Sau nhiều năm liên tục đối mặt với tình trạng kiệt sức trong công việc và cuộc sống, tôi đã quyết định thực hiện những hành động nghiêm túc để tự động hóa một loạt các tác vụ. Kể từ khi áp dụng những thay đổi này, mức độ căng thẳng của tôi đã giảm đi đáng kể. Tôi đã thành công trong việc tự động hóa cả các nhiệm vụ liên quan đến công việc lẫn những khía cạnh trong đời sống cá nhân, giúp tôi có thêm thời gian và năng lượng cho những điều quan trọng khác.
1. Quản lý Chi Tiêu Hàng Tháng Tự Động
Tôi luôn thích theo dõi thu nhập và chi tiêu để đảm bảo dòng tiền được duy trì ổn định. Trước đây, tôi thường phải nhập thủ công tất cả các khoản chi, điều này khiến tôi căng thẳng vì luôn phải đảm bảo mọi thứ được ghi lại đầy đủ và chính xác.
Sau một thời gian dài tự động hóa các chi phí kinh doanh, tôi nhận ra rằng việc áp dụng tương tự cho các khoản chi tiêu cá nhân cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn nữa. Các chi phí cố định hàng tháng như tiền thuê nhà và phí đăng ký phần mềm hiện được đặt ở chế độ tự động ghi nhận định kỳ. Nhờ đó, tôi chỉ cần thêm những khoản chi không định kỳ hoặc phát sinh bất chợt.
Giao diện ứng dụng Spendee trên iOS hiển thị màn hình theo dõi chi tiêu hàng tháng.
Tôi theo dõi các chi phí hàng tháng bằng ứng dụng Spendee, ứng dụng này cũng có tính năng cho phép bạn tích hợp ngân hàng để tự động hóa hoàn toàn mọi thứ. Lý do duy nhất tôi không sử dụng tính năng này là vì dịch vụ ngân hàng tôi đang dùng không được liệt kê trong ứng dụng.
2. Quét Mã Độc Tự Động Để Bảo Vệ Thiết Bị
Việc quét mã độc đương nhiên là rất quan trọng, nhưng tôi không muốn dành quá nhiều thời gian để tự mình thực hiện. Tuy nhiên, điều này đã trở thành một vấn đề khi tôi quên quét thiết bị của mình trong nhiều tháng liền. Mặc dù không có sự cố nào xảy ra trong giai đoạn đó, tôi nhanh chóng nhận ra rằng mình đang đặt bản thân vào một tình huống nguy hiểm không cần thiết.
Giao diện chương trình Malwarebytes Anti-Malware đang thực hiện quét toàn bộ hệ thống.
Từ khi tự động hóa việc quét mã độc, máy tính của tôi hiện nay tự động tìm kiếm các mối đe dọa mỗi ngày. Tôi sử dụng Malwarebytes và khá hài lòng với nó, nhưng đồng thời, có nhiều lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Malwarebytes Premium. Ví dụ, tôi sẽ cân nhắc sử dụng Windows Defender nếu tôi dùng máy tính Windows.
3. Sao Lưu Dữ Liệu Tự Động An Toàn
Việc thiết lập một chiến lược sao lưu dữ liệu nhanh chóng là rất dễ dàng, và một trong những cách chính tôi thực hiện điều này là bằng cách tự động hóa các bản sao lưu tệp của mình. Trước đây, tôi thường sao lưu nội dung bất cứ khi nào tôi cảm thấy muốn. Tuy nhiên, điều này luôn đặt tôi vào nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra sự cố. Nếu điều đó xảy ra, tôi đã có thể mất tất cả các tệp và thư mục quan trọng của mình.
Tôi chủ yếu sử dụng iCloud để tự động sao lưu các tệp của mình. Tất cả những gì tôi phải làm là vào cài đặt iPhone hoặc iPad và bật tính năng Sao Lưu [Thiết Bị] Này. Vì tôi thấy mức dung lượng miễn phí 5GB quá hạn chế, tôi đã nâng cấp lên iCloud+ và không hề hối hận khi làm như vậy.
Màn hình cài đặt iCloud hiển thị danh sách các ứng dụng được bao gồm trong bản sao lưu.
Với máy tính của mình, tôi có thể sử dụng Time Machine để tự động sao lưu toàn bộ thiết bị. Việc này giúp tôi bớt lo lắng hơn nếu có sự cố xảy ra, và tôi có thể nhanh chóng khôi phục máy tính nếu cần xóa mọi thứ vì bất kỳ lý do gì.
4. Lên Lịch Trình Tự Động Cho Cuộc Sống Bận Rộn
Tôi từng có thói quen thay đổi lịch trình mỗi tuần với lý do “tôi chỉ muốn thay đổi để giữ mọi thứ thú vị”. Tuy nhiên, tôi đã học được từ kinh nghiệm rằng việc không có một thói quen nhất quán đã khiến việc đạt được kết quả mong muốn khó khăn hơn gấp 10 lần. Hơn nữa, tôi còn tự làm mình căng thẳng không cần thiết.
Giờ đây, tôi đã tự động hóa hầu hết lịch trình của mình bằng cách thêm một quy trình rõ ràng mà tôi có thể tuân theo mỗi tuần với những thay đổi tối thiểu. Tuy nhiên, tôi cũng hiểu rằng đôi khi tôi sẽ cần thêm những việc đột xuất. Với email, việc thêm sự kiện từ Gmail vào Google Calendar rất dễ dàng. Tôi đã phải bật tính năng này trong cài đặt vì nó không được bật theo mặc định (tôi sống ở EU).
Các công cụ như Zapier cũng rất hữu ích để thêm sự kiện vào lịch của tôi, đây cũng là một trong những công cụ năng suất email tốt nhất giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc.
5. Tự Động Hoàn Thành Các Tác Vụ Công Việc
Tôi thường sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày và các dự án lớn hơn. Mặc dù chúng rất tốt để tập trung mọi thứ vào một nơi, tôi thường xuyên quên đánh dấu các tác vụ là đã hoàn thành. Điều này chắc chắn dẫn đến những danh sách dài dòng mà tôi phải tự mình xóa mọi thứ.
Để giải quyết vấn đề này, tôi đã thiết lập tính năng tự động hoàn thành tác vụ. Mỗi khi tôi kích hoạt một sự kiện nào đó (ví dụ: xuất bản một bài viết), tôi có thể đánh dấu dự án của mình là đã hoàn thành. Nhiều công cụ quản lý dự án yêu cầu bạn trả tiền cho các tính năng như vậy, nhưng tôi sử dụng Zapier để đạt được kết quả mong muốn của mình.
Giao diện ứng dụng Zapier minh họa quy trình tự động hóa một tác vụ cụ thể.
Ngoài việc tự động hóa các tác vụ trong các phần mềm khác nhau, bạn cũng có thể tự động hóa các tác vụ hàng ngày trong Windows 11 và trên các hệ điều hành khác.
6. Tối Ưu Chế Độ Tập Trung (Focus Modes) Trên Điện Thoại
Chế độ Tập trung (Focus Modes) là một trong những cách tốt nhất giúp tôi không bị xao nhãng khi làm việc. Để tiết kiệm thời gian, tôi tự động hóa thời điểm tôi muốn mỗi chế độ này tự bật. Kích hoạt theo thời gian có thể hiệu quả, nhưng chế độ Tập trung dựa trên vị trí phù hợp hơn nhiều đối với tôi.
Với tính năng này, tôi có thể bật chế độ Tập trung làm việc khi tôi đến không gian làm việc chung và chế độ tập luyện khi tôi ở phòng gym. Việc thiết lập này tốn rất ít thời gian và theo kinh nghiệm của tôi, nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc.
Màn hình cài đặt chế độ Tập trung (Focus Modes) trên điện thoại, cho phép tùy chỉnh các cấu hình khác nhau.
Việc tự động hóa các tác vụ hàng ngày đã giúp tôi tránh khỏi tình trạng kiệt sức một cách dễ dàng hơn nhiều. Chỉ một vài thay đổi đơn giản đã mang lại sự cải thiện đáng kể trong tổng thể sức khỏe và tinh thần của tôi. Tôi cũng làm việc hiệu quả hơn, đây là một lợi ích tuyệt vời đi kèm. Hãy chia sẻ những tác vụ bạn đã tự động hóa trong cuộc sống của mình để giảm căng thẳng và tăng năng suất nhé!
