Trước đây, tôi thường lên kế hoạch chi tiết cho mỗi ngày, theo từng giờ một. Tối hôm trước, tôi sẽ ngồi xuống và ghi chú mọi hoạt động cho mỗi giờ làm việc vào một bảng tính Excel. Tuy nhiên, tôi đã chuyển sang một lựa chọn thay thế tốt hơn nhiều – kỹ thuật nhóm nhiệm vụ (task batching) – phương pháp này đòi hỏi ít nỗ lực hơn và phù hợp hơn với thói quen làm việc của tôi.
Task Batching Là Gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất được xây dựng dựa trên ý tưởng rằng con người muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến nhiều chiến lược và hệ thống khác nhau được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút quý giá này.
Kỹ thuật nhóm nhiệm vụ (Task Batching) là một trong những chiến lược hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, nhóm nhiệm vụ liên quan đến việc gom các công việc từ danh sách cần làm lại với nhau dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các công việc liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc động não sáng tạo có thể được nhóm lại để hoàn thành trong một đợt.
Ý tưởng đằng sau kỹ thuật nhóm nhiệm vụ là giảm thiểu gánh nặng nhận thức gây ra bởi việc thường xuyên chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, vốn có thể làm giảm sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một loại nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm lỗi và dễ dàng đi vào trạng thái dòng chảy (flow state).
Task Batching Khác Biệt Với Time Blocking Như Thế Nào?
Kỹ thuật nhóm nhiệm vụ có vẻ tương tự với một kỹ thuật năng suất khác là Time Blocking (khối thời gian), nhưng chúng liên quan đến hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý thời gian. Time Blocking phân chia một ngày dựa trên số giờ có sẵn, với một hoạt động được chỉ định cho mỗi giờ làm việc.
Mặt khác, kỹ thuật nhóm nhiệm vụ chia lịch trình dựa trên số lượng công việc cần làm và mức độ liên quan của chúng. Với Task Batching, tôi có thể làm việc trên các nhóm công việc khác nhau miễn là tôi cần, mà không cần chỉ định các khung thời gian cụ thể. Task Batching vẫn quan tâm đến việc chỉ định các khung thời gian cho các hoạt động của bạn. Nó sẽ không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian nếu không làm như vậy. Sự khác biệt là thời lượng và tần suất của các khung thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Việc Time Blocking chưa bao giờ phù hợp với tôi. Nó mang lại rất nhiều sự tổ chức cho ngày của bạn, có lẽ là quá nhiều. Làm việc theo một lịch trình Time Blocking khiến tôi cảm thấy vội vã hơn, và thật khó chịu khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một nhiệm vụ đã lên lịch trước đó.
Tại Sao Kỹ Thuật Nhóm Nhiệm Vụ (Task Batching) Hiệu Quả Hơn?
Kỹ thuật nhóm nhiệm vụ phù hợp hơn với cách tôi làm việc và mang lại trải nghiệm ít khó chịu hơn. Tôi ít phải chuyển đổi giữa các công việc, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi lên lịch lại một nhóm nhiệm vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này giúp tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Loại Bỏ Chi Phí Chuyển Đổi Nhiệm Vụ
Lợi ích quan trọng nhất của Task Batching là nó ngăn ngừa chi phí chuyển đổi. Chi phí chuyển đổi (switching cost) hay “thuế chuyển đổi” là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy do việc chuyển đổi sự chú ý giữa các nhiệm vụ. Nếu bạn đã từng cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, ví dụ như lái xe và dùng điện thoại, hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào nhiệm vụ hiện tại.
Giao diện Google Calendar minh họa cách sắp xếp lịch trình theo phương pháp Time Blocking với các khối thời gian cố định cho từng loại nhiệm vụ
Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ tiêu tốn thời gian và nỗ lực, và việc bị gián đoạn khi đang làm việc, dù ngắn ngủi, đã được chứng minh là khiến mọi người lo lắng và thất vọng hơn. Kỹ thuật nhóm nhiệm vụ giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Những nhiệm vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung, điều này thường có nghĩa là chúng cần ít thời gian và nỗ lực hơn để hoàn thành. Để tránh xao nhãng, tốt nhất bạn nên thông báo giờ tập trung của mình cho gia đình và đồng đội.
2. Tăng Cường Tính Linh Hoạt
Kỹ thuật nhóm nhiệm vụ là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn so với Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khung thời gian được gán cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các công việc sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối Viết và quyết định hoãn các công việc khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các nhiệm vụ viết trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, nhưng Task Batching thường có khả năng phục hồi tốt hơn trước những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc của mình hoặc cần phải lên kế hoạch lại toàn bộ ngày của mình.
3. Cải Thiện Năng Suất Rõ Rệt
Mặc dù điều này mang tính chủ quan nhiều hơn, nhưng tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian kỷ lục với ít công sức bỏ ra hơn. Làm việc theo từng nhóm nhiệm vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể nhanh chóng biết mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào. Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn công sức cho những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi ở mức thấp nhất.
4. Đặt Ra Kỳ Vọng Thực Tế Hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy từng giây bằng hoạt động và ép buộc bản thân phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và sẽ cố gắng sắp xếp một hoạt động từ mọi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, quá sức và hầu như không mang lại hiệu quả.
Ngược lại, Task Batching giúp tôi giữ vững thực tế. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi gán cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể thực hiện trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ hợp lý hơn là phân tán bản thân quá mức cho nhiều nỗ lực.
Với kỹ thuật nhóm nhiệm vụ, tôi hòa hợp hơn với một ngày làm việc điển hình trông như thế nào, và tôi có thể đặt ra các ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To-do và Google Calendar, nhưng cũng có một vài công cụ quản lý thời gian khác có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch từng phút trong ngày của bạn sẽ không phù hợp với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy bối rối khi nhìn vào một lịch trình đã được Time Blocking đầy đủ. Với Task Batching, dễ dàng tập trung vào công việc mà không cần để ý đã trôi qua bao nhiêu phút và còn lại bao nhiêu thời gian, đây chắc chắn là cách tôi thích làm việc hơn.
Kỹ thuật nhóm nhiệm vụ là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không quá hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching chính là tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi có một hệ thống phù hợp với mình.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Task Batching hoặc các phương pháp quản lý thời gian khác dưới phần bình luận nhé!
