Bạn tự nhủ rằng mình sẽ ghi lại sau, nhưng “sau” lại chẳng bao giờ đến. Đó là bởi trí nhớ con người vốn không đáng tin cậy, đặc biệt khi cuộc sống trở nên bận rộn. Một thói quen ghi chú hiệu quả bắt đầu từ những lời nhắc nhở – những lời nhắc xuất hiện đúng lúc để bạn kịp thời lưu giữ những ý nghĩ chợt thoáng qua. Bài viết này, từ thuthuatmoi.net, sẽ hướng dẫn bạn cách biến ứng dụng Reminders của Apple thành một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn nhanh chóng ghi lại mọi ý tưởng và nhiệm vụ, từ đó giải phóng tâm trí và nâng cao năng suất cá nhân.
Thói Quen Ghi Chú Là Gì Và Tại Sao Lại Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị tấn công bởi vô vàn thông tin và các yếu tố gây xao nhãng – thông báo, email, quảng cáo, và sức hút không ngừng của mạng xã hội. Dòng thông tin liên tục này làm phân mảnh sự chú ý của chúng ta, khiến việc quên đi những nhiệm vụ, ý tưởng hoặc cam kết quan trọng trở nên dễ dàng hơn. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường chợt lóe lên vào những thời điểm chúng ta ít mong đợi nhất.
Thói quen ghi chú được lấy cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc “đưa” các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi tâm trí và vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện. Điều này giúp giải phóng không gian tinh thần, cho phép bạn tập trung vào những gì đang làm. Mặc dù có nguồn gốc từ GTD, thói quen ghi chú rất linh hoạt và có thể tích hợp vào bất kỳ hệ thống năng suất nào.
Tuy nhiên, một thói quen ghi chú hiệu quả không chỉ đơn thuần là việc ghi lại ý tưởng và công việc vào sổ tay, ghi chú dán (sticky notes) hay các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót chi tiết. Thay vào đó, đó là việc chủ động và nhất quán trút bỏ mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn.
Điều này đảm bảo mọi thứ được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp bạn dễ dàng truy cập, tổ chức và hành động khi thời điểm thích hợp. Ứng dụng Reminders của Apple là một công cụ xuất sắc mà nhiều người dùng, bao gồm cả đội ngũ thuthuatmoi.net, sử dụng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để ghi lại các mục một cách nhanh chóng và cải thiện hệ thống quản lý kiến thức cá nhân.
Vì sao Reminders lại được tin dùng? Thứ nhất, nó miễn phí và trực quan, dễ dàng tiếp cận với bất kỳ ai sở hữu thiết bị Apple. Thứ hai, nó đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Apple, cho phép bạn ghi lại ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và tổ chức chúng sau này trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó giúp bạn nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị sa lầy vào các tính năng không cần thiết. Để thực sự khai thác tiềm năng của Reminders trong việc ghi chú nhanh, điều quan trọng là phải thiết lập nó để tối ưu hóa việc sử dụng. Dưới đây là cách thực hiện.
Thiết Lập Danh Sách Hộp Thư Đến (Inbox) Chuyên Dụng
Các danh sách trong ứng dụng Reminders là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các nhiệm vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen ghi chú của bạn là tạo một danh sách Capture hoặc Inbox chuyên dụng – hoặc, tốt hơn nữa, đổi tên danh sách Reminders mặc định.
Bước này rất cần thiết vì danh sách Reminders mặc định là nơi các nhiệm vụ được tự động thêm vào khi sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, mặc dù bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để ghi chú, các nhiệm vụ của bạn sẽ không tự động được ghi lại ở đó. Việc đổi tên danh sách Reminders mặc định thành một cái gì đó như Inbox hoặc Capture giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.
Đây là cách đổi tên danh sách Reminders mặc định trên máy Mac:
-
Mở ứng dụng Reminders trên máy Mac của bạn.
-
Tìm danh sách Reminders mặc định trong thanh bên dưới mục My Lists.
-
Nhấp chuột phải (hoặc Control-click) vào danh sách và chọn Rename.
-
Nhập tên như Inbox hoặc Capture, chọn một Color và Icon phù hợp, sau đó nhấp OK.
Cách tạo danh sách Hộp thư đến trong ứng dụng Reminders trên Mac
Sau khi danh sách Capture chuyên dụng của bạn được thiết lập, nó sẽ trở thành khu vực lưu giữ tạm thời cho tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng đến và chưa được xử lý. Hãy xem nó như một bãi chứa kỹ thuật số, nơi bạn có thể nhanh chóng trút bỏ bất cứ điều gì xuất hiện trong tâm trí mà không cần lo lắng về việc tổ chức ngay lập tức.
Trong tương lai, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, widget Reminders, bảng chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm nhiệm vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào danh sách Inbox hoặc Capture của bạn. Từ đó, bạn có thể xem xét và tổ chức chúng vào các danh sách phù hợp trong các buổi đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Lịch Đánh Giá Hàng Ngày Hoặc Hàng Tuần Để Xử Lý Các Mục Đã Ghi Chú
Mục đích của việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng là để trút bỏ chúng khỏi tâm trí bạn vào một hệ thống đáng tin cậy, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên những mục đã ghi lại và bỏ lỡ thời hạn, thì hệ thống đó chỉ hoạt động hiệu quả khi bạn nhất quán quay lại để xem xét và tổ chức những gì đã ghi lại.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải lên lịch một quy trình đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần để xử lý danh sách việc cần làm của bạn một cách nhất quán. Việc đánh giá này cho phép bạn xem lại các mục đã ghi chú, làm rõ mục đích của chúng và tổ chức chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, ủy quyền nhiệm vụ hoặc loại bỏ các mục không còn phù hợp.
Tần suất đánh giá của bạn sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng nhiệm vụ bạn xử lý. Bạn có thể thích một buổi đánh giá nhanh hàng ngày hoặc chọn một buổi đánh giá hàng tuần toàn diện hơn để lập kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều quan trọng là chọn một ngày và thời gian nhất quán cho các buổi đánh giá của bạn và tuân thủ nó.
Đây là cách lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Reminders:
-
Mở ứng dụng Reminders và truy cập danh sách Inbox (Capture) của bạn.
-
Nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) ở góc trên bên phải để thêm một lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, chẳng hạn như Weekly Review hoặc Daily Review, tùy thuộc vào sở thích của bạn.
-
Nhấp vào biểu tượng info (i) bên cạnh lời nhắc.
-
Đánh dấu vào ô On a Day.
-
Tiếp theo, đánh dấu vào ô At a Time và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành đánh giá của mình.
-
Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
-
Nhấp vào menu thả xuống repeat và chọn Custom ở dưới cùng.
-
Trong menu bật lên tiếp theo, chọn Daily hoặc Weekly. Nếu bạn chọn Weekly, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành đánh giá của mình.
-
Nhấp OK.
Nhiệm vụ đánh giá hàng tuần trong ứng dụng Reminders
Bằng cách thiết lập lời nhắc đánh giá định kỳ, bạn tạo ra một quy trình có cấu trúc giúp bạn nhất quán xử lý và tổ chức các mục đã ghi chú của mình. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống ghi chú sạch sẽ và có tổ chức, giảm sự lộn xộn trong tâm trí và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần với sự tự tin.
Cách Nhanh Chóng Ghi Chú Trong Reminders
Việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng là ưu tiên về tốc độ – bạn muốn thêm các mục vào Reminders nhanh nhất có thể để tránh quên chúng. Reminders cung cấp một số cách để bạn ghi lại các mục một cách dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight Để Mở Reminders Nhanh Chóng
Mặc dù Reminders hiện không cung cấp phím tắt hệ thống (như phím tắt Quick Entry của OmniFocus) để thêm tác vụ nhanh chóng, Spotlight vẫn cung cấp một giải pháp thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này liên quan đến một vài bước bổ sung so với phím tắt chuyên dụng, nhưng nó vẫn là một cách đáng tin cậy để mở Reminders nhanh chóng và bắt đầu ghi chú các tác vụ.
{width=1200 height=752}Để mở Reminders bằng Spotlight, bạn chỉ cần nhấn Command + Space trên máy Mac, sau đó gõ Reminders và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm tác vụ của bạn.
2. Dùng Siri Để Thêm Nhiệm Vụ Rảnh Tay
Siri là một trong những cách được ưa thích để ghi chú các mục vào Reminders, đặc biệt khi đôi tay đang bận rộn. Đơn giản chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói Hey Siri, sau đó là nhiệm vụ của bạn. Ví dụ:
- “Hey Siri, remind me to call the plumber at 9 AM on Friday.” (Này Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước lúc 9 giờ sáng thứ Sáu.)
- “Hey Siri, remind me to email the client tomorrow at 10 AM.” (Này Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.)
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Reminders mặc định thành Capture hoặc Inbox (như đã mô tả ở trên), bất kỳ nhiệm vụ nào được thêm thông qua Siri sẽ tự động được đưa thẳng vào danh sách này.
3. Thiết Lập Widget Để Truy Cập Nhanh
Thêm các widget tương tác vào màn hình nền máy Mac tạo ra một phím tắt trực quan giúp các công cụ yêu thích của bạn luôn trong tầm tay. Việc thêm widget Reminders vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
{width=1200 height=705}Để thêm widget Reminders vào màn hình nền máy Mac của bạn, hãy Control-click vào hình nền máy tính và chọn Edit Widgets để mở trình duyệt widget. Tìm kiếm Reminders, sau đó chọn kích thước widget bạn muốn và kéo nó vào màn hình nền của bạn.
Mặc dù widget Reminders chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu hoàn thành các tác vụ trực tiếp, bạn cũng có thể nhấp vào widget để nhanh chóng mở ứng dụng Reminders và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen ghi chú mạnh mẽ là một thủ thuật năng suất có thể giúp bạn lấy lại sự rõ ràng trong tư duy và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Với những mẹo này, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Reminders để ghi chú và tổ chức các tác vụ trên máy Mac của mình. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về cách bạn tối ưu Reminders trong phần bình luận bên dưới nhé!
