Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh trong công việc hàng ngày, và việc soạn thảo email không phải là ngoại lệ. AI có thể giúp bạn tạo bản nháp email chỉ trong vài giây, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó. Một số email sẽ hưởng lợi từ sự tự động hóa, trong khi những email khác lại đòi hỏi sự tinh tế và chạm tay của con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI “cầm trịch” và khi nào nên tự mình gõ phím có thể tạo ra sự khác biệt lớn, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và duy trì hiệu quả giao tiếp trong môi trường số. Bài viết này của Thủ Thuật Mới sẽ giúp bạn xác định các tình huống cụ thể để ứng dụng AI một cách thông minh nhất khi gửi thư điện tử.
AI Thích Hợp Cho Các Email Đơn Giản, Mang Tính Hậu Cần
Đối với những email có nội dung đơn giản, chẳng hạn như các tin nhắn hậu cần nhanh chóng hoặc các thông báo không yêu cầu sự sáng tạo và tư duy phản biện, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi là hoàn toàn phù hợp. Trong những trường hợp này, AI có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mà không làm giảm chất lượng thông điệp.
Ví dụ, bạn có thể sử dụng một câu lệnh đơn giản như “Viết một email chuyên nghiệp, súc tích để phản hồi thư dưới đây và đề xuất cuộc họp lúc 11 giờ sáng” khi cần điều phối một cuộc họp. AI sẽ nhanh chóng tạo ra một bản nháp chuẩn chỉnh, giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
AI Hỗ Trợ Hiệu Quả Khi Bạn Nhận Quá Nhiều Email
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng, và bạn cần phải phản hồi tất cả chúng. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh AI cho bất kỳ nội dung nào yêu cầu tính độc đáo, việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ khi soạn thảo các phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách đáng kể.
Chẳng hạn, bạn có thể viết các điểm chính của phản hồi dưới dạng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email mạch lạc, chuyên nghiệp.
Hình ảnh minh họa ChatGPT chuyển ý tưởng gạch đầu dòng thành email hoàn chỉnh, tối ưu hóa quá trình soạn thảo
Ngoài ra, AI cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc đọc và quản lý lượng email khổng lồ. Trong Outlook, tính năng Copilot cung cấp nhiều công cụ để xem xét email nhanh chóng. Bên cạnh đó, các công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả, từ việc kiểm tra ngữ pháp đến phân loại email.
AI Giúp Tinh Chỉnh Và Nâng Cao Chất Lượng Email
Nếu bạn đang gặp khó khăn khi viết một email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ trợ cho quá trình tư duy và soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu AI chỉnh sửa, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế những ý tưởng ban đầu của bạn mà giúp bạn tinh chỉnh chúng, biến những suy nghĩ thô thành văn bản trôi chảy và hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn đảm bảo email của mình đạt được sự rõ ràng và chuyên nghiệp tối đa.
Tuyệt Đối Không Dùng AI Khi Cần Sự Sáng Tạo Và Tư Duy Phản Biện
Trong những trường hợp yêu cầu sự sáng tạo cá nhân và tư duy phản biện sâu sắc, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất. Mặc dù việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần đưa ra ý kiến đóng góp có ý nghĩa về một vấn đề quan trọng, việc giao phó hoàn toàn cho AI thường là không khôn ngoan.
Người quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có thể muốn biết suy nghĩ của chính bạn, chứ không phải những gì ChatGPT nghĩ. AI vẫn có thể là một công cụ bổ trợ đắc lực, nhưng nó không thể thay thế khả năng sáng tạo và phân tích độc đáo của con người.
Tránh Dùng AI Nếu Bạn Không Có Thời Gian Chỉnh Sửa
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra văn bản dài dòng và lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” về kỹ thuật prompt engineering hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong câu lệnh để có được đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa kỹ lưỡng sản phẩm của ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal đã từng nói nổi tiếng: “Nếu có thêm thời gian, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều này cũng đúng với văn bản do AI tạo ra.
Nếu bạn để ý, ngoài việc đề xuất chỉnh sửa, tất cả các câu lệnh ví dụ mà chúng tôi tạo ra đều bao gồm từ “súc tích” hoặc “concise” ở đâu đó trong đó. Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt engineering mang lại bên dưới, với cùng một câu lệnh được yêu cầu ở phiên bản thông thường và phiên bản “súc tích”.
Ngay cả khi đã yêu cầu “súc tích”, phiên bản này vẫn khá chung chung và cần được chỉnh sửa đáng kể để có thêm tính độc đáo và sự ngắn gọn cần thiết.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng các công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh hoàn toàn việc sử dụng AI. Điều đáng lưu ý là bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không dùng nó.
Cẩn Trọng: AI Có Thể Gây Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, điều mà bạn chỉ mất vài giây để đưa ra câu lệnh có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Đã có lần, tôi nhận được email từ đồng nghiệp mà rõ ràng là do AI tạo ra. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với đoạn văn bản dài dòng, lan man mà tôi nhận được, vì tôi biết rằng mình có lẽ đã dành nhiều thời gian để đọc email hơn là họ dành để viết nó.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tăng năng suất, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Đây là một nguyên tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: liệu tôi có đang làm lãng phí thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
AI có lẽ sẽ không làm lãng phí thời gian của người nhận khi viết các email đơn giản, xây dựng dàn ý, hoặc sử dụng nó như một công cụ hỗ trợ viết. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì bạn không muốn tự mình viết một phản hồi mạch lạc, thì bạn có lẽ không nên dùng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
Việc tích hợp AI vào quy trình soạn thảo email có thể là một lợi thế lớn, giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, như một chuyên gia công nghệ, Thủ Thuật Mới luôn khuyến nghị độc giả của mình sử dụng AI một cách có trách nhiệm và chiến lược. Hãy luôn cân nhắc ngữ cảnh, đối tượng người nhận và mục đích của email để quyết định khi nào AI là công cụ hỗ trợ đắc lực, và khi nào bạn cần tự mình thể hiện sự tinh tế và tư duy độc đáo. Bằng cách đó, bạn không chỉ tối ưu hóa năng suất mà còn duy trì được chất lượng giao tiếp và sự tôn trọng trong các mối quan hệ chuyên nghiệp.
Bạn có những mẹo hay kinh nghiệm nào khi sử dụng AI để soạn thảo email? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng cộng đồng Thủ Thuật Mới thảo luận nhé!
