Với kinh nghiệm đã thử nghiệm hơn 20 phương pháp năng suất khác nhau, tôi đã trải qua không ít thất bại nặng nề. Tuy nhiên, hành trình đó cũng giúp tôi khám phá ra một vài kỹ thuật đơn giản nhưng có khả năng thay đổi cuộc chơi thực sự, những phương pháp đã chứng minh hiệu quả vượt trội và hoàn toàn có thể áp dụng cho bạn. Mục tiêu của bài viết này là chia sẻ những kinh nghiệm quý báu đó, giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nâng cao chất lượng công việc, hướng tới một cuộc sống cân bằng và hiệu quả hơn.
1. Nguyên tắc Pareto (Quy tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, hay còn được biết đến là quy tắc 80/20, chỉ ra rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc sống của tôi trong mọi lĩnh vực. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít các nhiệm vụ trọng tâm mới thực sự chịu trách nhiệm cho thành công của tôi với vai trò một người viết.
Đi sâu hơn, tôi cũng hiểu rằng chỉ một vài công việc hoặc khách hàng nhất định lại gây ra phần lớn áp lực cho mình. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể phân bổ nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi tạm ngưng áp dụng nguyên tắc này trong một thời gian, không ngạc nhiên khi năng suất của tôi bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Bên cạnh công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và cách sử dụng thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và những người tôi thực sự muốn ở bên – điều này đã giúp nâng cao đáng kể chất lượng cuộc sống.
2. Chu kỳ làm việc 60 phút, nghỉ 15 phút
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc theo sau là một khoảng nghỉ) không thực sự phù hợp với tôi, bởi vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái tập trung sâu (flow state). Việc phải dừng lại ngay khi đang vào guồng khiến tôi cảm thấy khó chịu. Do đó, tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều này giúp tôi duy trì sự nhất quán hơn trong sản lượng công việc, và đây vẫn là một phương pháp tôi áp dụng cho đến ngày nay.
Giao diện công cụ theo dõi Pomodoro trên Notion với cài đặt thời gian làm việc 60 phút, minh họa việc tùy chỉnh kỹ thuật Pomodoro để tăng năng suất cá nhân.
Sau khi viết hoặc nghiên cứu trong 60 phút, tôi sẽ nghỉ 15 phút. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ ngắn hoặc đổ đầy chai nước. Ngoài việc giúp não bộ có thời gian nghỉ ngơi, tôi cũng “đóng vòng” Apple Watch của mình bằng cách đảm bảo rằng tôi đứng dậy và vận động mỗi giờ.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình, vì hiệu quả có thể khác nhau tùy người. Chu kỳ 60/15 này hoạt động tốt với tôi với tư cách là một người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực bạn đang học. Notion có một công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh thời gian làm việc thành 60 phút.
3. Xây dựng chuỗi thói quen (Habit-Stacking)
Tôi biết đến kỹ thuật xây dựng chuỗi thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào những thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được nhiều mục tiêu lớn. Thời điểm đó, các mục tiêu của tôi là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một nhà văn tự do có chỗ đứng, xây dựng thói quen tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu với những thói quen nhỏ hàng ngày sau:
- Thiền 5 phút.
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng).
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác.
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ).
Khi đã cảm thấy thoải mái hơn, tôi tăng dần thời lượng và sản lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi những cái cũ đã trở thành phản xạ tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở trong tình huống giống như tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ dẫn đến kiệt sức.
4. Đánh giá hàng tuần (Weekly Reviews)
Đạt được những mục tiêu lớn cần thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là một cách tuyệt vời để nhìn nhận những nỗ lực của bạn một cách tổng thể.
Để xem xét tuần của mình, tôi nhìn lại những gì đã hoàn thành, những lĩnh vực có thể cải thiện và những thành công đáng mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ ràng mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng tự nhận thức rõ hơn và có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng nó sẽ giúp bạn đảm bảo dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đây là một khoản đầu tư mang lại lợi ích rất lớn về mặt năng suất.
5. Danh sách công việc cần làm (To-Do Lists)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trên mạng đã làm phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần có để thành công. Sau khi bị kiệt sức, tôi đã quay trở lại với những danh sách công việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với các hệ thống phức tạp mà người khác thường đề xuất.
Màn hình ứng dụng Things 3 với các thẻ công việc được sắp xếp khoa học, thể hiện hiệu quả của việc sử dụng danh sách to-do kỹ thuật số trong quản lý tác vụ hàng ngày.
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách to-do trên giấy là cách tốt nhất để tổ chức ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Việc không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách to-do của bạn là rất quan trọng để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi tìm ra năng lực lý tưởng của mình.
6. Tập trung đơn nhiệm (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức vì làm nhiều việc cùng lúc (và mỗi lần đều cảm thấy thất vọng hơn), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy mình liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng cường năng lực của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc lại tăng lên).
Theo ý kiến của tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc duy nhất tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng gây ra sự khó chịu.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các trình chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích của tôi vì các hạn chế của nó rất khó để vượt qua.
7. Hòm thư đến trống (Inbox Zero)
Việc có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não của tôi và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có hộp thư đến sạch sẽ vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi gắn sao những tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều được xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam đề phòng trường hợp có bất cứ thứ gì quan trọng vô tình lạc vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Giao diện Mailbird hiển thị hộp thư đến hợp nhất, minh họa cách ứng dụng giúp quản lý email hiệu quả và đạt trạng thái Inbox Zero.
8. “Năng suất chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách đón nhận những giai đoạn bận rộn và những giai đoạn yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá mức, tôi chọn tập trung vào việc tạo ra sản phẩm tốt nhất có thể thay vì chỉ tập trung vào số lượng.
Đón nhận “năng suất chậm” cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là con đường dẫn đến điểm số cao hơn, sự công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân lớn hơn.
9. Quy tắc 2 phút (The 2-Minute Rule)
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất tập trung nhiều hơn là những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để làm (ví dụ: trả lời một email tôi vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng trì hoãn một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần. Hoàn thành ngay những mục này trong danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn rảnh tay để hoàn thành các dự án lớn hơn và giúp bạn kết hợp phương pháp Zen to Done vào cuộc sống hàng ngày.
10. Thiết lập chuỗi liên tục (Setting Streaks)
Thiết lập chuỗi liên tục là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để biến những thói quen mới trở nên bền vững. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để ghi nhận khi mình đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng hàng đầu mà tôi muốn giới thiệu.
Màn hình ứng dụng Habitica hiển thị giao diện thêm một thói quen mới, minh họa cách thiết lập và theo dõi chuỗi thói quen để duy trì năng suất.
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi liên tục mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm như vậy cho đến khi thói quen đó trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyến nghị sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng từ bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về việc mình đã không làm nó trong bao lâu thường khiến tôi dễ bị phá vỡ chuỗi hơn.
Kết luận:
Qua bài viết này, chúng ta đã cùng khám phá 10 phương pháp cải thiện năng suất đã được tôi đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn. Từ việc áp dụng nguyên tắc Pareto, tối ưu hóa chu kỳ làm việc, đến việc xây dựng thói quen và quản lý công việc hiệu quả, mỗi kỹ thuật đều mang lại giá trị riêng biệt để giúp bạn làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn.
Việc tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bản thân đòi hỏi sự thử nghiệm và kiên trì. Đừng ngần ngại điều chỉnh các kỹ thuật này để chúng phù hợp với phong cách làm việc và mục tiêu cá nhân của bạn. Mục tiêu cuối cùng là đạt được sự cân bằng, giúp bạn không chỉ hoàn thành công việc mà còn có thời gian cho cuộc sống cá nhân, giảm thiểu căng thẳng và tăng cường sự hài lòng.
Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay và chia sẻ kinh nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận dưới đây. Bạn đã thử phương pháp nào và thấy hiệu quả ra sao? Cùng thảo luận để Thủ Thuật Mới có thể cung cấp thêm nhiều thông tin hữu ích hơn cho cộng đồng độc giả yêu công nghệ và năng suất!
