Các bảng tính Excel thường trở nên lộn xộn, đặc biệt khi có nhiều người cùng làm việc hoặc dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này dẫn đến sự không nhất quán, dữ liệu trùng lặp và các vấn đề về định dạng. Với vai trò là một chuyên gia về thủ thuật công nghệ tại Thuthuatmoi.net, chúng tôi hiểu rõ những thách thức này. Theo thời gian, những kinh nghiệm thực tế đã giúp tôi đúc kết được một vài thủ thuật biến ngay cả mớ hỗn độn tồi tệ nhất thành một bảng tính sạch sẽ, có tổ chức và thực sự hữu ích. Việc làm sạch dữ liệu Excel không chỉ giúp tăng tính chính xác mà còn nâng cao hiệu quả phân tích và báo cáo.
1. Dọn Dẹp Định Dạng Không Nhất Quán
Một bảng tính Excel với định dạng không nhất quán trông sẽ rất khó nhìn và thiếu chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng công cụ Format Painter để sao chép định dạng từ một phần của bảng tính và dán vào phần khác, giúp đồng bộ hóa toàn bộ.
Để sử dụng Format Painter, hãy chọn một ô đã được định dạng, sau đó nhấp vào biểu tượng Format Painter (biểu tượng cây cọ) trong phần Clipboard của tab Home để sao chép định dạng của ô đó. Con trỏ chuột sẽ biến thành một cây cọ có dấu cộng khi Format Painter đang hoạt động. Tiếp theo, nhấp và kéo để chọn phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng định dạng.
Chọn Format Painter trong Excel để đồng bộ định dạng
Sau khi áp dụng định dạng, Format Painter sẽ tự động bỏ chọn, nghĩa là bạn phải lặp lại các bước trên để định dạng nhất quán các phần khác của bảng tính. Để ngăn điều này xảy ra, hãy nhấp đúp vào Format Painter để nó luôn được chọn sau khi áp dụng định dạng. Nhấp lại vào Format Painter hoặc nhấn phím ESC để bỏ chọn.
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn loại bỏ hoàn toàn định dạng nếu nó không phù hợp. Để làm điều đó, hãy chọn các ô có định dạng và nhấp vào Clear > Clear Formats trong phần Editing trên ribbon.
Xóa định dạng không mong muốn trong bảng tính Excel
2. Cắt Bỏ Khoảng Trắng Thừa
Một vấn đề khác làm mất đi tính thẩm mỹ của bảng tính Excel là các khoảng trắng thừa ở đầu, cuối hoặc nhiều khoảng trắng giữa các từ. Ví dụ, thay vì tên xuất hiện là “Nguyễn Văn A”, nó có thể là “Nguyễn Văn A ” hoặc ” Nguyễn Văn A”, điều này có thể làm cho báo cáo và phân tích trở nên không chính xác. Bạn có thể khắc phục những vấn đề này bằng cách sử dụng hàm TRIM trong Excel và một ô phụ trợ.
Dữ liệu trong Excel có chứa các khoảng trắng không cần thiết
Ví dụ, nếu phạm vi dữ liệu bắt đầu từ ô A1, hãy nhập công thức sau vào một ô trống (ô phụ trợ trong trường hợp này) để loại bỏ mọi khoảng trắng không cần thiết trong giá trị ở ô A1:
=TRIM(A1)Sau đó, kéo góc phải dưới của ô phụ trợ sang các ô liền kề để điền công thức cho các ô khác. Excel sẽ tự động phát hiện rằng bạn muốn loại bỏ khoảng trắng từ các ô bên cạnh A1 và tiếp tục, tạo thêm các ô phụ trợ.
Cột phụ trợ chứa dữ liệu đã được loại bỏ khoảng trắng thừa
Bây giờ, hãy sao chép các giá trị trong phạm vi đã được cắt khoảng trắng và dán chúng trở lại vào phạm vi gốc để thay thế dữ liệu cũ.
3. Điền Giá Trị Vào Các Ô Trống
Nếu bảng tính Excel của bạn có các ô trống, có nhiều cách để tìm và đảm bảo chúng có giá trị. Cách yêu thích của chúng tôi là sử dụng tính năng Go to Special, một thủ thuật tự động điền trong Excel. Tính năng này cho phép bạn chèn một giá trị vào tất cả các ô trống cùng một lúc hoặc điền từng ô một để có độ chính xác cao hơn.
Phạm vi dữ liệu trong Excel chứa các ô bị bỏ trống
Để sử dụng nó, chọn phạm vi chứa các ô trống và nhấp vào Find & Select > Go to Special trên ribbon của tab Home để mở hộp thoại Go To Special. Ngoài ra, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + G.
Mở hộp thoại Go to Special trong Microsoft Excel
Chọn tùy chọn Blanks và sau đó nhấp vào OK để chọn tất cả các ô trống trong phạm vi.
Lựa chọn các ô trống bằng tính năng Go to Special trong Excel
Để điền tất cả các ô trống cùng một lúc, hãy nhập một giá trị vào ô được đánh dấu đầu tiên và sau đó nhấn Ctrl + Enter. Tất cả các ô trống sẽ được điền bằng giá trị đó.
Các ô trống được điền tự động bằng tính năng Go to Special trong Excel
Nếu các ô yêu cầu các giá trị khác nhau, hãy nhập giá trị vào ô trống và nhấn Tab để di chuyển đến ô tiếp theo cho đến khi bạn điền hết tất cả các ô.
4. Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp
Khi kiểm tra bảng tính Excel, bạn có thể phát hiện ra rằng nó chứa các hàng bị trùng lặp. Nếu có nhiều hàng như vậy, khả năng cao là bạn sẽ bỏ sót một vài cái. Điều này có thể dẫn đến những phân tích sai lệch khi bạn xử lý dữ liệu.
Phạm vi dữ liệu trong Excel chứa các hàng trùng lặp
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật chúng và xem xét kỹ hơn. Nhưng cách dễ nhất để loại bỏ chúng là sử dụng công cụ Remove Duplicates.
Để sử dụng nó, chọn phạm vi chứa các hàng trùng lặp, chọn tab Data, và nhấp vào Remove Duplicates trong phần Data Tools của ribbon.
Chọn công cụ Remove Duplicates trong Excel để loại bỏ trùng lặp
Trong hộp thoại Remove Duplicates, bạn sẽ thấy tất cả các cột nơi có thể có dữ liệu trùng lặp. Nhấp vào OK để loại bỏ chúng.
Hộp thoại Remove Duplicates trong bảng tính Excel
5. Đảm Bảo Nhất Quán Chữ Hoa/Thường
Việc có chữ hoa, chữ thường hoặc chữ cái đầu tiên viết hoa một cách nhất quán là rất cần thiết cho một bảng tính chuyên nghiệp. Sửa từng trường hợp không nhất quán có thể tốn thời gian, tùy thuộc vào kích thước của bảng tính. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng khắc phục điều này bằng các hàm như UPPER, LOWER và PROPER kết hợp với một ô phụ trợ.
Hãy xem bảng dưới đây, chúng ta sẽ sử dụng nó cho ví dụ của mình. Để khắc phục điều này, bạn cần chuyển đổi văn bản trong ô A1 (tiêu đề bắt đầu) thành một ô phụ trợ và sau đó áp dụng cho các ô còn lại trong tiêu đề.
Tiêu đề trong bảng tính Excel với trường hợp chữ không nhất quán
Để làm điều này, chọn một ô trống và nhập công thức sau:
=PROPER(A1)Bây giờ, hãy kéo góc điền sang các ô liền kề trong hàng – bạn sẽ thấy Excel sẽ tự động điền dữ liệu từ ô A2, A3, v.v. Sau đó, sao chép các giá trị đó và dán chúng vào phạm vi gốc.
Tiêu đề của các trường hợp được sửa bằng hàm PROPER trong Excel
6. Tách Dữ Liệu Thành Nhiều Cột
Đôi khi, bạn có thể muốn tách một số dữ liệu nhất định, chẳng hạn như tên, họ, địa chỉ hoặc email được phân tách bởi các dấu phân cách (ví dụ: dấu phẩy, khoảng trắng và dấu gạch chéo), thành các cột khác nhau. Thay vì cắt và dán chúng vào các cột riêng biệt, bạn có thể sử dụng tính năng Text to Columns.
Để làm điều đó, hãy chọn dữ liệu được phân tách và nhấp vào Text to Columns trong phần Data Tools của tab Data. Đảm bảo tùy chọn Delimited được chọn và nhấp vào Next.
Bước 1 của quy trình chuyển văn bản sang cột trong Excel
Trong phần Delimiters, chọn các dấu phân cách mà bạn muốn sử dụng để tách văn bản và nhấp vào Finish.
Bước 2 của quy trình chuyển văn bản sang cột trong Excel
Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản được tách thành các cột dựa trên cách nó được phân tách.
Văn bản đã được chia thành các cột riêng biệt trong Excel
Những thủ thuật Excel này có thể biến một bảng tính lộn xộn thành một tài liệu chuyên nghiệp, có tổ chức. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và làm cho dữ liệu của mình đáng tin cậy hơn, dễ dàng phân tích hơn. Hãy thử áp dụng những mẹo này để làm sạch dữ liệu Excel của bạn ngay hôm nay và chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!
