Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, việc quản lý công việc và tối ưu năng suất cá nhân ngày càng trở nên quan trọng. Tôi đã từng rơi vào vòng luẩn quẩn: mỗi khi tìm thấy một ứng dụng quản lý tác vụ mới, tôi lại tràn đầy hy vọng về một khởi đầu mới mẻ và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, kỳ vọng đó thường nhanh chóng tan biến khi các thông báo bắt đầu chất đống, và tôi lại “bỏ rơi” ứng dụng ấy. Sau vô số lần thử nghiệm thất bại, tôi cuối cùng đã tìm được một công cụ giúp mình ngừng loay hoay với việc tùy chỉnh và thực sự bắt tay vào công việc. Bài viết này là hành trình của tôi, chia sẻ về những ứng dụng quản lý tác vụ mà tôi đã dùng qua, từ những lựa chọn cơ bản đến những công cụ phức tạp hơn, cùng với những kinh nghiệm thực tế để giúp bạn tìm thấy “người bạn đồng hành” lý tưởng cho riêng mình.
8. Microsoft To Do
Những ngày đầu tiên tìm kiếm sự năng suất, bất cứ thứ gì cũng tốt hơn là không có gì, đó là lý do tại sao tôi tìm đến Microsoft To Do. Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí và tôi đặc biệt thích khả năng chuyển đổi linh hoạt giữa chế độ xem lưới và danh sách. Để tạo một danh sách việc cần làm, chỉ đơn giản là nhập tác vụ và nhấn Enter.
Microsoft To Do có khả năng tích hợp tốt với Outlook. Tính năng Email được gắn cờ (Flagged email) cho phép bạn dễ dàng truy cập vào bất kỳ tin nhắn quan trọng nào đã được đánh dấu. Việc chọn các danh mục tác vụ khác nhau giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng; tính năng Danh sách (Lists) hữu ích để tránh cảm giác bị quá tải.
Bạn có thể thiết lập các tác vụ định kỳ trong Microsoft To Do và tạo lời nhắc nếu cần. Tôi thường đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của mình là “Quan trọng”.
Tôi đã ngừng sử dụng Microsoft To Do vì nó quá cơ bản. Mặc dù nó phù hợp để ghi lại các công việc nhà hoặc danh sách mua sắm, nhưng tôi không thể sử dụng nó cho công việc chuyên nghiệp của mình.
Tải xuống: Microsoft To Do cho iOS | Android (Miễn phí)
7. Trello
Sau khi nhận ra mình cần một công cụ mạnh mẽ hơn, tôi đã chuyển sang Trello. Ứng dụng này giờ đây thân thiện với người dùng hơn rất nhiều so với thời điểm tôi mới bắt đầu sử dụng, và giao diện cũng ít lộn xộn hơn đáng kể. Tôi thích khả năng tạo nhiều bảng và chế độ xem bảng (board view) giúp tôi theo dõi các tác vụ một cách rất dễ hiểu.
Trello có các tính năng tùy chỉnh toàn diện cho mỗi thẻ (card). Tôi có thể thêm mô tả đơn giản, tải lên tệp đính kèm và tạo checklist cho các tác vụ phức tạp hơn. Nếu cần, tôi thậm chí có thể tạo các trường tùy chỉnh riêng. Ngoài việc rất hữu ích cho công việc chuyên nghiệp, Trello cũng phù hợp cho mục đích sử dụng cá nhân.
Giao diện ứng dụng Trello trên máy tính hiển thị quy trình tạo bảng quản lý dự án và các thẻ tác vụ.
Mặc dù Trello có gói trả phí, nhưng tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp. Tôi đã ngừng sử dụng ứng dụng này vì vào thời điểm đó nó quá phức tạp, nhưng vì điều đó không còn là vấn đề nữa, tôi có thể giới thiệu Trello cho việc quản lý dự án hiệu quả.
Tải xuống: Trello cho iOS | Android (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
6. Notion
Notion là một trong những công cụ quản lý tác vụ có khả năng tùy biến cao nhất mà tôi từng sử dụng. Tôi đã dùng nó cho các danh sách việc cần làm hàng ngày, và ứng dụng này cung cấp nhiều mẫu (template) hữu ích cho các thói quen làm việc năng suất. Tôi có thể tạo biểu đồ Gantt toàn diện để lập kế hoạch các dự án lớn và lịch biên tập cho các công việc sáng tạo của mình.
Khi tạo tác vụ trong Notion, tôi có thể thêm mô tả, liên kết, ngày đến hạn và các thông tin hữu ích khác. Nó còn có chức năng như một ứng dụng ghi chú, và khi kết hợp với Notion Web Clipper, công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện nghiên cứu và giữ mọi thứ được tổ chức.
Tôi vẫn sử dụng Notion, nhưng không phải cho mục đích quản lý tác vụ hàng ngày (ngoại trừ lịch nội dung). Mặc dù ứng dụng trông rất đẹp mắt và khiến tôi cảm thấy mình đang làm việc hiệu quả, nhưng tôi đã tốn quá nhiều thời gian tập trung vào thiết kế và dành ít thời gian hơn cho các tác vụ thực tế của mình.
Tải xuống: Notion cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
5. Google Tasks
Google Tasks là phiên bản tương đương của Google với Microsoft To Do. Nó cũng đơn giản và dễ sử dụng; tôi chỉ cần nhập tên tác vụ và nhấn Enter là có thể thêm ngay. Trước đó, tôi có thể thêm ngày đến hạn nếu cảm thấy cần thiết. Một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả là khả năng đánh dấu thời hạn là “Hôm nay” hoặc “Ngày mai” mà không cần mở lịch.
Giao diện ứng dụng Google Tasks trên trình duyệt web, hiển thị danh sách công việc hàng ngày với các tác vụ đơn giản và tùy chọn ngày đến hạn.
Nếu muốn phân chia các tác vụ của mình, tôi có thể tạo các danh sách mới. Khi duyệt ứng dụng, tôi thấy nó trực quan hơn Microsoft To Do. Mọi thứ dường như tải nhanh hơn và các thay đổi cũng có hiệu lực nhanh hơn.
Tôi đã ngừng sử dụng Google Tasks vì, giống như Microsoft To Do, nó không cung cấp các công cụ nâng cao hơn mà tôi cần để theo dõi các tác vụ phức tạp. Tuy nhiên, nó vẫn là một lựa chọn tốt cho những người mới bắt đầu hoàn toàn.
Tải xuống: Google Tasks cho iOS | Android (Miễn phí)
4. TickTick
TickTick là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ tiên tiến nhất mà tôi từng sử dụng, và nó đã trở nên tốt hơn nữa trong vài năm qua. Ngoài việc tạo danh sách việc cần làm cơ bản, bạn có thể tự động tạo danh sách khi đăng ký tài khoản. TickTick cung cấp các mẫu như công việc và mua sắm; bạn sẽ thấy mọi thứ hiển thị như thế nào ở phía bên trái theo thời gian thực.
Ngoài các danh sách việc cần làm, TickTick còn cung cấp nhiều tính năng quản lý tác vụ khác. Ví dụ, bạn có thể chọn thêm tính năng theo dõi thói quen (habit-tracker) hoặc Ma trận Eisenhower vào thanh bên trái. Nếu bạn làm việc với Kỹ thuật Pomodoro, bạn cũng có thể thêm tính năng này vào thanh tác vụ (chỉ cần đảm bảo bạn hiểu rõ những hạn chế của việc sử dụng Kỹ thuật Pomodoro).
TickTick cho phép bạn thêm các phần (sections) ngoài các danh sách. Điều này giúp bạn chia nhỏ ngày làm việc của mình hiệu quả hơn; ví dụ, tôi sử dụng các phần “công việc” và “hành chính”. Mặc dù bạn có thể nâng cấp lên gói cao cấp, tôi không nghĩ điều đó là cần thiết.
Trang chủ ứng dụng TickTick trên máy tính, hiển thị các danh mục và tác vụ đang được tạo, với tùy chọn thêm thời gian và chi tiết.
Phàn nàn duy nhất của tôi về TickTick là đôi khi nó không cảm thấy quá trực quan. Ví dụ, tôi cần phải mở rộng một menu để tạo các phần mới. Mặc dù rất tốt cho nhiều người dùng, nhưng nó không phải là lựa chọn tốt nhất cho tôi.
Tải xuống: TickTick cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
3. Any.do
Tôi coi Any.do là sự kết hợp giữa TickTick và Trello. Tôi thích chế độ xem bảng (board view); với tư cách là người thích có cái nhìn tổng quan về những gì mình cần làm, nó mang lại sự rõ ràng hoàn toàn. Mặc dù giao diện ứng dụng có vẻ hơi lộn xộn, nhưng ít nhất nó vẫn phản hồi tốt.
Giống như nhiều ứng dụng quản lý tác vụ khác, Any.do có tính năng tạo danh sách. Nếu tôi không muốn chế độ xem bảng, tôi có thể xem các tác vụ trong ngày hoặc tất cả các tác vụ của mình. Ứng dụng này cho phép tôi tạo thẻ (tags) và xác định mức độ ưu tiên để tổ chức từng tác vụ tốt hơn.
Một điều thú vị khác về Any.do là khả năng thêm tác vụ phụ (sub-tasks). Ví dụ, tôi có thể đặt “Viết bài” làm tác vụ chính và sau đó tạo các việc cần làm riêng cho từng phần — đánh dấu chúng khi hoàn thành. Phiên bản trả phí của Any.do có một tính năng bổ sung là có thể gợi ý các tác vụ phụ.
Mặc dù Any.do khá hữu ích, giao diện của nó quá “cồng kềnh” đối với tôi. Vì vậy, dù nó tốt, nhưng không bằng một số lựa chọn hàng đầu khác của tôi.
Tải xuống: Any.do cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
2. Todoist
Mặc dù là một trong những ứng dụng năng suất đầu tiên tôi từng sử dụng, Todoist vẫn là một trong những ứng dụng tốt nhất. Việc tạo tác vụ và tác vụ phụ rất đơn giản, và tôi thích cách giao diện cân bằng giữa sự đơn giản với một bộ tính năng đủ tốt.
Chức năng tìm kiếm rất hữu ích và cho phép tôi tìm kiếm bất cứ thứ gì tôi đã thêm vào dưới dạng tác vụ, nhưng đó không phải là tất cả. Tôi có thể nhanh chóng bỏ qua các tác vụ sắp tới, bộ lọc và nhãn, hộp thư đến, v.v. Phần “Dự án” (Projects) hoạt động tương tự như việc tạo danh sách trong các ứng dụng to-do list khác.
Giao diện ứng dụng Todoist hiển thị danh sách các tác vụ và dự án, minh họa khả năng quản lý công việc hiệu quả và sắp xếp ưu tiên.
Một điều tuyệt vời khác về Todoist là khả năng đặt thời hạn chỉ bằng cách gõ một ngày hoặc ngày cụ thể. Tôi cũng có thể nhập nếu muốn một số tác vụ nhất định lặp lại. Mặc dù Todoist có đăng ký trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp.
Tôi vẫn sử dụng Todoist, mặc dù nó không phải là ứng dụng quản lý tác vụ hàng đầu của tôi. Thay vì sử dụng nó cho công việc chính, tôi dùng công cụ này để lên kế hoạch các tác vụ hàng tuần cho các dự án sáng tạo phụ của mình. Tôi thường sử dụng công cụ này từ tiện ích trên điện thoại thay vì mở ứng dụng.
Tải xuống: Todoist cho iOS | Android | Windows | Mac | Linux (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
1. Things 3
Mặc dù đã thử vô số ứng dụng quản lý tác vụ, Things 3 vẫn là công cụ to-do list tốt nhất. Ban đầu tôi nghĩ nó khá đắt (có giá 49.99 đô la cho một lần mua trên Mac), nhưng tôi đã có một khoản lợi nhuận tuyệt vời kể từ khi tải xuống. Ứng dụng này dễ sử dụng và việc tổ chức các tác vụ rất đơn giản.
Vì tôi có thể sao chép và dán các tác vụ (trước khi chỉnh sửa chúng), tôi sắp xếp tuần làm việc của mình chỉ trong một phần nhỏ thời gian trước đây. Tôi cũng thích cách ứng dụng trên máy tính để bàn phản hồi nhanh. Vì rất dễ sử dụng, tôi không cảm thấy cần phải dùng phiên bản trình duyệt; kết quả là tôi ít bị phân tâm bởi việc mở các tab mới hơn.
Giao diện trực quan của ứng dụng Things 3 trên macOS, hiển thị các tác vụ được tổ chức theo ngày và dự án, nhấn mạnh sự đơn giản và hiệu quả.
Ứng dụng này chỉ có hiệu lực trên thiết bị mà tôi tải xuống. Vì tôi sử dụng Things 3 trên máy tính, tôi khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng Todoist trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của mình. Một nhược điểm khác là mặc dù có sẵn trên Mac, bạn không thể sử dụng Things 3 trên máy tính Windows (hoặc các thiết bị không phải của Apple).
Tải xuống: Things 3 cho macOS | iOS | visionOS (Giá cả khác nhau)
Các ứng dụng quản lý tác vụ là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Mặc dù tôi tin rằng Things 3 là lựa chọn tốt nhất đối với bản thân mình, bất kỳ ứng dụng nào tôi đã đề cập trong danh sách này cũng sẽ hoạt động hiệu quả. Sự lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào sở thích cá nhân về tính năng, thiết kế, thiết bị sử dụng và ngân sách của bạn. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về các ứng dụng quản lý tác vụ mà bạn đã từng sử dụng nhé!
