Trong kỷ nguyên làm việc từ xa, ranh giới giữa không gian cá nhân và công việc ngày càng trở nên mờ nhạt. Một câu hỏi thường trực trong tâm trí nhiều người là liệu công ty có thể theo dõi vị trí hoặc các hoạt động của họ khi làm việc bên ngoài văn phòng hay không. Với kinh nghiệm làm việc linh hoạt từ nhiều địa điểm khác nhau, bao gồm cả chuyến đi gần đây tới Mexico, tôi đã đi sâu tìm hiểu về những công nghệ và phương pháp mà các tổ chức sử dụng để giám sát nhân viên, nhằm giải đáp băn khoăn liệu sếp có thể biết bạn đang làm việc từ một bãi biển thay vì bàn làm việc tại nhà hay không.
Theo Dõi Địa Chỉ IP Khi Đăng Nhập Mạng Nội Bộ
Mỗi khi bạn kết nối vào mạng nội bộ của công ty, bộ phận IT đều có khả năng ghi nhận địa chỉ IP của thiết bị mà bạn đang sử dụng. Địa chỉ IP của bạn có liên quan mật thiết đến vị trí địa lý, và mặc dù không thể xác định chính xác từng căn nhà, nó vẫn cho thấy khu vực tổng quát mà bạn đang kết nối từ đó. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những nơi xử lý thông tin nhạy cảm, thường xuyên theo dõi các địa chỉ IP này.
Giao diện trang web hiển thị vị trí địa chỉ IP công cộng của người dùng, minh họa khả năng theo dõi vị trí khi làm việc từ xa.
Các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình kiểm tra vị trí đăng nhập của người dùng, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng nghiêm ngặt để kiểm tra cụ thể từng địa chỉ IP. Để ẩn địa chỉ IP công cộng của mình khi làm việc ở bất cứ đâu, bạn nên sử dụng Mạng Riêng Ảo (VPN). Một VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn, khiến nó xuất hiện như thể đang đến từ máy chủ của nhà cung cấp VPN. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không muốn công ty biết mình đang làm việc ở nước ngoài, cho phép bạn giả lập vị trí ở quốc gia hoặc thậm chí là thành phố bạn đang sinh sống. Tuy nhiên, trước khi sử dụng giải pháp này, hãy đảm bảo rằng dịch vụ VPN hoạt động hiệu quả, vì một số dịch vụ VPN tốt hơn những dịch vụ khác.
Giám Sát IP Trong Các Công Cụ Cộng Tác Trực Tuyến Như Zoom và Microsoft Teams
Ngay cả khi không cần kết nối thường xuyên vào mạng công ty, việc tham gia các cuộc họp qua Zoom hoặc Microsoft Teams là điều không thể tránh khỏi đối với nhiều người. Mặc dù phần lớn quản trị viên Zoom có thể không quá quan tâm đến vị trí của người tham gia, một quản trị viên cảnh giác muốn đảm bảo nhân viên làm việc từ nhà hoàn toàn có thể tìm hiểu.
Cuộc họp Zoom với ba người tham gia, kèm theo bảng điều khiển bên phải, minh họa môi trường làm việc trực tuyến nơi quản trị viên có thể giám sát thông tin người dùng.
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công cộng của mọi người dùng đăng nhập vào một cuộc họp. Việc truy cập thông tin này đơn giản chỉ bằng cách vào bảng điều khiển và tìm liên kết “IP Usage” (Sử dụng IP). Tình hình cũng tương tự với các công cụ cộng tác khác như Microsoft Teams; quản trị viên mạng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với Teams của công ty.
Chương Trình Giám Sát Nhân Viên Từ Xa
Một điều có thể bạn không biết là có thể có nhiều chương trình đang chạy ngầm trên thiết bị của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay do công ty cấp, gần như chắc chắn có phần mềm giám sát ẩn mình, thu thập thông tin như mức độ sử dụng máy tính, năng suất làm việc và dĩ nhiên là vị trí của bạn.
Một số loại dữ liệu được thu thập có thể báo động cho cấp trên của bạn rằng có điều gì đó không ổn. Ví dụ, lịch sử duyệt web, nội dung email, nhật ký gõ phím (keystrokes), ghi hình màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí địa lý đều có thể báo hiệu rằng bạn không ở đúng nơi và không làm đúng việc. Ngay cả khi công ty không nghi ngờ việc bạn dường như truy cập mạng từ thành phố bạn đang ở trước khi đột ngột xuất hiện ở một địa điểm xa xôi, họ có thể trở nên nghi ngờ khi kết hợp sự thiếu hoạt động của bạn với các tìm kiếm gần đây về nhà hàng ngon nhất ở một địa điểm du lịch. Để kiểm tra xem công ty bạn có sử dụng các chương trình này không, bạn có thể thử mở Task Manager hoặc Activity Monitor và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak.
Khả Năng Truy Cập Tin Nhắn Nội Bộ
Sự bất cẩn trong giao tiếp có thể khiến mọi nỗ lực bảo mật trở nên vô nghĩa. Ngay cả khi bạn đã thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa cần thiết, nếu đồng nghiệp “tố” bạn trên Slack hoặc Microsoft Teams, mọi chuyện đều có thể đổ bể. Nếu bạn có ý định rời khỏi thành phố mà không được phép của công ty, tốt nhất là nên giữ bí mật này với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp, quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Kênh công khai Slack hiển thị các cuộc trò chuyện và luồng tin nhắn, nhấn mạnh khả năng truy cập tin nhắn nội bộ của quản trị viên trong các công cụ làm việc nhóm.
Ngoài việc không tiết lộ cho bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất là bạn nên tránh đăng tải thông tin lên mạng xã hội. Điều này có thể khó khăn, nhưng nếu bạn muốn giữ được công việc khi trở về sau kỳ nghỉ làm việc từ xa, tốt nhất là không nên đăng bất kỳ bức ảnh “tự sướng” nào của mình trong trang phục đi biển.
Quản Lý Thiết Bị Di Động (MDM)
Các công ty lớn thường sở hữu hàng nghìn thiết bị. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, rất có thể họ đang dựa vào hệ thống quản lý thiết bị di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ những thiết bị này, công ty bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một tài sản của công ty được định vị từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh ở Mexico, nhưng thiết bị của bạn lại xuất hiện cách văn phòng hàng nghìn dặm, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa.
Dấu Hiệu Từ Môi Trường Xung Quanh
Đôi khi, công ty của bạn không cần đến các công cụ công nghệ phức tạp để nhận ra bạn đang làm việc từ một địa điểm khác. Ví dụ, nếu bạn sống ở một khu vực khí hậu ôn hòa nhưng trong cuộc gọi Zoom lại xuất hiện những cây cọ nhiệt đới phía sau, người quản lý của bạn có thể nhận ra điều bất thường. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo bạn sử dụng tính năng làm mờ hậu cảnh hoặc sử dụng hình nền ảo. Đừng để hình nền Zoom hay thậm chí là trang phục của bạn tiết lộ vị trí làm việc của bạn.
Kết Luận
Việc công ty theo dõi nhân viên làm việc từ xa là một thực tế phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại. Từ việc giám sát địa chỉ IP, sử dụng các công cụ cộng tác trực tuyến, đến việc triển khai phần mềm giám sát chuyên dụng và quản lý thiết bị di động, các tổ chức có nhiều cách để nắm bắt thông tin về vị trí và hoạt động của bạn. Ngay cả những chi tiết nhỏ như hình nền cuộc gọi video cũng có thể trở thành dấu hiệu “tố cáo”.
Để duy trì quyền riêng tư cá nhân hoặc đơn giản là tuân thủ chính sách làm việc của công ty, việc hiểu rõ các cơ chế giám sát này là vô cùng quan trọng. Hãy luôn đọc kỹ chính sách của công ty về làm việc từ xa và sử dụng các công cụ bảo mật cá nhân như VPN một cách thận trọng, nếu cần thiết. Bạn đã bao giờ trải nghiệm việc bị theo dõi khi làm việc từ xa chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn về chủ đề này trong phần bình luận bên dưới nhé!
