Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới, nhưng giống như thư mục khởi động trên máy tính, chúng ta không muốn bị quá tải bởi quá nhiều thứ cùng lúc “khởi chạy” trong tâm trí còn đang lộn xộn. Tại Thủ Thuật Mới, chúng tôi tin rằng việc lập kế hoạch công việc buổi tối có thể mang lại lợi thế đáng kể, giúp bạn bắt đầu ngày mới một cách hiệu quả và đầy năng lượng. Phương pháp này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc cá nhân mà còn định hình thói quen, đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu làm chủ thời gian và nâng cao năng suất.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Công Việc Buổi Tối Lại Thúc Đẩy Động Lực?
Cảm giác uể oải sau khi thức dậy cho thấy não bộ của chúng ta chưa sẵn sàng cho việc đưa ra các quyết định quan trọng. Việc lập kế hoạch từ đêm hôm trước khai thác một “mánh khóe” tinh thần mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý các ưu tiên cho ngày tiếp theo, giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Điều này giống như một vận động viên đã vào vị trí sẵn sàng trước tiếng súng hiệu.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm trong khi uống cà phê, bạn sẽ biết chính xác mình nên bắt đầu từ đâu. Bạn không cho não bộ cơ hội để tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; mọi thứ đã được định sẵn. Sự rõ ràng này làm giảm “ma sát”, giúp bạn nhanh chóng tập trung.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể làm cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn. Tác giả đã từng thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập thói quen buổi sáng và gần đây đã chuyển sang thực hiện bài tập này vào buổi tối hôm trước.
ChatGPT là Trợ lý Lập kế hoạch cá nhân hóa giúp tối ưu hóa lịch trình
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm từ 15 đến 30 phút suy nghĩ và đắn đo vào buổi sáng, từ đó chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo một hệ thống cụ thể. Các thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể hiệu quả – chỉ cần thử nghiệm thực hiện chúng vào đêm hôm trước và xem liệu điều đó có giúp ích không. Bạn cũng có thể tận dụng những lợi ích tuyệt vời của việc lập danh sách việc cần làm bằng giấy để tránh xa màn hình.
Lập Kế Hoạch Vào Buổi Sáng Dễ Dẫn Đến Sự Trì Hoãn Như Thế Nào?
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường ẩn chứa sự trì hoãn dưới vỏ bọc của năng suất. Sức mạnh ý chí của chúng ta thường ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Việc đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, Slack liên tục kêu bíp, hoặc một danh sách nhiệm vụ lớn, không rõ ràng có thể gây cảm giác choáng ngợp. Não bộ của chúng ta dường như không còn phân biệt được ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số, dẫn đến việc chúng ta dễ dàng trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Mình chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút biến mất chỉ để phản ứng theo lịch trình của người khác thay vì của chính bạn. Hoặc bạn bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ đáng sợ và đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp màn hình desktop.
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp chiếm lấy sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số mà chúng ta sử dụng còn làm trầm trọng thêm tình trạng này theo nhiều cách khác nhau:
- Bão thông báo: Email và các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp làm tôi choáng ngợp với các cuộc hội thoại chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi kịp ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Việc mở một danh sách nhiệm vụ khổng lồ, không được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra sự tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi thêm các nhiệm vụ hoặc nơi chứa các tài liệu quan trọng.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một “liều thuốc an thần” chống lại tình trạng này. Bạn có thể chủ động đặt ra kế hoạch cho ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và phiền nhiễu từ thế giới kỹ thuật số kiểm soát.
Các Mẹo Thực Tiễn Để Lập Kế Hoạch Công Việc Buổi Tối Hiệu Quả (Sử Dụng Công Cụ Kỹ Thuật Số)
Bắt đầu thực hiện khá đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc tổng quát để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng bạn, chỉ mất từ 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen mà bạn hình thành.
1. Đổ Rác Tư Duy (Brain Dump) & Ghi Lại
Giải tỏa tâm trí bằng cách ghi lại bất kỳ suy nghĩ hay nhiệm vụ nào còn vương vấn.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng ghi chú như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi lại nhanh chóng. Nếu thích, việc ghi lại suy nghĩ của mình dưới dạng nhật ký giọng nói cũng là một thử nghiệm đáng giá để tiết kiệm thời gian.
2. Xem Lại & Ưu Tiên Hóa
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do, hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách việc cần làm của bạn và lịch trình ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (MIT – Most Important Task) và đánh dấu rõ ràng. Tác giả gọi đó là “Điểm Nhấn Hàng Ngày” (My Daily Highlight), và phân loại nó thành một trong ba loại: Khẩn cấp, Thỏa mãn, hoặc Vui vẻ.
Minh họa My Daily Highlight trong Google Sheets giúp theo dõi và ưu tiên công việc hàng ngày
Giới hạn các nhiệm vụ khác trong ngày của bạn chỉ từ 3 đến 5 mục quan trọng để giảm thiểu cảm giác choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Để Sau” (Someday) hoặc hoãn lại các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
3. Phân Chia Thời Gian (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng lịch phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar, hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, các khoảng nghỉ, tập thể dục và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Mã hóa màu sắc cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham chiếu nhanh bằng hình ảnh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu phương pháp Phân Chia Thời Gian (Time Blocking) không hiệu quả với bạn, hãy thử phương pháp Gom Nhóm Nhiệm Vụ (Task Batching). Chúng ta có thể luân phiên giữa hai phương pháp này tùy theo từng ngày và tính chất công việc.
4. Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai
Đóng các tab và ứng dụng mà bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết vào lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ. Nếu đang viết một bài báo, tác giả sẽ đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây”.
Khi bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng, hãy kích hoạt các Chế độ Tập trung (iOS/macOS) hoặc An Toàn Kỹ Thuật Số/Không Làm Phiền (Android) để tắt tiếng các thông báo gây xao nhãng trong các khối thời gian làm việc.
Chế độ Tập trung (Focus Mode) trên Android giúp loại bỏ phiền nhiễu và tăng cường năng suất
Các mẹo về công việc kỹ thuật số được đề cập ở đây đều có thể áp dụng cho mọi khía cạnh trong cuộc sống. Ví dụ, nếu bạn định đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ dùng từ tối hôm trước.
5. Kiểm Tra Lần Cuối & Cam Kết
Quét qua lịch và danh sách nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết tinh thần với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — đồng hồ.
Kết Luận
Lập kế hoạch công việc buổi tối không chỉ đơn thuần là viết ra một danh sách việc cần làm, mà là một thói quen chiến lược mạnh mẽ. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp não bộ của chúng ta có đủ thời gian để hình dung về ngày tiếp theo. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu có những sự kiện bất ngờ xảy ra, bạn luôn có thể điều chỉnh và sắp xếp lại kế hoạch một cách linh hoạt. Bằng cách đó, bạn sẽ đổi lấy sự choáng ngợp bằng sự rõ ràng, và căng thẳng buổi sáng bằng động lực tràn đầy.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách bạn quản lý công việc và thời gian hiệu quả nhất, hoặc khám phá thêm các bài viết khác về tối ưu hóa năng suất tại Thủ Thuật Mới!
