽ thay thế các công thức cho rất nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn tiếp tục tự viết công thức bằng tay, điều đó hoàn toàn ổn. Chỉ đừng trách những người khác vì đã chọn con đường dễ dàng hơn khi nó hiệu quả. Nó giống như việc lái xe số sàn so với số tự động: tôi vẫn thích xe số sàn hơn, nhưng tôi không ghét xe số tự động – chúng là tương lai.
