Trong kỷ nguyên số, lịch kỹ thuật số đã trở thành công cụ không thể thiếu để chúng ta tổ chức công việc và cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, thay vì giúp mọi thứ dễ dàng hơn, nhiều người lại cảm thấy lịch số thường xuyên trở nên quá phức tạp và khó kiểm soát. Sau nhiều năm thử nghiệm và tinh chỉnh các hệ thống, tôi đã khám phá ra những phương pháp hiệu quả để biến công cụ này thành lợi thế của mình, giúp quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu bạn cũng đang tìm cách làm chủ chiếc lịch số của mình, 6 bí quyết dưới đây chắc chắn sẽ hữu ích.
6. Tách Biệt Lịch Cá Nhân và Công Việc: Chìa Khóa Quản Lý Rõ Ràng
Một trong những nguyên tắc cốt lõi giúp tôi tránh bị quá tải chính là giữ cho các hệ thống của mình được phân định rõ ràng. Đặc biệt, không gian kỹ thuật số, và quan trọng nhất là các ứng dụng lịch, cần được tách bạch rạch ròi.
Cách đơn giản nhất tôi tìm thấy để giữ cho lịch kỹ thuật số được sắp xếp ngăn nắp là sử dụng các lịch riêng biệt cho mục đích cá nhân và công việc. Tôi duy trì lịch cá nhân trên điện thoại thông minh, và đối với việc này, tôi chỉ sử dụng Apple Calendar. Đây là ứng dụng yêu thích của tôi vì nó đồng bộ rất tốt với các ứng dụng khác trên thiết bị của mình.
Tạo sự kiện mới trong ứng dụng Lịch Apple trên iPhone
Trong khi đó, trên máy tính, tôi sử dụng Google Calendar. Tôi chủ yếu dùng công cụ này cho các công việc tự do và để theo dõi các cuộc họp. Để tăng cường hiệu quả làm việc, tôi thường xuyên tận dụng các mẹo và thủ thuật Google Calendar giúp tăng năng suất.
iPad của tôi cũng cài đặt Google Calendar, nhưng tôi đăng nhập bằng một tài khoản Google khác. Tôi chủ yếu sử dụng lịch này cho các dự án sáng tạo riêng biệt, không liên quan đến công việc chuyên môn.
5. Tự Động Đồng Bộ Sự Kiện Quan Trọng: Giải Pháp Giảm Gánh Nặng Quản Trị
Công việc hành chính luôn là thứ khiến tôi lệch khỏi quỹ đạo nhiều nhất. Tôi ghét cảm giác phải liên tục “tưới nước” cho hệ thống bằng cách thêm các sự kiện thủ công, điều này đã khiến tôi từ bỏ việc sử dụng lịch kỹ thuật số trong một thời gian dài. Tuy nhiên, giờ đây, việc tự động hóa hầu hết quy trình này đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Bên cạnh các ứng dụng lịch hỗ trợ AI như Motion, tính năng gợi ý của Siri giúp việc đồng bộ sự kiện trong Apple Calendar trở nên cực kỳ tiện lợi. Siri đồng bộ với hầu hết các ứng dụng của tôi, chẳng hạn như ứng dụng tập gym, để tìm và tự động thêm những thông tin quan trọng vào lịch của tôi. Tôi cũng có thể xem các sự kiện tiềm năng để thêm từ hộp thư đến của mình.
Ứng dụng Lịch Apple hiển thị các sự kiện đã đồng bộ trên iPhone
Google Calendar cũng có khả năng đồng bộ sự kiện từ Gmail. Thỉnh thoảng tôi tận dụng tính năng này, nhưng không nhiều bằng tài khoản Apple Calendar cá nhân của mình. Nếu cần, người dùng cũng có thể ngăn Gmail tạo các sự kiện Google Calendar không mong muốn.
4. Tùy Chỉnh Chế Độ Xem Lịch: Tối Ưu Hóa Trải Nghiệm Sử Dụng
Mặc dù tôi đã thực hiện một vài thay đổi đáng kể đối với thiết lập lịch số của mình để duy trì sự ngăn nắp, nhưng một số khác biệt lớn nhất lại đến từ những điều chỉnh nhỏ hơn. Ví dụ, việc thay đổi chế độ xem lịch để phù hợp với sở thích cá nhân đã là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để tổ chức cuộc sống hàng ngày tốt hơn.
Trong Google Calendar, tôi thích chế độ xem toàn bộ tuần. Vì tôi sử dụng ứng dụng trên màn hình rộng hơn, chế độ xem này cho phép tôi nắm rõ các nhiệm vụ của mình tốt hơn và cũng không cảm thấy bị choáng ngợp. Việc này còn giúp tôi lập kế hoạch hiệu quả hơn cho ngày hôm sau.
Chặn thời gian cho công việc chuyên sâu trong ứng dụng lịch
Trong khi đó, trên điện thoại thông minh, tôi lại sử dụng chế độ xem ngày. Tôi không thích xem toàn bộ tuần trên màn hình nhỏ hơn vì nó cảm thấy quá lộn xộn. Để đảm bảo luôn biết điều gì sắp diễn ra, tôi cũng đã thiết lập một widget hiển thị sự kiện tiếp theo của mình.
3. Tập Trung Time-Blocking Cho Các Nhiệm Vụ Trọng Yếu
Mặc dù đã cố gắng trong một thời gian dài, nhưng việc time-blocking (phân bổ thời gian) cho cả ngày không thực sự hiệu quả với tôi. Tuy nhiên, việc có một chút định hướng vẫn rất hữu ích. Mặc dù tôi luôn giữ các danh sách việc cần làm (to-do lists) trong tầm tay, tôi nhận thấy rằng việc time-blocking cho các nhiệm vụ lớn nhất lại mang lại hiệu quả đáng kể.
Chiến thuật này đặc biệt hiệu quả khi tôi áp dụng time-blocking cho các nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ, tôi ngồi xuống vào cùng một thời điểm mỗi ngày để thực hiện công việc chuyên sâu (deep work). Lên lịch cho các nhiệm vụ mà tôi có thể dễ quên, chẳng hạn như các nhiệm vụ pitching, cũng rất hữu ích.
Tôi sử dụng hình thức time-blocking nhẹ nhàng này chủ yếu cho công việc chuyên môn hơn là các dự án cá nhân.
2. Giảm Thiểu Số Lượng Lịch Tạo Ra: Tránh Gây Rối Rắm
Mặc dù tôi có nhiều ứng dụng lịch, nhưng mục tiêu của tôi là loại bỏ càng nhiều sự lộn xộn càng tốt khỏi chúng. Để đạt được điều này, tôi giảm thiểu số lượng lịch mà tôi tạo ra. Mặc dù tôi có thể giữ các lịch sinh nhật, ngày lễ và các chủ đề khác trong tầm nhìn, nhưng tôi không muốn nhìn thấy tất cả cùng một lúc.
Thay vì chọn hiển thị mọi thứ, tôi chỉ đánh dấu vào ô bên cạnh các lịch mà tôi đang quan tâm. Nếu sau này tôi muốn xem một cái gì đó khác, tôi có thể nhanh chóng đánh dấu và sau đó bỏ chọn lại ngay sau khi đã thu thập đủ thông tin cần thiết. Điều này giúp lịch của tôi luôn gọn gàng và dễ theo dõi.
1. Tùy Biến Các Sự Kiện Hiển Thị: Dọn Dẹp Không Gian Lịch
Ngoài việc tùy chỉnh các loại lịch, tôi còn chọn lọc các sự kiện mà tôi muốn xem. Ngay khi một sự kiện không còn phù hợp, tôi sẽ xóa tất cả các sự kiện đó – cả trong quá khứ và tương lai – khỏi lịch của mình để dọn dẹp không gian.
Nếu tôi muốn giữ lại những sự kiện đó để tham khảo, tôi có thể đánh dấu chúng bằng màu tối hơn trong Google Calendar để phân biệt rõ ràng với các sự kiện khác. Hơn nữa, tôi bỏ chọn mục “Show Declined Events” (Hiển thị Sự kiện Bị Từ Chối) để những sự kiện này không làm lộn xộn không gian lịch của tôi.
Lịch kỹ thuật số là một công cụ mạnh mẽ để duy trì sự ngăn nắp, nhưng việc xây dựng một hệ thống hiệu quả đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về cách tận dụng chúng. Tôi đã cố tình lựa chọn các tài khoản khác nhau cho lịch cá nhân và công việc, cùng với việc sử dụng các tính năng tự động như đồng bộ sự kiện. Thiết lập này đã hoạt động rất tốt cho tôi cho đến nay, giúp tôi tối ưu lịch số và kiểm soát tốt hơn cuộc sống bận rộn. Hãy áp dụng những bí quyết này để biến lịch số thành trợ thủ đắc lực của bạn!
